Vi fokuserer alt for meget på, hvad vi skal gøre, og tænker alt for lidt på, hvornår vi skal gøre det. Det mener den amerikanske forfatter Daniel Pink, der selv er meget bevidst om, hvad han planlægger at gøre om eftermiddagen.
Vi har vel alle mærket, hvordan opmærksomheden og energiniveauet varierer i løbet af dagen. Men det er nok ikke så mange af os, der har bestemt os for at planlægge vores arbejdsopgaver eller møder ud fra dette. Noget, som Daniel Pink1 synes, man absolut bør gøre.
Han slog bredt igennem med sin TED-Talk om motivation2 i 2009. Siden er indlægget blevet vist 22,5 millioner (!) gange, og tallet stiger stadig. Daniel Pink har også skrevet nogle bestsellers-bøger, hvoraf den seneste hedder ”When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”.
Tre tidsblokke i løbet af dagen
Ifølge Daniel Pink kan man inddele den vågne tid i løbet af en dag i tre relativt tydelige blokke: En top, en dal og derefter er det genopretning, inden det igen er tid til at sove. Han mener, at de fleste af os er morgenmennesker. Det vil sige, at vi er på toppen tidligt om morgenen.
Det er på det tidspunkt, vi kan være maksimalt fokuserede og opmærksomme, og vi bør altså sørge for at udføre forskellige typer af analytisk arbejde og strategisk planlægning på dette tidspunkt.
Desuden viser undersøgelser, at vi er mere positive tidligt på dagen. Humøret daler ganske langsomt for at nå bunden omkring syv timer efter, vi er vågnet, hvilket passer sammen med det tidspunkt, hvor det er mest almindeligt, at man laver fejl på arbejdet. Så da Daniel Pink selv skulle ind og opereres, var han meget bevidst om at slippe for at få en tid tidligt på eftermiddagen, altså når kirurgen kunne tænkes at befinde sig i det såkaldte dal-tidspunkt…
Møde med chefen på morgenen
Det her betyder i praksis, at det er sløseri med kvalitetstid at udføre rutineprægede og administrative opgaver som for eksempel at besvare mails tidligt på dagen. Den slags kan man i princippet lige så godt gøre, når man er lidt mere træt og i lidt dårligere humør.
Nej, de her konstruktive timer kan udnyttes bedre til for eksempel de møder, der kræver, at vi er mest opmærksomme og koncentrerede. Et møde med chefen bør du altså forsøge at få lagt i løbet af de første arbejdstimer. Det samme gør sig gældende for en informativ gennemgang af detaljerne i et projekt.
Handler det derimod om at samle projektgruppen for at brainstorme om forskellige veje fremad og alternative løsninger, så kan der godt være en pointe i at satse på sen eftermiddag, når vi er på vej ud af vores ”dal”. Naturligvis er den analytiske formåen mindre hos deltagerne på dette tidspunkt, men en interessant følge er, at hjernen synes at ”slappe af”, så der kan dukke mere uventede og kreative tanker op.
Det er altså perfekte forudsætninger for problemløsning, der bygger på inspiration i højere grad end koncentration.
Korte pauser redder eftermiddagen
Daniel Pink konstaterer samtidig, at det næppe lader sig gøre helt at tilpasse sine gøremål efter dagens forskellige blokke. Nogle koncentrationskrævende opgaver må nødvendigvis lægges ind i løbet af eftermiddagstimerne, og så gælder det bare om at få det bedste ud af situationen.
Som at holde regelmæssige pauser. Han arbejder sjældent mere end 25 minutter ad gangen, så er det på tide at holde en pause.
En pause på fem minutter – eller gerne ti – gør de aktive timer utroligt meget mere produktive. Eller som Daniel Pink udtrykker det i et interview: ”Det har længe været min opfattelse, at pauser er for amatører. Det er ikke noget for professionelle. Men det forholder sig præcis omvendt. Professionelle holder pauser. Amatørerne gør det ikke. En god præstationsevne hænger sammen med evnen til at holde pauser.”3
Kilder:
1. Daniel H Pink, www.danpink.com
2. Ted Talk, Daniel Pink, The puzzle of motivation, 2009
3. NRP, Daniel Pink's 'When' Shows the Importance Of Timing Throughout Life
