Sådan får du succes med at implementere samarbejdsværktøjer

Når verden går mod at blive virtual first, kræves der nye værktøjer, som gør den digitale arbejdsplads mulig. En afgørende faktor ved valg af samarbejdsværktøj er værktøjets evne til at koordinere kolleger og håndtere informationer smidigt.

Når verden går mod en ny norm med arbejdspladser, der bliver virtual first, er det yderst vigtigt at finde arbejdsmetoder og værktøjer, der kan understøtte og måske endda forbedre den interne tilfredshed, produktivitet og i sidste ende det økonomiske resultat. Det er ganske vist umuligt at skabe værktøjer, hvor virtuelle møder erstatter de fysiske, men evnen til at lette og integrere informationshåndtering kan blive afgørende for, hvorvidt man vælger at indføre et moderne samarbejdsværktøj eller ej. Implementeringen af et moderne samarbejdsværktøj er ikke kun en teknisk beslutning, men frem for alt en beslutning, som er baseret i vores evne til at udnytte dens kapacitet.

Denne artikel er en del af den længere rapport Resilient IT.

Intern tilfredshed – én værdimåler

Radars data viser et billede af, at utilfredse virksomheder har forsøgt at tilegne sig nye værktøjer og arbejdsmåder, men ikke har haft tilstrækkelige ressourcer til at skabe den ønskede effekt. Som bruger forstår man heller ikke, hvorfor nye værktøjer implementeres, hvilket knytter sig til manglende forretningsforståelse hos IT. Der ydes heller ikke tilstrækkelig support og uddannelse til at bruge de nye værktøjer.1 Det vil sige, at man har haft de digitale værktøjer til et bedre samarbejde både inden for og uden for egen organisation, men manglet ressourcer eller uddannelse til at kunne tage dem til sig.

Manglende stabilitet og forståelse for brug

Utilfredse virksomheders mest almindelige kritik indikerer, at man har fokuseret for meget på ny funktionalitet og innovation snarere end på at tage sig af grundlaget eller ganske enkelt at forstå, hvordan værktøjerne skal bruges. Som bruger forstår man heller ikke, hvorfor nye værktøjer implementeres, hvilket knytter sig til manglende forretningsforståelse hos IT. Der ydes heller ikke tilstrækkelig support og uddannelse til at bruge de nye værktøjer.

Læs mere om Learning Hub vores nye uddannelsesplatform, som hjælper dig med at udvikle brugen af Microsoft 365.

Stabil grundleverance giver høj tilfredshed

Virksomheder med høj intern IT-tilfredshed har i større udstrækning håndteret grundlaget for deres IT-leverance. Et eksempel på dette er, at de i større udstrækning har lagt grunden med en moderne platform til effektiv håndtering af en IT-arbejdsplads og dermed også en forudsætning for indførelse af samarbejdsværktøjer.

Uvidenhed er vores største fjende

Ligesom spørgsmålet om cybersikkerhed kan en af de største udfordringer med integration af en ny samarbejdsplatform koges ned til vores egen manglende viden om den. Der kræves viden om dens funktioner hos os selv og vores medarbejdere for at undgå flaskehalse, og for at platformen kan integreres med succes.

Større krav

I og med at IT har fået større og større betydning, forventes omkostningerne også at stige fremover, ikke mindst nu hvor kontorerne er flyttet hjem, og der stilles større krav til, at samarbejdsplatforme skal kunne operere fejlfrit, ligesom der stilles større krav til sikkerhed, når angrebsfladerne for cyberangreb bliver stadigt flere.

Skab dine egne grundlæggende forudsætninger for en samarbejdsplatform

Det er som tidligere kendt, at IT-organisationen skal klare sin ”driftsopgave”, inden man kan bygge videre på sin IT. De grundlæggende forudsætninger, der skal være afklarede, inden indførelsen af samarbejdsværktøjer, er følgende:

1. Stabil datakommunikation (netværk, WiFi m.m.).
2. IT-arbejdspladsen skal være stabil, pålidelig og opleves som moderne.
3. Informationsplatforme (”dokumenter”) skal opleves som hurtige og tilgængelige.

Hvis ovenstående ikke er løst, vil indførelsen blive præget af en generel utilfredshed. Oplevelsen bliver så, at værktøjerne ikke fungerer i hverdagen, hvorefter vi vil opleve digital stress, hvilket igen vil belaste vores servicedesk. I det lange løb bliver andre dele af IT-organisationen også belastet. Endvidere skal indførelsen af samarbejdsværktøjer omfatte:

1. Formål og mål, som kommunikeres med tydelige, påtænkte fordele i form af effektivitet for såvel organisationen som for den enkelte.
2. Gennemførelse af behovstilpassede uddannelser og undgå generelle uddannelser.
3. En gennemtænkt struktur for at reducere misforståelser og dermed undgå, at der opbygges parallelle ”informationssystemer”.