Videomøder bliver en mere og mere naturlig del af hverdagen. Samtidig bliver flere og flere virksomheder opmærksomme på cloud-baserede video-samarbejdsværktøjer. Fordelene er indlysende. Du sparer tid og penge, og du kan holde mere effektive møder. Uanset hvor du er, kan du holde møder og bevare kontakten på en nem måde.
– Når man kan se hinanden, og kropssproget bliver en del af mødet, tilføjes en ekstra dimension. Samarbejdet bliver lettere, fordi man faktisk ser hinanden, siger Jörgen Rönnqvist, Area Sales Manager Nordics hos Konftel.
Fordele ud over tid, penge og effektivitet
For den yngre generation, millennium-generationen, er video allerede en selvfølge. Det er en hygiejnefaktor, at man kan bruge video, når man taler med hinanden, og disse vaner bliver taget med på arbejdet.
- De cloud-tjenester, vi bruger privat, smitter med andre ord af på de krav, vi stiller til arbejdslivet, fortæller Jörgen.
Meget tyder på, at vores adfærd på sociale medier og de funktioner, vi bruger der, før eller senere kommer ind i de samarbejdsværktøjer, vi bruger i vores arbejde. Selvom det langt fra er alle, der bruger videomøder, planlægger flere og flere at begynde på det. De sociale medier skubber på en udvikling med mere åbne miljøer, hvor der bliver stillet spørgsmålstegn ved de gamle arbejdsmetoder, som gradvist udskiftes og erstattes af samarbejdskulturer.
Vores arbejdsformer skubber også på udviklingen. Tempoet er højere, og vi skal hurtigt kunne udveksle ideer i arbejds- og projektgrupper. De fleste sociale samarbejdsværktøjer er designet til at gøre det nemt at holde styr på samtaletråde og arbejdsmaterialer.
- Et godt overblik og søgbarhed er af stor betydning, påpeger Jörgen.
Tag mødet med dig overalt
Når man tænker på udviklingen af de sociale medier og udbredelsen af videosamtaler er det let at forstå tendensen med BYOM – Bring Your Own Meeting. Det mest naturlige i dag er, at man bruger sin egen bærbare computer (og de mødeledere, som du har valgt eller fået tildelt af IT-afdelingen), både når du selv deltager i distancemøder, og når du kobler dig på et videomøde med kolleger i et fysisk mødelokale.
Arbejdsmåden stiller visse krav til det udstyr, der kræves som supplement til den bærbare computer i mødelokalet. Det kommer vi tilbage til lidt senere. Først vil vi hurtigt se på, hvordan vores kontorlandskab ændrer sig.
Du har sikkert hørt om aktivitetsbaserede arbejdsmåder. De er udgangspunktet, når man bygger nye kontorer eller ombygger gamle kontorer. Medarbejderne skal tilbydes en række forskellige behovstilpassede miljøer på kontoret. Grundlaget er en åben planløsning. Du har ikke dit eget rum eller dit eget sted, men i stedet delte arbejdssteder og et skab til at opbevare dine ting.
- Desuden er der behov for mødelokaler og åbne mødesteder af forskellig art. Det har vist sig, at netop de mindre mødelokaler spiller en vigtig rolle for, at både langsigtede og mere midlertidige projektgrupper kan fungere effektivt, siger Jörgen.
Små og effektive mødelokaler
På engelsk kaldes de lidt mindre mødelokaler for "huddle rooms" – lokaler hvor man samles. Historisk set har mange af de små mødelokaler manglet udstyr til videokonferencer, men det billede er under hastig forandring. Flere og flere mindre mødelokaler bruges til videomøder.
Når brugeren kommer ind til mødet med sin bærbare computer, er der en række ting, der skal være på plads. God lyd- og videokvalitet er vigtig for oplevelsen. Her taler vi om skærme, USB-konferencekamera og en god højttalertelefon. Det skal også være meget nemt at tilslutte den bærbare computer til udstyret.
- Selve grundlaget for Bring Your Own Meeting er, at ens egen bærbare computer bliver en del af løsningen i lokalet til et møde i for eksempel Microsoft Teams, Zoom eller Webex, udtaler Jörgen.
Enkelhed, brugervenlighed og prisøkonomi
Konftel har udviklet sine pakker til videomøder med udgangspunkt i nøgleordene enkelhed, brugervenlighed og prisøkonomi. Resultatet er Konftel Collaboration solutions.
Med løsningen One Cable Connection (Konftel OCC Hub) skal du som bruger blot slutte et USB-kabel til din computer og derefter oprette forbindelse til konferencekamera, højttalertelefon og skærm. Høj lydkvalitet under møderne er en del af Konftels DNA og kommer til udtryk i OmniSound-teknologien. De samme høje krav stiller Konftel til deres USB-konferencekameraer.
- Når Bring Your Own Device-løsningen kombineres med de rigtige pakkeløsninger til selve hardwaren i mødelokalet, kan man let skalere op fra et huddle room til et større mødelokale. Det er det samme grundlæggende koncept, hvor man udskifter kameraer og lydenheder, der matcher forskellige lokalestørrelser med forskellige fysiske forudsætninger. De nuværende arbejdsmønstre og brugernes forventninger vil fortsætte med at drive udviklingen af BYOM over en bred front, afslutter Jörgen.
Læs også:
Videomøder har aldrig været nemmere
Gør dine videokonferencer enklere med intelligente, indbyggede videoløsninger
Et nøje sammensat udvalg, der bare vokser
Skærme til samarbejde
Fra ti minutter til ti sekunder
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordics hos Konftel
