Enklere indkøb med EDI

I dag er der faktisk ingen grund til at håndtere fakturaer og ordreinformation i papirformat eller via e-mail. Lad i stedet indkøbssystemet kommunikere direkte med Dustins system. Så får du en enklere ordre- og fakturahåndtering – og bedre kontrol.

En god måde at forbedre effektiviteten på er at automatisere processerne for indkøb, ordrer og fakturering ved at gøre dem elektroniske. Med EDI (Electronic Data Interchange) kan man håndtere hele flowet uden papirdokumenter eller manuel håndtering, lige fra en kunde afgiver en ordre på en vare eller tjenesteydelse og helt frem til ordren faktureres og betales. I stedet sendes der standardiserede, elektroniske meddelelser mellem virksomhedernes forretningssystemer i et foruddefineret format, for eksempel cXML.

Når man håndterer forretningen elektronisk, kan man spare på mange af de administrative udgifter på flere niveauer: selve indkøbene, godkendelser, håndteringen i regnskabsafdelingen og faktureringen. Det giver også bedre kontrol over indkøbene. Når alle indkøb går gennem det samme system, kan man lettere sikre, at der kun købes fra aftalte leverandører, samtidig med at man kan følge op på indkøbene. På den måde kan man få bedre priser på det, man køber ind.

E-fakturaer, e-ordrer og produktsortiment

Som kunde hos Dustin kan du vælge at modtage e-fakturaer, afgive e-ordrer og integrere Dustins produktsortiment i dit indkøbssystem.

Med e-fakturering slipper du for den tidskrævende, og dermed dyre, manuelle behandling af papirfakturaer eller fakturaer, der sendes via e-mail. Ekspeditionstiderne bliver kortere, fordi fakturaen går direkte ind i dit regnskabssystem og hurtigt når frem til den rette person. Samtidig forbedres kontrollen og sporbarheden. Der er også en oplagt miljøgevinst, fordi der ikke er papirfakturaer, som skal udskrives og sendes med posten.

Med e-ordrer letter du administrationen og får bedre kontrol over indkøbene på samme tid. Ordrerne sendes elektronisk direkte fra dit indkøbssystem til Dustins ordresystem. Ekspeditionstiderne bliver kortere, og risikoen for fejl i ordrer og fakturaer elimineres næsten helt. Dustins faktura sendes automatisk ud fra informationen i de elektroniske indkøbsordrer. Vi tager ikke betaling for opsætning af vores del af dit elektroniske ordreflow, det hægter sig ganske enkelt på vores system. Dustin kan håndtere det meste baseret på standarder.

For at få det fulde udbytte af EDI kan du vælge at integrere Dustins sortiment med dit indkøbssystem. Det gør det meget nemt for brugerne at bestille korrekt, i overensstemmelse med jeres leverandøraftaler, mens mest muligt af arbejdsgangene foregår elektronisk og effektivt.

EDI katalog eller punch-out

Vores sortiment kan integreres i dit indkøbssystem på to forskellige måder. Enten kan der sendes et elektronisk produktkatalog (et såkaldt EDI-katalog) til indkøbssystemet hver nat. EDI-kataloget indeholder blandt andet betegnelse, varenummer, produktbeskrivelse, kundespecifikke priser, UNSPSC-kode og et link til et produktbillede.

Den anden variant er en såkaldt punch-out-løsning, hvor brugerne får adgang til en kundetilpasset version af Dustins netbutik direkte via et link i jeres indkøbssystem. Her kan de så se jeres aftaleriser og kan handle som sædvanligt.

Når brugeren er færdig, kommer indkøbsvognen med tilbage til jeres eget system, hvor indkøbsordren kan oprettes, konteres og godkendes efter jeres egne rutiner. Med denne løsning er det muligt at få alle fordelene ved Dustins almindelige netbutik, for eksempel søgefunktioner, opdatering i realtid, produktbilleder og specifikationer. Det gør det lettere for den, der skal bestille.

Ønsker du at forenkle indkøbsprocessen i din virksomhed med EDI? Send en e-mail til vores EDI-ekspert på [email protected], så fortæller vi mere om det!