Guide: Sådan bliver din virksomhed mobil

Nutidens teknologiske muligheder gør det nu lettere end nogensinde at skabe det digitale, mobile kontor og tilbyde medarbejderne friheden til at arbejde hvor og hvornår, de vil. Vejen til målet ser dog forskellig ud for forskellige virksomheder, og i denne guide vil vi fortælle om alle de ting, der skal være på plads – fra teknologi til organisation.

Den digitale, mobile arbejdsplads er mere end bare en trend. Den er noget, der i stadig større udstrækning forventes af nutidens unge medarbejdere. Gennemført på den rigtige måde, vil det resultere i gladere og mere motiverede medarbejdere, der oplever større frihed og fleksibilitet – og som samtidig får udrettet mere.

Men det er ikke noget, der sker automatisk. Det kræver en hel del nytænkning fra virksomhedens side, både hvad angår organisationen og den tekniske infrastruktur. Og når de tekniske og organisatoriske forudsætninger er på plads, så venter det store arbejde; at få medarbejderne med på vognen.

Del 1

Forudsætningerne for det digitale, mobile kontor

Arbejdspladsen er ikke længere et sted, du tager hen til. Det er snarere noget, du tager med dig. For at du skal kunne arbejde mobilt kræver det først og fremmest tre ting: Den rigtige hardware, den rigtige software og de rigtige organisatoriske forudsætninger. Med de rigtige værktøjer og tjenester kan arbejdspladsen være hvor som helst, bare du har adgang til internettet. Og hvis du en gang imellem mangler internetforbindelse, kan du passende slappe af fra alle forstyrrelser og koncentrere dig om de opgaver, der kræver ekstra fokus.

Hardware

Alt digitalt arbejde, uanset om det foregår på kontoret eller et andet sted, handler om de digitale enheder. Men om arbejdet skal foregå på en bærbar computer, på en iPad med tastatur eller en smartphone afhænger helt af, hvilken rolle brugeren har, og hvilken type opgave, der skal løses. Til det kreative arbejde er der brug for en skarp skærm med høj opløsning og et godt brugerinterface i form af en mus eller en touchskærm. Til møder er et tydeligt billede og god lyd vigtig. Hvis man udelukkende skal skrive, er telefonens skærm tilstrækkelig, hvis den kobles til et komfortabelt tastatur.

En vigtig ting, når du vælger hardware, er, at brugeren skal kunne komme på og redigere samme dokument uanset hvilken enhed, der bruges. Derfor skal alle enheder kunne have adgang til for eksempel de samme cloud-tjenester og lagringsenheder. Det er ikke nødvendigt udelukkende at have produkter fra et og samme økosystem, som for eksempel kun Apple- eller Windows-produkter. Men hvis medarbejderne skal samarbejde på tværs af forskellige økosystemer, kræver det tjenester, der understøtter alle økosystemer.

Trenden med at benytte sin egen hardware, det der populært kaldes for ”bring your own device” (BYOD), tog for alvor fart for nogle år siden og betyder, at medarbejdere, der er vant til et bestemt økosystem eller bestemte digitale enheder, vil kunne bruge samme teknologi på arbejdet. For eksempel vil en Apple-fan kunne anvende samme teknologi på jobbet, selvom størstedelen af medarbejderne bruger pc – eller omvendt. Når software, sikkerhed, storage og den øvrige infrastruktur ikke er knyttet til et bestemt økosystem, bliver det her ikke noget problem.

BYOD betyder dog ikke, at medarbejderen selv skal stå for at anskaffe hardwaren, som han eller hun har brug for i sit arbejde. Forvent, at virksomheden vil komme til at skulle stå for langt de fleste, digitale enheder, der kræves for, at medarbejderne skal kunne arbejde på farten.

Hvis virksomheden virkelig mener det alvorligt med at lade medarbejderne arbejde hvor som helst, bør man også budgettere med hardware til medarbejdernes hjemmekontor. Det er måske ikke noget, man tænker over i første omgang, men hvis medarbejderne skal være produktive hjemmefra, kan det være, at de får brug for en ekstern skærm, et tastatur, en mus og en dockingstation.

Software

En forudsætning for, at det digitale, mobile kontor kommer til at fungere, er, at det er let for medarbejderne at producere, redigere og dele dokumenter og filer med hinanden, samt at de kan kommunikere smidigt, hvor og når som helst.

