Når flere arbejder hjemmefra kan din virksomhed forvente at få mere effektive møder med i købet. Men de kræver også mere planlægning.
Fra februar til marts 2020 steg antallet af brugere af videokonferenceværktøjet Zoom med 1.330 procent. Næsten samme stigning, 1000 procent, oplevede Microsoft af videofunktionen i deres kommunikationsværktøj Teams.
Nordmænd og hollændere er dem, der helst vil se hinanden live. De aktiverer videofunktionen i 60 procent af alle samtaler, der foregår via Teams. Svenskerne er ikke lige så sociale, de har kun benyttet videofunktionen i 47 procent af samtalerne.
Men hvordan skal du afholde dine mest almindelige møder online?
Kræver forberedelse
Når flere møder er digitale, stiller det højere krav til vores evne til at tilrettelægge arbejdet. Det viser sig tydeligt, når styringen af mødet mangler, og små og store irritationsmomenter kommer til at virke større.
– Møderne skal være velforberedte og have en klar agenda, og alle, der deltager, skal have en rolle. Når man holder møder digitalt, er det især vigtigt at have en mødeleder, der styrer og sørger for, at alle bliver hørt. Alt for mange fysiske møder bliver gennemført, uden at der er styr på den slags, og det bliver et endnu større problem digitalt, siger Tom Erik Lia, som er salgschef hos den norske videokonferencevirksomhed Pexip.
Mindre small talk på godt og ondt
Ved hjælp af digitale værktøjer har vi mulighed for at arbejde mere effektivt. Mange virksomheder har opdaget, at en del møder, for eksempel rene informations- eller statusopdateringsmøder, kan gennemføres via mail eller chat – eller måske helt udelades.
Digitale møder går ofte også hurtigere end fysiske møder, blandt andet fordi vi mister en del af den menneskelige interaktion, som vi har til fysiske møder.
Tolerancen er stor. Mange bliver stressede, hvis børn eller hunden dukker op midt i mødet, men tag det bare roligt.
– Mange oplever, at de har brug for kortere tid ved videomøder, end hvis de står og fortæller fra en scene eller overfor deltagere i et mødelokale. Årsagen er helt enkelt, at man springer over en hel del kommunikation med deltagerne for eksempel jokes eller en-til-en-kommunikation, siger Tom.
Men nogle møder tager længere tid digitalt. Et eksempel er uddannelsesmøder eller workshops, hvor deltagerne skal tilegne sig nye begreber. Der skal ofte mere detaljerede forklaringer og tillægsspørgsmål til. Det stiller endnu højere krav til en god organisering, for at mødet ikke skal blive for rodet og ineffektivt.
Den treårige dukker op i billedet
I foråret 2020 var der mange, der ikke var vant til at holde møder på distance, som nu skulle vænne sig til en ny hverdag. Vi har fået indblik i hinandens hjem med diverse medfølgende distraktioner til følge. Det er godt, hvis du for eksempel fjerner ting i billedet, der stjæler opmærksomheden, men generelt skal man nok være lidt overbærende, mener Tom:
– Tolerancen er stor. Mange bliver stressede, hvis børn eller hunden dukker op midt i mødet, men tag det bare roligt. Der er en høj grad af accept af, at der med hjemmekontoret følger en række udfordringer, som for eksempel at blive afbrudt midt i mødet af en treårig, der gerne vil tale med sin far eller mor. Tag det med et smil.
Skab en moderne og fleksibel arbejdspladsLignende læsning:
Sådan får du sikkerhed og brugervenlighed til at gå hånd i hånd
Dette generer os mest, når det handler om IT-sikkerhed
Tekst: Johan Wallén
