Det smarte hjem er allerede virkelighed. Hvornår bliver det smarte kontor det mon også? Eksperten: “Den IT-chef, der tør, vinder det intelligente kapløb og medarbejdernes gunst”.
Kontorbyggeriet The Edge i Amsterdam bliver kaldt for verdens smarteste. Udover at være et bæredygtigt fænomen, gør 30.000 sensorer det desuden muligt, at bygningen selv kan tage beslutninger for dig. Medarbejderne kan via en app blandt andet finde parkeringspladser, ledige skriveborde og kollegaer. De kan tilpasse temperatur og lys på den plads, de vælger at arbejde på, og appen husker, hvordan de gerne vil have deres kaffe. Når de skal hjem, får de informationer om trafiksituationen både med bil og offentlig transport.
The Edge er dog en undtagelse. Så intelligent er din arbejdsplads ikke. De seneste år er vi begyndt at afskaffe fjernbetjeninger, nøgler og manuelle trykknapper i vores hjem. Alt lige fra tv’er og højtalere til låse, ringeklokker og termostater er forsynet med WiFi og har fået deres egne små elektroniske hjerner. Hvorfor venter vi så stadig på, at vores kontor skal blive mere som vores hjem?
– I hjemmet er vi mere tilbøjelige til at tage chancer og turde teste, selvom det måske ikke bliver helt let eller rigtigt lige fra begyndelsen. Som virksomhedsleder skal du hele tiden sørge for den enkeltes og teamenes produktivitet her, nu og i fremtiden, siger Karin Ståhl, CEO og arbejdspladsstrateg hos GoToWork.
Teknologien skal ”bare fungere”
Vores villighed til at ’satse lidt’ som forbrugere har givet os nogle avancerede og brugervenlige tjenester som Netflix och Spotify, mens mange andre er faldet ned i glemslens dyb (hvornår har du seneste brugt Plejmo eller Napster?). Vi har vænnet os til, at teknologien bare virker, uden at vi hele tiden skal tænke på, hvor lang og hvor kringlet vejen dertil faktisk var.
Ifølge Fredrik Berg, Service Product Manager Digital Workplace hos Dustin, er der flere grunde til, at virksomheder – til forskel fra forbrugere – ikke bare kan kaste den velfungerende teknologi over bord som brugt badevand, så snart et smartere alternativ dukker op.
– Det er lettere at indføre det intelligente hjem, hvor der ikke er så mange krav til sikkerhed og integritet. Ofte tager det også længere tid at ændre en adfærd på en arbejdsplads, hvor mange forskellige typer individer og generationer skal samarbejde. Dér er du for det meste nødt til at beholde ældre teknologi længere, siger han.
Fredrik mener, at IT på arbejdspladsen allerede i dag kan fungere præcis lige så godt som Netflix – men at det i praksis kan være svært at nå dertil.
Faktum er, at en forbrugerretning af vores arbejdspladser allerede har været i gang længe. Mange af os har glemt, at iPhone i 2007 blev lanceret som et 100 procent forbrugerprodukt til sjov, spil og kommunikation med venner og familie. I begyndelsen bidrog den ikke med meget nytte til virksomheder. Men i takt med at infrastrukturen for kommunikation blev udviklet, gjorde iPhone sit indtog på mange arbejdspladser som et primært værktøj for de ansatte.
Forskellen sammenlignet med ren forbrugerteknologi er, at det tager længere tid at implementere på vores arbejdspladser.
– Den har skabt nye måder at arbejde på via apps med innovative funktioner, der udnytter hardwarens muligheder til at gøre hverdagen lettere. Frem for alt så har man fået en smidig måde til at kunne arbejde, hvor man vil, og når man vil. Vi har også Facebook, der primært er et socialt værktøj på forbrugersiden, men som har forandret vores måde at kommunikere digitalt på. Det har også betydet, at andre leverandører af digitale værktøjer har skabt tilsvarende funktioner, der passer godt ind i virksomhedernes verden, som for eksempel Microsoft Teams, siger Fredrik.
Forskellen sammenlignet med ren forbrugerteknologi er, at det tager længere tid at implementere på vores arbejdspladser. Inden man kan nå at opleve fordelene ved en forandring, så er næste forandring allerede på vej. Det betyder, at virksomheder egentlig skal begynde at tilpasse deres arbejdsmetoder og -strategier til nye forandringer hurtigt. I strategien inkluderer man smarte løsninger, frem for alt for at omsætte manuelle processer til digitale løsninger.
– I virksomheder har vi ofte en tendens til at specialisere og tilpasse, hvilket i sidste ende gør det mere kompliceret for brugerne.
”Det enkle er det svære”
En anden hindring er, at al teknologi, der bruges på kontoret, som minimum skal have én fællesnævner: Den skal kunne håndteres af alle medarbejdere og kunne interagere med alle enheder, der er standardenheder. Som Karin Ståhl udtrykker det: ”At opnå det enkle er altid den sværeste del”.
Men at fremtidens kontor lader vente på sig, betyder ikke, at det aldrig vil blive en realitet.
– Vi kommer til at se en eksponentiel udvikling af den intelligente arbejdsplads. Der kommer nok til at gå endnu et årti, inden kontorets teknologi er helt med. Allerede i dag er det manuelle, nøgler og kontroller gradvist ved at forsvinde. Det, der kommer til at ændre vores syn på og krav til den digitale arbejdsplads, er, når vi ser, hvad de fungerende løsninger kan bidrage med, og hvordan det vil forenkle vores arbejde i hverdagen, siger Karin.
Og at nå dertil er noget, der ligger både i arbejdsgiverens og medarbejdernes interesse.
– Hvem vil ikke gerne arbejde et sted, hvor det er let at skabe et flow i hverdagen? Hvor det kan lade sig gøre at arbejde intelligent og smart i hverdagen både i det fysiske og i det digitale miljø? Hvor vi kan lade batterierne op i løbet af dagen og gå hjem både stærkere og friskere, end da vi mødte ind? Den arbejdsgiver, der vinder det kapløb, vinder også medarbejdernes gunst.
