Infrastruktur

Guide: Alle fordelene ved SAM (Software Asset Management)

Med en støt stigende vækst i antallet af applikationer både i skyen og på forskellige fysiske enheder, bliver det stadig sværere at holde styr på sine udgifter til software-licenser. Software Asset Management, eller SAM, giver dig det fulde overblik over virksomhedens licenser og en række andre fordele. I denne guide vil vi fortælle om, hvordan din virksomhed kan komme i gang med SAM.

I dag bruger virksomheder langt flere applikationer fra en lang række forskellige udviklere end tidligere. Programmerne anvendes desuden på mange forskellige platforme både lokalt og i skyen. Det er med andre ord blevet endnu vanskeligere at få overblik over ting, som hvilke programmer virksomheden har, hvor de er installeret, hvilke programmer der egentlig bruges og hvordan. Og om de, der bruger et bestemt program, også har den rigtige licens.

Ikke sjældent gennemfører store software-udviklere som Microsoft, SAP og Oracle revision hos sine kunder for at se, om brugerne har de rigtige licenser. Så kan der i værste fald blive udskrevet bøder, hvis din virksomhed bruger versioner af softwaren, som den ikke har licens til.

Del 1

Hvad er SAM?

Software Asset Management, eller SAM, kan kort beskrives som en metode til at håndtere virksomhedens software-licenser.

Der findes flere forskellige alternativer på markedet, men Dustin har valgt at tilbyde en SAM-tjeneste fra en virksomhed, der hedder Snow Software1, fordi vi mener, at det er den løsning, der giver vores kunder de bedste funktioner til en konkurrencedygtig pris.

Det er måske lige værd at nævne, at der sker en ændring i begreberne, når vi går fra at tale om SAM til at tale om noget, der kaldes Technology Intelligence (TI). Technology Intelligence dækker over både Software Asset Management, Hardware Asset Management, SaaS Management og Cloud Management-platforme. Men indtil videre bruger vi begrebet SAM her i guiden.

Hvordan kan du bruge SAM?

SAM åbner op for mange muligheder, når du er kommet godt i gang med at holde styr på dine software-licenser. Grundlaget er som sagt at lave en opgørelse over sine software-licenser og få styr på:

  • Hvor mange licenser har virksomheden?
  • Hvor mange forskellige programmer har virksomheden betalt for?
  • Hvilke udviklere kommer de fra?
  • Hvordan bruges programmerne? Hvor mange bruger dem?
  • Har de, der bruger softwaren, de rigtige licenser til den version af programmet, som de har installeret?

Når al denne information bliver overskuelig, kan du træffe strategiske beslutninger.

1. Snow Software er en svensk virksomhed, der tilbyder Software Asset Management-løsninger (licenshåndtering) som er tilgængelige på alle platforme. Forretningsidéen er at hjælpe virksomheder med kun at betale for de software-licenser, som de rent faktisk bruger. I dag bruger over 7.000 kunder over hele verden Snow Softwares løsninger på over 10 millioner enheder. www.snowsoftware.com

Her er nogle eksempler:

Eksempel 1:

Virksomheden har indkøbt ti licenser af et program, men de har kun brugt otte af dem i løbet af det seneste år. Skal de afmelde to af licenserne?

Eksempel 2:

Virksomheden har indkøbt ti licenser af et program, men tre af dem bruges kun tre til fire gange om året. Har de virkelig brug for dem alle sammen, eller kan de tre brugere udføre de samme opgaver med et andet program eller løse dem på en anden måde?

Eksempel 3:

En bruger har tre forskellige licenser til det samme program; en til computeren, en til tabletten og en til telefonen. Hvilken enhed bruger vedkommende mest? Er der behov for alle tre?

Eksempel 4:

I januar i år passerede Windows 7 ”end of life”, hvilket betyder, at Microsoft holder op med at lave opdateringer og sikkerhedspatches til Windows 7. Ved hjælp af SAM kan du nemt se hvilke af virksomhedens computere, der kører Windows 7, og hvilke forholdsregler du bør tage.

Del 2

Hvilke konkrete fordele får du med SAM?

Sparer penge

Den mest åbenlyse fordel ved SAM er, at virksomheden kan spare nogle penge. Det kan du især gøre på to måder:

1. Find og skil dig af med unødvendige software-licenser

De fleste virksomheder indkøber software-licenser i store mængder og har én og samme image-fil med programmer, som de installerer på alle nye computere. Men med stor sandsynlighed har alle medarbejdere ikke brug for de samme programmer. Derfor kan du spare penge ved, at SAM skræddersyr hver enkelt brugers enhed med præcis de applikationer, som han eller hun har brug for.

2. Undgå strafafgifter i forbindelse med en software-revision

Når der er styr på, hvilke licenser virksomheden bruger, og at der er betalt for dem, så slipper virksomheden for strafafgifter, når der er revision. Desuden slipper man for at bekymre sig uden grund for en revision, og hvad den eventuelt kan resultere i.

Nemmere at opdatere

Snow Software har en tjeneste, der hedder Software Recognition System (SRS). Det er en database, der i skrivende stund har 550.000 applikationer fra 95.000 leverandører, som opdateres dagligt, og som holder styr på, at du har de seneste versioner af de applikationer, du har installeret.

Desuden er der mulighed for at holde styr på din maskinpark (afhængig af hvilke dataleverandører du har), se hvilke opdateringer der er tilgængelige, og hvor lang garanti du har tilbage på dine enheder.

Giver en mere sikker maskinpark

En påmindelse, så snart der er nye opdateringer tilgængelige til dine programmer, mindsker risikoen for, at du går glip af nogle vigtige sikkerhedsopdateringer. På den måde reduceres den tid, hvor dine enheder er sårbare for cybertrusler og andre risici.

