Arbejdsplads

Sådan skabes succesfuldt samarbejde på afstand

God teknik i al sin herlighed. Det, der virkelig afgør, hvor effektiv og kreativ din virksomhed er på afstand – er to menneskelige aspekter.

Morgenmøde i Teams. Hele gruppen var dér. Chefen var en kartoffel. Nogle var lidt trætte. Rent ud sagt en helt almindelig mandag.

– Stop! Spol lige tilbage!

– En kartoffel?

Lizet Ocampo, chef for organisationen People For the American Way, var ikke rigtig sig selv den her forårs mandag i 2020. Ugen inden havde hun optrådt i en virtuel ’happy hour’ for latinamerikanske ledere. Hun havde forsøgt at downloade et sjovt filter, men det var ikke lykkedes. Det blev aldrig aktiveret. Det troede hun i hvert fald ikke. Faktisk fungerede filteret fremragende - bare alt for sent. Hendes ansigt var nu blevet forvandlet til en kartoffel i Teams. Med Lizets øjne og mund der bevægede sig.

– Det lykkedes mig ikke at få fjernet filteret, så jeg var ganske enkelt en kartoffel under hele mødet, fortæller hun i organisationspsykologen Adam Grants podcast Worklife.

Det lykkedes at gennemføre mødet. Ingen døde af grin. Efter mødet lagde en af medarbejderne et billede op på Twitter. Lizet gik hurtigt viralt. Hun blev #PotatoBoss i hele verden. Venner og andre organisationer begyndte at henvende sig med ønsker om gæsteoptræden af PotatoBoss’en ved deres møder.

Kender du (i virkeligheden) dine medarbejdere rigtigt?

Historien om Lizet Ocampos filter-fadæse er ikke bare en sjov anekdote. Den er et eksempel på noget, der er meget vigtigt i en verden på afstand – nemlig den fælles forståelse.

Martine Haas, management professor hos Wharton i USA, har i sin forskning identificeret to nøgler til et godt samarbejde: fælles forståelse og fælles identitet. Disse er endnu vigtigere på afstand. Martine plejer at præsenterer det i form af et isbjerg. Den lille top, vi ser over overfladen, består af udfordringer som teknologi, hierarki, sprog og tidszoner. Den store del under overfladen er den fælles forståelse og identitet.

Hvis du ikke kender dine kollegers kontekst, kan du drage nogle forkerte antagelser om dem.

Martine Haas, management professor, Wharton.

– Fælles forståelse handler om, at alle har en god opfattelse af hinanden. Ikke kun om, hvad vi laver, men også om hvem vi er. Vi forstår hinandens kontekst. Hvordan ser det ud, hvor vi arbejder? Er der nogen, der har små børn, eller en hund? Hvis du ikke kender dine kollegers kontekst, kan du foretage helt urimelige antagelser om dem. Antagelser, du ikke ville foretage, hvis I mødtes på kontoret hver dag, siger Martine Haas af Worklife.

Er chefen useriøs eller bossy?

Adam Grant fortsætter med at beskrive det som, "du ved, at du har nået en god fælles forståelse, når din kollega gør noget, der er svært for andre at forstå, men at du forstår det med det samme."

For eksempel projektlederen, der sætter lederen cc på alle e-mails, som ikke gør det for at kritisere teamet, men fordi hun er bekymret for, om ledelsen ser teamets fine arbejde. Eller at fyren i økonomiafdelingen logger ud kl. 15, ikke fordi han er doven, men fordi han skal passe sin syge mor. Eller at chefen ikke er en kartoffel, fordi hun er useriøs – men fordi hun sidder fast i et filter og har selvironi nok til at gøre lidt grin med sig selv. Teamet har en fælles forståelse – eller det, der også kaldes psychological safety – der ikke kun tillader kartofler. Det værdsætter og opmuntrer dem.

At arbejde per distance er en kompetence

Anna Schober er facilitator og agil coach i sin egen konsulentvirksomhed, Let’s Get Out:

– Man plejer at sige, at et vellykket samarbejde på afstand handler 20 procent om værktøjerne og 80 procent om virksomhedskulturen. Selvfølgelig kan det variere, men det er i store træk sandt, siger hun og fortsætter:

– Så hvad er kultur egentlig? Det er en samling af levende relationer, der arbejder hen imod et fælles mål. Den består for det meste af usynlige ting som fælles opfattelser, normer, uskrevne regler, adfærd og følelser.

Man skal lære sig at arbejde på afstand. Det er en kompetence.

Sofia Sunder, Head of People Experience, Dustin.

Sofia Sunder, Head of People Experience hos Dustin, er inde på samme spor. Hun mener, at de virksomheder, der havde en god virksomhedskultur før coronapandemien, har et forspring. Samtidig handler det ikke om bare at flytte fra kontoret og ud i hjemmene.

– Der er en stor forskel. Man skal lære sig at arbejde på afstand. Det er en kompetence. Det er præcis lige som med digitalisering. Det handler ikke bare om at gøre ting digitale men om at arbejde på en helt ny måde.

