Effektivt samarbejde, hurtigere beslutninger og reducerede mængder e-mails. Det er nogle af gevinsterne ved digitale samarbejdsværktøjer. ”Vores samarbejdsværktøjer er alfa og omega for at holde sammen på virksomheden”, fortæller Betsson Groups Eva-Lena Lettesjö.
Nutidens erhvervsklima kræver fleksible virksomheder, der fremmer innovation, og som omstiller sig hurtigt for at tilpasse sig et marked, der bliver hårdere og hårdere.
Samtidig viser en rapport fra konsulentfirmaet McKinsey, at hele 60 % af vores arbejdstid går med at organisere vores arbejde, og at kun 40 % lægges i det egentlige arbejde.
Digitale samarbejdsværktøjer mindsker behovet for tidskrævende administration og kan være nøglen til at arbejde mere effektivt.
Ud over bedre overblik, struktur og mulighed for at kommunikere i realtid bidrager samarbejdsværktøjerne blandt andet til at gøre arbejdsfordelingen tydeligere. Det bliver også lettere for medarbejderne at arbejde over grænser i forskellige projekter, f.eks. på tværs af afdelinger, lokaliteter, lande og endog imellem forskellige virksomheder.
En anden fordel er, at medlemmerne i gruppen lærer af hinandens måde at tilgå og tackle udfordringer – hvilket kan øge innovationsevnen.
Trenden går mod teambaserede værktøjer
E-mail og chat var de første digitale samarbejdsværktøjer, men nu går trenden mod teambaserede værktøjer.
– Det skyldes, at stadig flere medarbejdere i virksomhederne er med i forskellige samarbejdsgrupper, alt fra IT-projekter til salgskampagner. Selv er jeg med i ca. ti forskellige teams, udtaler Kristian Hedman, chef for Collaboration Sales hos Cisco i Sverige.
I årenes løb er der søsat flere samarbejdsværktøjer. Blandt nogle af de første var svenske Projectplace og Microsofts Sharepoint, som blev lanceret omkring årtusindskiftet. På samme tid kom boomet for videokonferencer. Nogle år senere blev cloud-værktøjer som Dropbox lanceret, og derefter tog de teambaserede cloud-værktøjer fart.
Trenden nu er, at flere og flere funktioner integreres i samarbejdsværktøjerne, f.eks. video- og taleopkald. Slack, Microsoft Teams og Cisco Spark er tre populære teamfokuserede, cloud-baserede samarbejdsværktøjer.
Cloud-baserede løsninger
– Mange virksomheder erstatter nu deres installerede samarbejdsplatforme og intranet med cloud-baserede løsninger. De moderne samarbejdsværktøjer er lette at få adgang til, og de passer til en virksomhed med behov for fleksibilitet, udtaler Hans Werner, analytiker hos IT-konsulentfirmaet Radar Ecosystem.
Samarbejdsværktøjet Slack er opbygget omkring ”kanaler”, som brugerne skaber til forskellige emner eller projekter. I hver kanal kan de medvirkende diskutere med hinanden, chatte eller dele dokumenter. Til forskel fra e-mail, hvor alle samtaler sker på ét sted, kan forskellige typer samtaler holdes adskilte, hvilket giver bedre overblik. Microsoft Teams og Cisco Spark fungerer på tilsvarende vis.
– Vores seneste version af Spark er udstyret med video- og taleopkald. Desuden er det muligt at koble Spark til et hvilket som helst videokonferencerum, fortæller Kristian Hedman.
Alfa og omega for at holde sammen på virksomheden
Betsson Group, der driver onlinespilsites som Betsson.com, Nordicbet og Betsafe, har over 1.800 medarbejdere fordelt på syv forskellige kontorer – bl.a. i Stockholm, Budapest og på Malta.
– Vores samarbejdsværktøjer er alfa og omega for at holde sammen på virksomheden, udtaler Eva-Lena Lettesjö, Change Manager hos spilselskabet Betsson Group.
Betsson Group har ud over e-mail længe gjort brug af Skype for Business, men satser nu på nye værktøjer for at arbejde smartere, ifølge Eva-Lena Lettesjö.
– Vi implementerer samarbejdsværktøjet Slack for at få en mere problemfri og ensartet informationsstrøm. Slack er en god måde at dele informationer og er desuden let at integrere med vores videokonferencer, fortæller Eva-Lena Lettesjö.
Betssons spilsites skal fungere problemfrit
Selv Betssons IT-organisation, med flere end 500 medarbejdere, er fordelt på de forskellige kontorer. Den har bl.a. ansvaret for den platform, hvorfra alle Betssons spilsites drives. Og driftskravene er skyhøje. Disse sites, som har godt og vel en halv million brugere, skal fungere problemfrit.
IT-udviklerne lægger nye spil og funktioner ud på sitene, deler koder og udvikler brugerfladen, integrationsmotoren og sitets funktioner. De har endvidere ansvaret for backoffice-systemer og transaktioner som ind- og udbetalinger.
– For at vores udviklingsteams skal kunne arbejde ud fra fælles arbejdsprocesser og få hurtige udviklingscyklusser, anvender vi samarbejdsværktøjerne Jira, Confluence og Servicenow, fortæller Eva-Lena Lettesjö.
Kernen i ændringshåndtering og hændelser
Det seneste i rækken af samarbejdsværktøjer er Servicenow, som er kernen i ændringshåndtering og hændelser i Betssons IT-miljø. Udviklerne skal registrere alle udgivelser og fejlrettelser i Servicenow for at kunne udføre ændringer i produktionsmiljøet, dvs. sites, spilmotorer og servere.
I værktøjet udføres risiko- og påvirkningsanalyser for at se, hvordan ændringer påvirker IT-miljøet – og i sidste instans kunderne.
– Systemejerne kan finde informationer om de ændringer, som skal udføres, om hændelser, som har fundet sted, og hvad vi gjorde for at løse dem, beretter Eva-Lena Lettesjö.
Endvidere bruges Servicenow til at planlægge og prioritere, hvad der skal gøres.
– I værktøjet får vi kontrol over, hvem der bestiller, og hvem der udfører. F.eks. kan udviklerne lægge bestillinger til IT-afdelingen, hvis der er brug for en ny server, fortæller Eva-Lena Lettesjö.
Næste skridt er at effektivisere kommunikationen mellem virksomheden og IT-organisationen, og derefter er planen, at også HR-afdelingen skal drage fordel af Servicenow.
– I dag laves der lister over sager, som skal udføres, men det foregår temmelig ustruktureret, bl.a. via chat. En sag kan være et spørgsmål vedrørende IT-support eller en bestilling af en IT-relateret tjeneste eller et produkt. Tanken er, at sagerne i Servicenow skal samles på et sted, så de kan håndteres hurtigere og betydelig mere struktureret, fortæller Eva-Lena Lettesjö.
Læs også Samarbejdsværktøjer – sådan kommer du i gang
Tekst: Johan Cooke
Illustrationer: Valero Doval
