Det hurtigt voksende Psykologhuset Acindria havde brug for en sikker og fleksibel IT-løsning - men havde ingen IT-afdeling. På ønskelisten var der en partner, som kunne støtte væksten og klare alt fra klienthåndtering til overvågning og support.
Tinna Stengaard, seniorprojektleder hos Acindria og Patrick Donovan, administrativ chef, vinker glade via Teams fra et moderne mødelokale på det nye hovedkontor i Aarhus. De konstaterer, at det er en af de første gange, de tester teknologien i mødelokalet. Den er, ligesom størstedelen af deres teknologi, et resultat af samarbejdet med Dustin. For godt et år siden indså Patrick og teamet, at de manglede en gennemtænkt løsning til IT-sikkerhed, klienthåndtering og brugersupport.
- Vi købte computere og licenser hver for sig. Hvis vi fik problemer, havde vi en ekstern fyr, som vi ringede til. Da vi købte hardware hos Dustin, spurgte de: Hvad gør I med licenser? På den måde kom vi frem til, at IT-tjenesten Modern Workplace ville være god for os, siger han.
En løsning at vokse med
Acindrias medarbejderstab forventes at vokse med omkring 50 procent næste år. I takt med at de etablerer sig på nye steder med flere kontorer og medarbejdere, skal de ifølge Tinna Stengaard finde nye strategier og bygge en stærk virksomhedskultur. Acindria har valgt kun at have fastansatte og autoriserede psykologer. Derfor er det en succesfaktor at være en attraktiv arbejdsgiver. IT er en vigtig brik i puslespillet for at få det til at lykkes.
- Tid er vores vigtigste ressource. Derfor vil vi lægge alt ud, som vi ikke har interne kompetencer til. Jo mere vi udvider, desto mere tjener vi på en løsning som Modern Workplace. Vi er på en vækstrejse og vil fokusere på at tilbyde et professionelt arbejdsmiljø. Det kan vi netop gøre med en IT-partner som Dustin, fortæller hun, og Patrick er enig:
- Med Modern Workplace betaler vi en fast månedlig ydelse pr. bruger, hvor vi får alt, hvad vi har brug for. Licenser, klienter, automatisk programinstallation, konfiguration, håndtering og overvågning af vores enheder," fortæller han.
En stor fordel ved Modern Workplace er ifølge Patrick, at de kan tilbyde nyansatte psykologer en færdigkonfigureret enhed med alle brugerunikke apps og indstillinger på stedet, direkte fra emballagen.
- Vi sparer tre-fire timer for hver ny bruger, ud over at det giver vores nye medarbejdere en god oplevelse.
Indbygget sikkerhed er vigtig
Psykologerne hos Acindria skal hurtigt kunne komme i gang med en samtale og have adgang til fortrolige journaler og filer, uanset hvor de befinder sig. Med et enkelt login får de adgang til fælles dokumenter og videomøder uden at skulle bekymre sig om sikkerheden. Det hele gemmes på OneDrive i skyen.
- Som psykologmodtagelse håndterer vi store mængder følsomme oplysninger. Hvis nogen mister en enhed på grund af tyveri eller ulykke, kan vi nemt rense den for information. Desuden kan den, der har mistet computeren, logge ind med sit bruger-id og fortsætte arbejdet på en anden enhed, forklarer Patrick.
For Tinna har Modern Workplace givet et meget smidigere samarbejde i forskellige projekter. Tidligere var en almindelig udfordring, at der var mange forskellige versioner af dokumenter.
- Det er langt mere effektivt for mig at kunne arbejde sammen med andre i det samme dokument i realtid. Nu behøver vi ikke at sende forskellige versioner til hinanden eller risikere, at noget forsvinder, mener hun.
Mulighed for at være på forkant
Acindria fik sin nye IT-løsning, lige inden pandemien ramte. Fra at have haft næsten alle møder på kontorerne måtte psykologerne på kort tid omstille sig til digitale samtaler. Under nedlukningen foregik 80 procent af alle samtaler via video. De var allerede i gang med Microsoft Teams, og derfor kunne de tilbyde flere muligheder for at få hjælp. Sammen med et forsikringsselskab skabte de en tjeneste med psykologsamtaler via video eller telefon.
- Selv i dag efter nedlukningen har vi en del personer, som ønsker at mødes digitalt. Vi kommer ud til en ny målgruppe, som vi ellers ikke havde mødt. Den fleksibilitet betyder meget, siger Tinna.
Lej i stedet for at købe
Tidligere købte Patrick computere, da de havde brug for nye. I dag, hvor de er 25 medarbejdere og i hurtig vækst, har de valgt at lease enhederne. Det betyder, at de slipper for at lægge penge ud og i stedet kan bruge dem på at udvikle virksomheden. Den tekniske support, som indgår i Modern Workplace, har de ifølge Patrick endnu ikke haft brug for. Men skulle der dukke spørgsmål op, giver adgangen til IT-ekspertise tryghed.
- Vi findes tre forskellige steder i Danmark og vil etablere os flere steder. Hvis vi skulle ansætte en IT-ansvarlig, som rejste mellem stederne, ville det koste os meget tid og mange penge. Nu ringer vi bare til Dustin, så får vi hjælp med det samme. Det er som at have sin egen IT-afdeling, men hvor vi slipper for selv at tage kompetencerne ind i huset.
Om Acindria
Psykologhuset Acindria er siden 2007 vokset fra et familieforetagende til 25 medarbejdere og kontorer i Aarhus, Vejle og Skanderborg i Danmark. De tilbyder psykologsamtaler ved stress, sorg eller andre livsbegivenheder, primært i samarbejde med private virksomheder og forsikringsselskaber. I januar 2021 startede Acindria en spændende vækst- og udviklingsrejse med ambitionen om at skabe en af Danmarks bedste arbejdspladser for psykologer.
Udfordring
Psykologhuset Acindria havde brug for en sikker og tidsbesparende løsning til klienthåndtering, samarbejde, overvågning og support. I takt med at virksomheden vækstede med nye kontorer og medarbejdere, fik de behov for deres egen IT-afdeling. Som psykologhus havde de også høje krav til IT-sikkerheden.
Løsning
Med IT-tjenesten Modern Workplace kan Acindria nemt opskalere, når de vækster. De betaler en fast pris per bruger om måneden og her indgår alt, hvad de behøver for at arbejde effektivt, inklusiv computere, licenser og support. De slipper for at lægge penge ud og kan i stedet bruge dem på at udvikle virksomheden.
Resultat
Effektivt samarbejde i realtid, indbygget sikkerhed og tre-fire timers besparelse for hver ny bruger. Desuden giver det nye medarbejdere en god oplevelse. Hurtig Remote brugersupport betyder at Acindria kan fokusere på sin vækstrejse uden at skulle tænke på IT.
Læs mere om Modern Workplace