Lettere at overholde GDPR-kravene

Databeskyttelsesforordningen, GDPR, kræver blandt andet, at virksomheder ved og kan gøre rede for hvilke applikationer, der indeholder personoplysninger, og hvilke medarbejdere, der har adgang til disse applikationer.

Med vores SAM-tjeneste kan du tilføje et modul, der gør det lettere at følge GDPR-kravene ved at fremhæve de GDPR-relaterede risici, der findes i din virksomhed, samtidig med at det kommer med forslag til løsninger.

Del 3

Sådan kommer du i gang med SAM

Installér agenten

For at komme i gang skal du installere agenten på alle de klienter, du vil overvåge. Det gælder for både computere, tablets og telefoner. Hvis du allerede er kunde af andre tjenester hos Dustin, som for eksempel vores Modern Workplace, hvor vi konfigurerer virksomhedens klienter, så kan vi foretage installationen for dig.

Når de rigtige indstillinger er på plads, begynder klienterne at tale med Dustins Snow-servere.

Gode rutiner = gode data

For at du skal kunne få korrekte og dækkende data ind i systemet, kræver det, at Snow-klienten er installeret på virksomhedens enheder. Derfor er det vigtigt, at I har nogle gode rutiner for at installere agenten på alle nye enheder, inden de tages i brug.

Det er lige så vigtigt, at I de-aktiverer og afinstallerer agenten fra enheder, der skal skiftes ud (og husk ikke at kassere udtjente enheder, men at benytte Dustins returneringstjeneste Takeback.

Alle licenser på ét sted

For at den data, der samles ind, skal kunne bruges fuldt ud, skal oplysningerne om virksomhedens licenser også lægges ind i SAM-tjenesten. Først da kan du se, hvordan den reelle brug stemmer overens med de licenser, virksomheden har købt.

Afvigelser opdages næsten altid på det her tidspunkt, hvor det viser sig, at medarbejderne benytter gratisprogrammer, som de selv har downloadet eller gamle licenser og/eller versioner af programmer, som ikke længere supporteres – bare for at nævne nogle eksempler.

Dataindsamling - nu begynder det sjove

Så snart agenten er installeret, vil den begynde at indsamle information, som du får adgang til via en webportal. Hvordan du derefter drager nytte af informationerne er op til dig.

Nogle kunder er meget aktive og arbejder meget med værktøjet, så de kan holde styr på deres licenser og klienter. Andre kunder er ikke lige så aktive, men benytter installationen, når det er tid til revision af programmerne fra for eksempel Microsoft eller Adobe.

Det sparer rigtig meget tid, at man slipper for manuelt at skulle holde styr på hvilke licenser, der findes, og hvordan de anvendes. Og hvis det bliver opdaget i revisionen, at der er uautoriserede installationer, kan det helt sikkert også blive dyrt for virksomheden.

Sortér og kategorisér dine data

Når du har fået etableret en liste over alle programmer, der anvendes, kan du sortere dem efter hvilke, der kræver licens og hvilke, der ikke gør. De, som kræver licens, skal være registreret i Snow for at kunne regnes for at opfylde kravene (compliant) ved en revision.

Når virksomhedens software-licenser er registreret, kan du også få et overblik over, hvor meget dine software-licenser koster, og hvor meget du vil kunne spare ved at skille dig af med dem, du ikke har brug for.

Så fort agenten är installerad kommer den att börja samla in information som du får tillgång till via en webbportal.

Hur du sedan drar nytta av informationen är upp till dig. Vissa kunder är väldigt aktiva och arbetar mycket med verktyget för att hålla koll på sina licenser och klienter.

Del 4

Sådan kan du udnytte SAM endnu bedre

Printere og firmabil i en kombination

Printere eller for den sags skyld firmabiler kan normalt ikke lægges direkte ind i Snow, men der er nogle kreative brugere, som det er lykkedes for at gøre det.

Ved at oprette et objekt manuelt og derefter koble objektet til en aftale som for eksempel et SSL-certifikat, kan du lægge andet end bare software-licenser ind i Snow.

For at tilføje en printer skal du koble printerens support- og/eller leasingaftale til et objekt i Snow og på den måde få besked, når aftalen er ved at udløbe. På samme måde kan du koble firmabilens leasingaftale til et objekt i Snow.

Blacklistede applikationer

Nogle applikationer er måske blevet identificeret som sikkerhedsrisici af virksomhedens IT-sikkerhedsafdeling. For at undgå at medarbejderne benytter dem, kan man blackliste dem i Snow.

Så vil du få en alarm, hvis de bliver installeret på en enhed, der overvåges af Snow. På samme måde kan du også gøre det modsatte; whiteliste de applikationer som er tilladte og få en alarm, hvis nogen forsøger at installere andre applikationer.

Optimerede omkostninger for Adobe Creative Cloud og andre cloud-tjenester

Adobe Creative Cloud er en af verdens absolut største, cloud-baserede tjenester - og helt dominerende blandt kreative. Det er blevet en cash cow for Adobe og er samtidig en stor udgift for virksomheder.

Med Snow får du et unikt og detaljeret indblik i præcis, hvordan medarbejderne anvender de forskellige programmer i Adobe Creative Cloud og kan derefter optimere licenserne for at spare på omkostningerne.

Denne form for skræddersyede moduler af cloud-tjenester findes også i blandt andet Oracles programsuite og Windows Server.

Skab egne rapporter

Der ligger allerede et stort udvalg af rapporter i Snow i dag. Hvis det ikke er tilstrækkeligt, kan du skabe skræddersyede rapporter, som du kan dele internt i virksomheden.

Vil du vide mere?

Kontakt oss