Når du outsourcer IT-driften, er ikke plads til fejltagelser – men meget kan gå galt. Det handler om at planlægge, fokusere på de rigtige ting og ikke overse vigtige detaljer.
Outsourcing handler ikke længere kun om at nedbringe omkostningerne. Det er et strategisk partnerskab, hvor du med den rigtige partner og strategi kan:
- øge dit kvalitets- og kompetenceniveau
- udvikle kerneforretningen og øge konkurrenceevnen
Men hvis du ikke passer på, kan virkningen være præcis den modsatte. Den bedste forudsætning for vellykket outsourcing af IT-driften er en partner, du kan stole på. Vælg en leverandør med dokumenteret erfaring, og som du fungerer godt sammen med. Kommunikation er meget vigtig i et partnerskab, så sørg for, at der er en god, personlig kemi og fælles værdier – gode relationer gør både udviklingen og fejlsøgningen langt lettere. Nedenfor er 5 trin til succes med outsourcing IT-driftstjenester.
1. Beslut, hvad der skal outsources, og lav et grundigt forarbejde
Det første skridt i et outsourcingprojekt er at beslutte, hvilket arbejde, der skal outsources. Det er det første og afgørende skridt til at sikre projektets succes.
En nøgle til det rigtige valg af hvad, der skal outsources, er ifølge Joan W. Ross, forsker ved CISR-forskningscenteret på MIT, at give leverandøren opgaver, som er snævert defineret, som kan gentages, og som ikke er en del af kerneforretningen. Dette kalder hun for transaktionsmodellen. Outsourcingprojekter under denne model anses for at være vellykkede, både fra leverandørens og kundens side, i 90 % af tilfældene.
Hvis du har brug for at outsource arbejde, der ikke falder ind under transaktionsmodellen (f.eks. processer, som leverandøren har et særligt stort ansvar for, og hvor leverandøren kan træffe selvstændige beslutninger), er det yderst vigtigt med et grundigt forarbejde (målsætninger, specifikationer, kontrakter, tjeklister m.m.), og at du lægger større vægt på, hvor godt du kan kommunikere med den tiltænkte leverandør.
2. Stir dig ikke blind på prisen
IT-afdelinger har længe været konservative. Reduktion af omkostningerne har været en del af IT-afdelingens dna, fordi den anses for at være et nødvendigt onde. Men det er den ikke længere! I dag drives innovation af IT-teknologi. Det gør virksomheder konkurrencedygtige, og derfor er det vigtigt ikke at reducere outsourcing til et spørgsmål om omkostninger. Se i stedet på de samlede fordele for virksomheden og gør din outsourcingpartner til en del af virksomheden – det vil betale sig.
Husk også på, at outsourcing til andre lande (offshoring) kan være forbundet med en øget sikkerhedsrisiko. Offshoring kan også, afhængigt af landet, føre til komplikationer i forbindelse med lovgivningen om beskyttelse af GDPR.
3. Planlæg langsigtet efter det eksisterende IT-miljø
I dag er IT-afdelingen tættere på kerneforretningen, end den nogensinde har været, og den bidrager betydeligt til virksomhedens fremgang. Derfor er det vigtigt, at du har et klart billede af, hvad IT-afdelingen kommer til at fokusere på om 3-5 år (eller endnu længere frem), og hvordan de processer, du vil outsource, passer ind i dette arbejde. På den måde undgår du komplikationer i fremtiden.
4. Læg ikke alle æggene i én kurv
Uanset om du vil outsource hele IT-driften eller dele af den, er det en god ide ikke at lægge det hele ud på én gang. Begynd med at outsource en enkelt applikation. Det mindsker risikoen og opbygger erfaringer.
Se vores tjekliste for outsourcing af applikationsdrift
5. Lav en exit-plan!
Langt fra alle ægteskaber varer, til døden dem skiller. Sørg derfor for, at både du og din partner ved, hvad der er gældende i tilfælde af skilsmisse.
Her begår mange en fejltagelse (fordi man normalt ikke tænker på afslutningen i begyndelsen), og problematikken ignoreres ofte. Sørg for at aftale processer for et exit. Det er lige så vigtigt som at have en katastrofeplan – en manglende exit-plan kan være både dyr og tidskrævende.
Tekst: Marcus Samuelsson
Billede: iStock