Videomøder sparer både tid og miljømæssige ressourcer. Men de medfører også nogle udfordringer. Her er ekspertens bedste tips til et godt, digitalt møde.
Tid til et Skype-møde igen? Videomøder er en naturlig del af hverdagen for mange af os. Men tekniske problemer, dårlig forberedelse og manglende, digital etikette kan stikke en kæp i hjulet for et effektivt møde. Her giver Sofia Larsson, som er forfatter til Moderna etikettboken, sine bedste tips.
1. Tjek hvilken software der bruges
Virksomheder kan have valgt forskellige løsninger af policy- eller sikkerhedshensyn. Download det rigtige program og kontroller gerne i forvejen, at det virker.
2. Udpeg en mødeleder, hvis I er flere
Den person er fremover ansvarlig for, at mødet begynder og slutter til aftalt tid. Vedkommende skal også sørge for at alle er ’på’ og styre samtalen, ellers vil risikoen for usammenhængende sludren være stor.
3. Fjern alle distraherende elementer
Prøv at finde et så neutralt baggrundsmiljø som muligt, så de andre mødedeltagere ikke bliver distraheret af eventuel uro. Luk ned for hjemmesider og programmer, du ikke skal bruge på mødet. Den eneste side, du skal beholde åben er ’Fejlsøgning for Skype’, eller lignende, så du ikke bliver grebet af panik, hvis teknikken driller.
4. Tænk på billedbeskæringen
Du skal være så tilpas tæt på kameraet, at dine ansigtstræk kan ses og er lette at tolke - men ikke så tæt på, at porer og hår i næsen kan ses. Et stykke neden for skuldrene og med lidt ’luft’ over hovedet plejer at blive mest harmonisk.
5. Sørg for at lyden er god…
Brug gerne headset, hvis du har et. På den måde kan du høre bedre, og de andre slipper for at høre sig selv med forvrængning og ekko via dine højtalere, når de taler. Et alternativ, hvis du ikke har et headset, og du ikke er mødeleder, er at vælge ’mute’, når du ikke taler. Selv hvis alle sørger for at holde baggrundslyden på et minimum, så kan der alligevel være meget støj.
6. …og lyset
Det er klart, at videokonferencer ikke er som at se HD-tv, men hvis det er alt for lyst med en lampe rettet direkte mod dig, kan du komme til at se kunstig ud. En alt for skummel belysning kan også være frustrerende for dem, der skal forsøge at læse dine ansigtsudtryk.
7. Lad være med at surfe i smug
Naturligvis kan det være fristende at surfe lidt rundt på computeren eller med mobilen på knæet. Men risikoen for at det opdages er stor, og det fjerner den begejstring, der (forhåbentlig) er omkring de sager, I skal diskutere. Hvis du har brug for at foretage lidt hurtig research for at få mødet bragt videre, så bør du sige det: ”Ok, jeg tjekker lige op på det og vender tilbage om nogle minutter”.
8. Optag eventuelt mødet
Det kan være praktisk at kunne gå tilbage og tjekke, hvad der egentlig blev sagt efter et vigtigt møde. Men spørg først alle, om det er ok at optage mødet. Det kan for nogen føles integritetskrænkende først at få det at vide efter mødet.
9. Lad folk tale færdigt
Det, der siges i en bisætning, efter at taleren har trukket vejret og fået en mikro pause, kan vise sig at være det vigtigste, der kommer for dagen på hele mødet. Eftersom I ikke kan se hinandens kropssprog på samme måde som på et almindeligt møde, kan det skabe lidt stress, når der er tavshed og måske gøre, at du hurtigt vil ’udfylde’ stilheden. Men prøv at tage det roligt og give hinanden tid til at tænke sig om.
Lad være med det her:
Tygge tyggegummi
Tyggegummitygning virker nonchalant på et møde, men kan især være irriterende under et Skype-møde, hvor ansigtet er i fokus.
Glemme at folk har forskellige systemer
At give beskeder som ”Tryk på knappen længst nede til højre” er dømt til at mislykkes. Folk sidder sandsynligvis med mobiler, tablets eller computere og måske på en række forskellige browsere, så det ser forskelligt ud for alle.
Ignorere folk omkring dig
Muligheden for at holde videokonferencer overalt skal håndteres med varsomhed. Folk ved siden af dig på caféen vil sikkert gerne være fri for at overhøre et langvarigt møde om din virksomheds budget-visioner.
