Strategi og ledelse

Virtual first stiller nye krav til arbejdspladsen

En stresset indførelse af samarbejdsværktøjer kan medføre digital stress og flaskehalse i en organisation. Hvis man skaber forståelse for, hvorfor man vælger at integrere et nyt værktøj, samt hvordan det fungerer, kan man undgå eventuel uro og dermed skabe en mere vellykket leverance.

Sjusk med grundforudsætningerne i IT-leverancen går ud over stabiliteten, præcis som når der sjuskes med kommunikationen om, hvorfor der skal bruges nye værktøjer. Ofte er digitaliseringen blevet et formål i sig selv, og det fremhæves som den vigtigste enkeltstående forudsætning for succes generelt, men uden at forklare, hvilke mål der skal nås, eller hvordan dette skal ske. Når vores medarbejdere ikke forstår, hvorfor og hvordan værktøjerne skal bruges, vokser den digitale stress. E-mail, gruppechat, projektværktøjer, sociale medier, nyhedsstrømme, push-beskeder m.m. kalder konstant på vores opmærksomhed. Man kan aldrig rigtig slappe af, hvilket bliver stressende og fører til en usund situation. Uddannelse og kommunikation er nøglefaktorer for virksomheder, der er tilfredse med deres IT.

Denne artikel er en del af den længere rapport Resilient IT.

Download rapporten & evalueringsværktøjet

Stressede implementeringer

Vi mærker, at mange har forsøgt at indføre værktøjer uden hverken grundig planlægning eller tilstrækkelig modenhed med hensyn til teknik. Microsoft Teams og Slack er gode eksempler på produkter, der giver mulighed for meget af den funktionalitet, der efterspørges nu. Imidlertid betragtes produktet som løsningen på alt uden at reflektere over, hvordan medarbejderen bedst kan få del i og udnytte funktionaliteten. Det handler altså ikke om dårlige værktøjer, men snarere om stressende implementering, hvor man tager for meget af brugernes viden for givet. Man skaber tilfredshed med en kyndig IT-organisation og en engageret linjevirksomhed.

Uvidenhed skal blive til viden

Der kræves viden om dens funktioner hos alle medarbejderne for at undgå flaskehalse, og for at vores platforme kan integreres med succes. Uddannelse i forbindelse med leveringen kan derfor anbefales. Selvom platformens kapacitet måske ikke vil blive udnyttet fuldt ud i den første tid, vil det kunne flade en stejl indlæringskurve ud.

Skab de rigtige grundlæggende forudsætninger for en samarbejdsplatform

Det er som tidligere kendt, at IT-organisationen skal klare sin ”driftsopgave”, inden man kan bygge videre på sin IT. De grundlæggende forudsætninger, der skal være afklarede, inden indførelsen af samarbejdsværktøjer, er følgende:

  1. Stabil datakommunikation (netværk, WiFi m.m.).
  2. IT-arbejdspladsen skal være stabil, pålidelig og opleves som moderne.
  3. Informationsplatforme (”dokumenter”) skal opleves som hurtige og tilgængelige.

Hvis ovenstående ikke er løst, vil indførelsen blive præget af en generel utilfredshed. Oplevelsen bliver så, at værktøjerne ikke fungerer i hverdagen, hvorefter vi vil opleve digital stress, hvilket igen vil belaste vores servicedesk. I det lange løb bliver andre dele af IT-organisationen også belastet.

Download rapporten & værktøjet og læs mere om, hvordan du:

  • Skaber de rette grundlæggende forudsætninger for virtual first og undgår digital stress
  • Lykkes med integrationen af en digital samarbejdsplatform
  • Får en mere resilient IT
Download

Vil du i stedet modtage filerne til din e-mail? Klik her