De fleste virksomheder benytter en bred vifte af programmer og tjenester i det daglige arbejde. I dag findes de fleste tjenester som for eksempel CRM-systemer, lønsystemer og kunderegistre i moderne cloud-versioner. Her er udfordringen at finde de tjenester, der funktionalitetsmæssigt modsvarer det, virksomheden har i dag, og derefter rent faktisk at flytte alle data fra den eksisterende løsning op i skyen. Hvis det føles overvældende at gøre det hele på én gang, kan du vælge at tage en tjeneste ad gangen. For eksempel kan du begynde med de tjenester, hvor der er mest at vinde ved at flytte dem i skyen – både ud fra et brugerperspektiv og ud fra et ønske om øget værdi for forretningen.

Nogle ting er det måske ikke ønskeligt at lægge i skyen. Det kan for eksempel være egenudviklede legacy-applikationer, der genererer stor værdi, men som i dag køres på forældet infrastruktur. De kan gøres tilgængelige ved hjælp af en VPN-forbindelse, eller ved at applikationen kører på en lokal server og siden gøres tilgængelig for medarbejdere uden for kontoret via en såkaldt reverse proxy, som er en sikker spejling af et virtuelt skrivebord på serveren.

Et stort antal undersøgelser viser, at især yngre medarbejdere generelt foretrækker sms’er på telefonen, samtidig med at vi ser en stadig tydeligere tendens til ”consumerisation”, altså at de tjenester, vi benytter på arbejdet, ligner dem vi bruger privat. Det indebærer, at udover de muligheder videokonferencer giver for effektive møder, så vil mange hellere anvende moderne chat-tjenester til den daglige kommunikation end e-mails eller telefon.

kvinna sitter i en trappa utomhus med sin laptop i knät

Infrastrukturen

Alle virksomheder, der ikke er helt nystartede, har en eller anden form for eksisterende IT-system, der skal tages hensyn til, når arbejdspladsen skal gøres mobil. Det kan være alt fra lagringsenheder, sikkerhedssystemer og netværk til forskellige former for tjenester, både egenudviklede og købte. I dag bliver cloud-baserede løsninger og Everything-as-a-Service stadig mere almindelige. Det betyder, at du vælger hvilke tjenester og funktioner, virksomheden har brug for, og så betaler du bare en fast månedlig ydelse. På den måde slipper du for at købe og vedligeholde hardware, du slipper for at bekymre dig om kapacitetsproblemer, eftersom du nemt kan skalere op og ned efter behov, og du kan nemt få adgang til alle dine tjenester og funktioner, uanset hvor du befinder dig – så længe du har internetadgang.

Der er mange grunde til ikke at vælge cloud-baserede løsninger, eller til at vælge at lægge nogle funktioner i skyen og andre ting lokalt. En grund kan være, at jeres kunder har særlige krav, der dikterer, hvor deres informationer skal gemmes. En anden er, hvis virksomheden arbejder med så store filer, at det bliver for dyrt eller besværligt at lagre dem i skyen. Det behøver dog ikke forhindre medarbejderne i at kunne få adgang til dem og arbejde uden for kontoret. Det kan enten løses med en VPN-forbindelse eller ved at spejle indholdet på kontorets server med et virtuelt skrivebord. Med det sidstnævnte alternativ slipper I for at sende filerne frem og tilbage over nettet, hvilket kan skabe unødige forsinkelser, hvis forbindelsen er langsom.

Lyt til brugerne!

Traditionen tro har det været IT-afdelingen, der har bestemt hvilken hardware og software, der skulle indkøbes til virksomheden. Men nogle gange har de, der har truffet beslutning om indkøb, ikke haft styr på hvilke behov, de ansatte har, hvordan de arbejder, og om de har personlige ønsker. Det kan resultere i, at brugerne bliver mindre produktive, fordi de ikke forstår, hvordan de tekniske værktøjer virker, og i værste fald bruger de ikke-godkendte produkter og tjenester (såkaldt Shadow IT), der ikke lever op til virksomhedens sikkerhedskrav, fordi de ikke bryder sig om de værktøjer, virksomheden stiller til rådighed. Disse personer kan dog fungere som inspiration, når virksomhedens policer skal udarbejdes. Hvis størsteparten foretrækker Slack på trods af, at virksomheden forlanger, at der bruges Microsoft Teams, så er det måske på tide at skifte - eller tilbyde begge to. Hvis en gruppe gerne vil bruge Discord, fordi de har en baggrund som gamere? Hvis det kan lade sig gøre sikkerhedsmæssigt uden for mange restriktioner, så vil det måske være en gevinst i sidste ende for virksomheden i form af øget produktivitet.

