Teknologien der vil optimere det hybride kontor

Når du kan arbejde hvor som helst, skal der være helt konkrete grunde til at komme på kontoret i stedet for at arbejde for eksempel hjemme eller på en café. Teknologien skal optimeres til at skabe en hybrid arbejdsplads, der kan forene kollegerne på stedet med dem, der arbejder eksternt.

Skyen er det hybride kontors bedste ven

Der er mange fordele ved at flytte sin organisations data og applikationer i skyen. Cloud-tjenester har normalt bedre tilgængelighed, hvilket er afgørende for et vellykket distancearbejde. Når du ikke skal have egne servere, slipper du for at bekymre dig om at vedligeholde dem og beskytte dem mod cyber-angreb.

– Mange gange bliver det faktisk billigere at flytte tingene i skyen på grund af øget omkostningsstyring og det faktum, at du kun betaler for det, du bruger, når du bruger det, siger Christer Dahlström, Senior Solution Architect hos Dustin.

Kontoret som mødested

Undersøgelser viser, at mange ikke ønsker at vende tilbage til kontorerne på fuld tid, derfor er arbejdsgiveren nødt til at gøre det attraktivt at arbejde på kontoret.

– Når vi kan arbejde hvor som helst, bliver kontoret et mødested, hvor vi mødes, socialiserer og træffer beslutninger, siger Susanne Moranddini, administrerende direktør for vogl Sverige AB, der arbejder med formidling af kontorlokaler i freelancekontorer og co-working spaces.

De tendenser, hun ser, er fleksible kontorer, der kan tilpasses efter forskellige behov, og et øget fokus på mødesteder, både formelle og uformelle.

– Da tendensen går i retning af færre faste kontorpladser, er der mulighed for, at arbejdsgiveren kan investere i flere store og små mødelokaler og en fleksibel indretning, der kan ændres efter behov. Med sofaer, lænestole, planter og intelligent belysning kan man skabe uformelle mødesteder, som øger trivslen og i sidste ende produktiviteten, siger hun.

Den rigtige teknologi i mødelokalerne 

Hybride møder er kommet for at blive. De kræver dog, at mødelokalerne er ordentligt udstyret, så de eksterne deltagere har de samme muligheder for at deltage i møder som dem, der er på stedet. Skærme, højttalere, mikrofoner, tilslutningsmuligheder, belysning og ikke mindst rummets akustik skal optimeres til formålet. Det behøver ikke at være et kæmpe indgreb, men lyd og billede må der ikke spares på, siger Andreas Gylling, sælger hos AV-virksomheden JML:

– En del virksomheder benytter et almindeligt webcam, der er tilpasset en bærbar computer, og det vil ikke komme til kunne at fungere. Vælg i stedet en videobar med indbygget kamera, mikrofon og højttalere. De er nået virkelig langt i deres udvikling, og man kan få en rigtig god udgave til under 10.000 kroner, siger han.

Den allervigtigste faktor for, at hybridmødet kan fungere, er naturligvis forbindelsen:

– Det største problem, ifølge vores kunder, er, at forbindelsen ikke er hurtig og pålidelig nok. Dernæst kommer lyd- og billedkvaliteten, siger Susanne Moranddini.

Der er forskellige måder at tackle dette problem på; det handler ikke kun om at tilkøbe mere kapacitet. Flere og mere jævnt fordelte access points på kontoret betyder, at "blinde vinkler" i forbindelsen kan undgås. Gennem intelligent overvågning af data og trafik kan kapaciteten planlægges bedre, så man undgår flaskehalse på forskellige tidspunkter.

Slip for dobbeltbookingerne

For at kontorets mødesteder kan udnyttes optimalt, kræver det et godt bookingsystem. Den nemmeste måde er at have alt i en app, som du altid har med dig på din telefon. At være nødt til at gå hen til et panel uden for mødelokalet eller en kompliceret website er en unødvendig høj tærskel. Den samme app kan også bruges til at se tilgængeligheden af og booke mødelokaler.

– Et godt eksempel, som vi er stødt på, er Sodexo, hvor medarbejderne kan gå ind og tjekke hvilke skriveborde, der er ledige og så booke dem. Alle arbejdspladser har det samme udstyr med skærm, tastatur og mus, og alle medarbejdere har et skab, hvor de kan låse deres ting inde," siger Susanne Moranddini.