De fleste af os er nybegyndere

Ifølge Sofia er det nemt at komme til at undervurdere forskelligheden. Vi er nødt til at forstå, at langt de fleste af os er nybegyndere. Hvad gør du, når du ikke orker at have videomøder hele dagen? Skal du højst have 30-minutters møder? Eller en mødefri dag?

– Samarbejde handler ikke kun om teknologi. Nu skal vi planlægge det ikke-planlagte. Få folk fra forskellige afdelinger samlet og bygge et netværk internt. Prøv for eksempel at have walk'n'talks med dem fra virksomheden, der fysisk befinder sig i nærheden af dig, uanset hvor de arbejder i virksomheden. Den digitale kaffe er vigtig. Mødet, hvor der ikke er nogen forventninger. Ikke noget der skal løses. Vi er der ikke helt endnu.

På sin blog lister Anna Schober nogle spørgsmål op, som kan være gode at stille til teamet. Ting som kan øge den fælles forståelse og samarbejdet:

  • Hvilke kommunikationsredskaber gør dig produktiv?
  • Hvad er din største hindring for at kunne fokusere og få arbejdet gjort?
  • Hvornår er du ikke tilgængelig for interaktion?
  • Hvordan vil du helst modtage og give feedback?

– Det er lettere at samarbejde, når man forstår hinandens behov og måder at arbejde på afstand på, siger hun.

Produktiv peptalk i stedet for pizza

Martine Haas anden nøgle? Fælles identitet. Det handler om opfattelsen af, at alle arbejder sammen, mod det samme mål. Holdånd helt enkelt.

Ellers er det nemt at falde i en "os mod dem"-fælde. Vi arbejder hårdt, men dem derovre slacker og kommer ikke i mål til tiden.

– Psykologisk distancering er en grundlæggende menneskelig proces, siger Martine.

I sin podcast fortæller Adam Grant om en undersøgelse hos et flyselskab. Der kunne man se, hvor effektivt et hold var bare ved at lytte til de første 15 minutter af morgenmødet. De var i stand til at afgøre, hvor punktligt teamet var, og hvor effektivt brændstoffet var.

Giv feedback fra kunder videre om, hvorfor dit teams arbejde er vigtigere end nogensinde.

Adam Grant, organisationspsykolog.

De effektive teams havde mere tovejskommunikation. Kaptajnerne brugte mere tid på at inkludere medarbejderne og lytte til dem. De opfordrede også medarbejderne til at tale med hinanden om opgaven. De skabte en fælles identitet ved at tale om alle som "vi". Ikke kun flybesætningen, men også vedligeholdelsespersonalet og dem, der arbejdede i lufthavnen. Selv personalet i kontroltårnet, som de sjældent mødte, blev inkluderet. De så sig selv som ét stort team med et fælles mål.

I de ineffektive teams talte piloterne om sig selv som “vi” og alle andre som “de”.

– Derfor er det vigtigt at have et meget klart overordnet mål. Du tænker ikke altid på det men kører i stedet teambuilding med aktiviteter som 'fortæl om din yndlingsingrediens på en pizza'. Men vi samarbejder bedre, når vi har et fælles mål og vores eget ansvar. En måde at styrke den følelse på er for eksempel at videregive feedback fra kunderne om, hvorfor teamets arbejde er vigtigere end nogensinde, siger Adam Grant til Worklife.

Sofia Sunder ser en mulighed i vores spæde snublende skridt. At vi kan benytte lejligheden til at styrke vores fælles identitet ved at være begyndere sammen.

– Der kommer hele tiden nye værktøjer til samarbejde og kreativitet på afstand. Det er vigtigt, at vi har trygheden til at teste sammen. Wow, hvad laver du? Nu kom jeg til at zoome ud ... Hvor er min digitale post-it, den forsvandt? Det er også en måde at komme tættere på hinanden.

Og hvis du synes, at denne artikel var lidt intensiv, kan du begynde med den måske letteste og vigtigste.

– Begynd hvert møde med at spørge ’hvordan har I det?’

Læs om vores tjenester til bedre samarbejde på afstand.

Checkliste til et bedre samarbejde på afstand:

  • Brug tid på at lære hinanden at kende, når du starter samarbejdet. Og finde ud af, hvordan alle normalt gerne vil arbejde.
  • Sæt nogle klare mål.
  • Hold regelmæssige møder.
  • Undgå at modarbejde stereotyper.
  • Vær inkluderende.
  • Slå video til i møderne.
  • Virtuelle visninger af hjemmet for kolleger kan skabe samhørighed. Men det skal fremgå klart og tydeligt, at det er helt frivilligt, fordi det ikke passer alle.
  • Planlæg uformelle møder. Digitale kaffepauser.
  • Husk at fejre og dele successer.
  • Träffas fysiskt regelbundet.
  • Vær ekstra opmærksom på medarbejdernes velbefindende. Hjemmearbejde kan være ensomt.
  • Vær opmærksom på medarbejdernes andre opgaver eller begrænsninger. Deres kontekst.
  • Bed regelmæssigt om andres synpunkter under videomøderne. Så alle bliver hørt.
  • Byd ind med afvigende holdninger. Få mangfoldighed ind i diskussionen.

Kunsten at lede på afstand

Download vores whitepaper og bliv klogere.

Tekst: Robert Långström