En faldgrube, man skal tage sig i agt for, kan være at lytte for meget til de såkaldte early adopters, altså dem, der er teknikinteresserede og har nemt ved at tilegne sig ny teknologi. De udgør egentlig ikke et gennemsnit af dine ansatte, selv om de måske er dem med de stærkeste holdninger, når det handler om valg af hard- og software.

Yngre medarbejdere forventer i højere grad at kunne udføre deres arbejde på den måde, der passer dem og udføre det med de værktøjer, de trives med. At virksomheden viser, at den er lydhør overfor medarbejdernes ønsker, bliver derfor en måde at tiltrække yngre kompetencer på.

Læs også: Shadow IT – hvad går det ud på?

Del 2

Sikkerheden

Skyen vs. eget serverrum

Et spørgsmål, der ofte dukker op omkring cloud-løsninger, er, om de er mere sikre end traditionelle server-løsninger on premise, altså som befinder sig lokalt på kontoret. Rent intuitivt kan det føles mere sikkert at have data lagret lokalt, hvor du kan se og føle på serverne, men generelt er det faktisk modsat. Microsoft, Google, Amazon og de andre store cloud-udbydere har uendeligt mange flere ressourcer at lægge i datasikkerhed end de fleste virksomheder. Desuden har de et meget større pres på sig for at beskytte deres kunders data mod indtrængen. Det er dermed ikke sagt, at man bare skal lægge alle sine data i hænderne på dem. Der kan være særlige forudsætninger, som gør, at netop din virksomhed og dine kunder skal stille særlige krav til din cloud-udbyder for eksempel til, i hvilket land dine kunders data lagres.

Opret en risikoprofil

Forskellige personer i virksomheden har forskellige niveauer af risiko for at blive ramt af cyber-angreb afhængig af hvilken stilling, de har, og hvilke typer af data, de har adgang til. Derfor bør medarbejderne klassificeres ud fra deres risikoprofil, som efterfølgende afgør hvilke sikkerhedsfunktioner, de har brug for. En CEO, der har adgang til følsomme oplysninger om virksomheden, og som desuden er ude og rejser meget, ligger i en højere risikoklasse end en medarbejder, der kun har adgang til en begrænset del af virksomhedens filer og desuden mest arbejder på kontoret.

Endpoint security

Når medarbejderne befinder sig uden for kontoret (eller rettere sagt uden for kontorets netværk), skal de koble sig på uden for virksomhedens firewall og får dermed ikke firewallens beskyttelse mod angreb på deres egen enhed. For at gøre det lettere for brugerne at benytte usikre netværk fra på caféer og i lufthavne, skal de have tilstrækkeligt med mobildata hver måned og helst en VPN-forbindelse, der gør opkobling til virksomhedens data og tjenester endnu mere sikker. Noget, der hjælper håndteringen af digitale enheder i almindelighed og mistede eller stjålne enheder i særdeleshed, er et MDM-værktøj (Mobile Device Management). Med sådan en enhed kan du let gemme og slette enheder, der mistes eller bliver stjålet, og hurtigt konfigurere nye enheder, så den ramte medarbejder kan fortsætte med at arbejde.

Læs også: Klienthåndtering er en vigtig del af IT-sikkerheden

Del 3

Organisationen: Fra stempelur til selvledelse

Mål på resultater i stedet for tid

Når vi arbejder forskellige steder på forskellige tider, kan vi ikke længere måle arbejdsindsatsen på, hvor lang tid vi sidder på en bestemt stol på et kontor. I stedet bliver det vigtigere tydeligt at definere præcis, hvad der forventes af medarbejderne, for at de når deres mål.

Det handler om, at chefer på alle niveauer bliver enige om at coache medarbejderne med fokus på resultater i stedet for på hvilke opgaver, der udføres. Men det kræver, at cheferne har tillid til de medarbejdere, der arbejder på farten.

