Virksomheder, der giver deres medarbejdere mulighed for distancearbejde, har meget at vinde: Mere tilfredse og effektive medarbejdere og samtidig bliver virksomheden mere attraktiv for nye talenter. Nogle grundlæggende strategier skal dog være på plads, før det fungerer optimalt. Her er de vigtigste succeskriterier:
1. Sats på kommunikation
Distancearbejde er ikke det samme som at arbejde alene – tværtimod. Samarbejde er blevet endnu vigtigere i takt med, at stadig flere arbejdspladser tilbyder fleksible muligheder. En forudsætning for samarbejde er, at det er let at kommunikere med kollegerne.
Det handler derfor om, at distancearbejderen har adgang til god hardware for eksempel i form af en computer med gode muligheder for at deltage i videokonferencer. Desuden skal der være velfungerende løsninger til samarbejde, for eksempel med værktøjer som Slack, Skype og Trello. Virksomheden skal også have cloud-tjenester, der gør det muligt at dele og arbejde sammen i dokumenter – i realtid på nettet.
2. Køb kun teknologi, der bruges
Det er ikke nok at købe hardware og løsninger. For uanset hvor smart og avanceret teknologien og tjenesterne end er, så udebliver nytteværdien, hvis medarbejderne ikke har lært sig funktionerne og finesserne. Det kan i bedste fald betyde, at virksomheden går glip af kreativitet og produktivitet – og i værste fald kan det gøre medarbejderne frustrerede og irriterede. Sørg for, at der findes en let tilgængelig og pædagogisk manual til alle produkter og løsninger.
Derfor er det ofte bedst at tage udgangspunkt i medarbejderne ved valget af udstyr og løsninger. I modsat fald er risikoen, at der opstår ’skygge-IT’ ( Shadow IT), så medarbejderne for eksempel vælger at bruge computere og cloud-tjenester, der ikke er godkendt af virksomheden.
3. Stol på medarbejderne
Det måske allervigtigste er, at chefer på alle niveauer har tillid til de medarbejdere, der arbejder på farten. Tillid indebærer andet og mere end en neutral godkendelse af at arbejde fleksibelt. Det indebærer også, at alt fra kommunikation og kreativitet til samarbejde og engagement øges. Hvilket til gengæld giver produktiviteten et boost.
4. Begræns arbejdet
Det er som regel aldrig et problem, at distancearbejdere arbejder for lidt. Tværtimod. Den store udfordring er, at de, der får mulighed for at arbejde mere fleksibelt, har en tendens til at arbejde meget længere end forventet. Det kan være svært at stoppe, når man kan arbejde hvor som helst, og når som helst.
Der findes løsninger til at forebygge risikoen for overarbejde. En måde er, at medarbejdere nøje holder øje med og registrerer al sin arbejdstid, så det bliver dokumenteret sort på hvidt, hvor mange timer det drejer sig om. En anden måde er tydeligt at markere overfor kollegerne i for eksempel et chat-værktøj, når man er tilgængelig – og klar til arbejdsdagen.
Andre metoder kan være at skemalægge tidspunkter til pauser eller aktiviteter som for eksempel at rense hovedet. ”Digital-detox” kan være en måde. Det vil sige at undgå at bruge digitale enheder for eksempel efter kl. 22.
5. Sæt klare mål
Cheferne har også en del af ansvaret for, at arbejdet ikke tager overhånd. Klart formulerede og dokumenterbare mål er en af de ting, der kræves af ledelsen, når arbejdet bliver mere fleksibelt. Medarbejderne skal vide præcis hvad, der forventes, og hvad, der skal leveres.
Chefen skal regelmæssigt afstemme situationen via individuelle samtaler (som meget vel kan foregå på afstand). For at distancearbejdet skal lykkes, skal chef og medarbejder have tættere og mere regelmæssig kontakt end normalt.
6. Skab fællesskab
Det er også vigtigt, at distancearbejderne ikke føler sig isolerede. Der skal være en følelse af samhørighed med teamet. Her kan gode værktøjer til videokonferencer og skærmdeling være en stor fordel, som kan bidrage til en øget følelse af at ’være med’.
Man skal heller ikke underkende værdien af at mødes fysisk. Planlæg regelmæssige møder med teamet – ikke mindst når et nyt projekt eller samarbejde skydes i gang.
7. Se distance som det nye normale
Til sidst: Det kan være en god idé at overveje, hvordan nutidens arbejdsmetoder fungerer i forhold til distancearbejde. Og det handler ikke udelukkende om bare at skifte teknologi. Det handler også om at sikre, at alle – helt op på ledelsesniveau – opfatter distancearbejdet som en naturlig arbejdsform. Det skal altså ikke være et spørgsmål om at ’godkende’ fleksibelt arbejde, men snarere om at se og drage fordel af de muligheder, det kan give. For alvor!
Lignende læsning:
91 procent får udrettet mere på farten
8 smarte gadgets til arbejde på farten
