Flere og flere får øjnene op for, hvordan Microsoft Teams kan bruges til både intern og ekstern kommunikation, men langt fra alle ved, hvordan de får mest muligt ud af programmet. Vi har de tips, der gør din Teams-oplevelse bedre.
Opret gruppechat
Sommetider vil man bare gerne samle en virtuel flok mennesker uden at skulle oprette et nyt Team. Løsningen er at oprette en gruppechat - at invitere er ikke sværere end at sende en mail til flere personer. I gruppechatten kan I derefter dele filer, som I kan redigere i sammen. Husk at give gruppen et godt og tydeligt navn, så den en nem at finde igen.
Brug Teams i mobilen
Mange er vant til at arbejde med Teams på kontoret, men Teams kan også downloades som mobilapp. Appen fås både til iOS og Android og kan gøre det meste af det, skrivebordappen kan. Når du deltager i videoopkald, afhænger billedkvaliteten af, hvor godt et signal du har.
Lær nogle kommandoer
De fleste kender de grundlæggende kommandoer i Word og Excel, men vidste du, at du kan svare i en Teams-tråd ved at trykke på R, eller at du kan vedhæfte en fil ved at trykke på ALT og A samtidig? For en komplet oversigt over alle kommandoer i Teams skriver du /tastatur i søgefeltet (/keys, hvis dit program er på engelsk).
Del filer og rediger i dem sammen
At sende tekstdokumenter og regneark frem og tilbage i lange e-mailtråde er ikke særlig effektivt. Så er det bedre at dele dem i Teams, så alle kan arbejde i dokumenterne samtidigt, skrive kommentarer og dele idéer i den tilhørende chat. Ændringer sker i realtid, og alle diskussioner gemmes. En anden fordel ved at dele filer i Teams er, at alle data er krypteret, og at det er nemt at stoppe en deling, når den ikke længere er aktuel. At du har kontrol over de filer, som deles, er blevet særlig vigtigt i forbindelse med databeskyttelsesforordningen GDPR.
Udskift eller slør baggrunden i videomøder
Ingen har et perfekt, ryddeligt hjem hele tiden, så hvad gør du, når videomødet går i gang, og opvasken står og fylder bagved dig i køkkenet? Du skifter selvfølgelig baggrunden ud! I Teams kan du enten sløre baggrunden eller skifte den ud med et fint billede.
Tag kontrol over notifikationer og beskeder
Teams er perfekt til at holde styr på alt det, der sker, men alle notifikationer og beskeder kan også blive et stressmoment. Få ved, at der er et panel til notifikationsindstillinger, hvor du i detaljer kan opsætte hvornår og hvordan, du modtager dine notifikationer. Vidste du, at der for eksempel er ”Forstyr ikke”, som kun lukker udvalgte beskeder igennem, eller at du kan overvåge en kollegas status og få besked på, når den ændres?
Fastgør og skjul kanaler
Jo flere Teams, du er medlem af, jo sværere bliver det at have et overblok over og holde styr på alt, der sker. En god måde at strukturere Teams på er at fastgøre vigtige kanaler og skjule kanaler, du ikke behøver at se. Hvis du ikke vil risikere at gå glip af noget vigtigt, kan du vælge at få notifikationer, så snart noget sker i dine fastgjorte kanaler.
Få glæde af mødenoterne
Mødenoter i Teams er et godt sted at gemme og dele noter før, under og efter et Teams-møde. Du finder dem ved at vælge ”Vis mødenoter”. Når samme gruppe mødes igen, kan I åbne dem for at hjælpe på hukommelsen og fortsætte, hvor I stoppede.
Del en digital whiteboard
En fordel ved at mødes fysisk er, at man kan samles rundt om en whiteboard-tavle, brainstorme idéer og lave mindmaps. Men man kan faktisk gøre det samme i Teams! Alle, der deltager i mødet, kan bruge den digitale tavle til post-its, tegne og skrive.
Brug den indbyggede hjælpefunktion
Teams er proppet med smarte funktioner, som hjælper dig med at interagere og samarbejde med dine kollegaer. Hvis du undrer dig over noget eller ønsker at læse mere om en specifik funktion, er den indbyggede hjælpefunktion et godt sted at starte. For at få adgang til den skriver du /hjælp i søgefeltet (/help, hvis dit program er på engelsk).