Produktiviteten øges

Et tydeligt tegn på tillid indebærer mere end bare en neutral godkendelse af at kunne arbejde fleksibelt. Det betyder også, at alt lige fra kommunikation og kreativitet til samarbejde og engagement stiger, hvilket igen giver produktiviteten et boost. Ifølge en undersøgelse foretaget af erhvervsmagasinet The Economist er der en målbar sammenhæng mellem mobiloptimerede arbejdspladser og medarbejdernes engagement: 60 procent af de adspurgte oplyste, at mobil teknologi betyder, at de føler sig mere produktive, og over 45 procent sagde, at de bliver mere kreative.

Sørg for at arbejde jævnt

Når det er muligt at arbejde når og hvor som helst, er der en risiko for, at det er præcis, hvad der sker. Nogle medarbejdere er bedre end andre til selv at sætte regler og begrænsninger for, hvornår arbejdsdagen begynder, og hvornår den slutter, mens andre kan have brug for hjælp for ikke at ramme muren.

To konkrete råd er at skemalægge aktiviteter, der renser hovedet, og om muligt at undgå at bruge digitale enheder efter klokken 22. Nogle mennesker har desuden stor nytte af at have et personligt ritual, der indikerer, at arbejdsdagen er slut. Her er det vigtigt, at ledelsen viser vejen og for eksempel ikke sender mails i weekenden eller efter et bestemt tidspunkt på døgnet, hvis man ikke specifikt at sagt, at man ikke forventer et svar med det samme.

Del 4

Uddannelse

Teknologien er på plads – hvad nu?

Når teknologien og tjenesterne er på plads, begynder den virkelige udfordring: At omstille til en ny måde at arbejde på. Nogle early adopters i virksomheden har måske allerede taget den nye teknologi til sig og fundet måder at bruge den på, men størsteparten af medarbejderne skal både uddannes i, hvordan teknologien og tjenesterne virker, og frem for alt hvordan virksomheden har tænkt sig, at de skal bruges. Derfor bør uddannelse af medarbejderne udgøre en stor del af budgettet, når virksomheden vælger at overgå til at være en digital, mobil arbejdsplads.

Microlearning i stedet for pølsefabrik

Tidligere sendte vi brugerne på endagskurser og håbede, at de ville lære alt det, de havde brug for, når et nyt system skulle implementeres. Det virkede måske fint, når der kom ny teknologi et par gange hvert årti. I dag kommer der nye funktioner hver anden måned, og kompetencerne skal hele tiden udvikles og holdes levende på en helt anden måde. En moderne måde at uddanne medarbejderne på er først at give dem en grundig introduktion og derefter små mikro-uddannelser tilpasset den enkeltes rolle og arbejdsopgaver. Samtidig skal al viden kunne findes samlet og være gjort tilgængelig, så det er let selv at repetere og tjekke op på, hvordan noget fungerede.

4 februar 2020

Netværk uden problemer

I vore dage med cloud-tjenester er et pålideligt netværk vigtigere end nogensinde. Mange virksomheder vil hurtigt kunne skalere deres platform op efter behov og samtidig holde omkostningerne under kontrol. Løsningen? At købe sit netværk som en tjeneste.

11 februar 2020

Smidig netværksløsning i fitnesscenteret

Actic ville have en stabil og fleksibel løsning til internet og WiFi i sine 182 bade- og fitnesscentre - en løsning, der kunne bidrage med værdi til forretningen. Alt skulle kunne styres af kun fem heltidsansatte.

11 februar 2020

Betal kun for den kapacitet, du bruger

Ved at købe netværk som en tjeneste, NaaS, opnår du et stabilt og sikkert netværk til en fast pris. Sådan foregår det.

13 december 2019

Investér ikke i eget netværk

Netværket er virksomhedens livsnerve. Hvis det ikke fungerer, kan man ofte slet ikke arbejde i virksomheden. Derfor vælger flere og flere at købe netværk som en tjeneste.

18 november 2019

Trendrapport: Cloud

I den digitale verden er mere eller mindre alt koblet op til skyen. Hvordan skal din virksomheds cloud-konfiguration se ud, og hvad skal overlades til samarbejdspartnere? Hent vores trendrapport ”Cloud” og læs mere.

4 november 2019

Vores mest almindelige netværksfejltagelser

Netværket er virksomhedens livsnerve. Hvis det svigter, så ryster hele virksomheden. Sørg for, at du ikke begår disse fejltagelser.

1 november 2019