Arbejdsplads

Scan dig til en lettere hverdag

De moderne scannere fra Canon kan automatisere og lette mange af rutine-processerne på jobbet. Det frigiver mere tid til andre opgaver, og der er modeller og software nok at vælge mellem. Det betyder, at virksomheden altid kan finde en løsning, der passer.

Behovet for at digitalisere sine dokumenter og arkiver bliver stadigt større – og det betyder, at behovet for hurtige, pålidelige og avancerede scannere følger med. Samtidig er der brug for, at scannerne enten kommer eller kombineres med en veludviklet og intelligent software, der kan gøre mere end blot at gemme en digital kopi af et vilkårligt dokument.

Her kommer Canons scannere helt logisk ind i billedet. Canon leverer en så stor og bred portefølje af valgmuligheder, at alle typer og størrelser af virksomheder reelt kan finde den scanner, der hjælper dem bedst i hverdagen.

– For os handler det altid om at den enkelte kunde får kortlagt sit behov – det kan helt oplagt gøres ved at ­spørge Dustin. Canon har så mange modeller, at der altid kan findes en, der passer, og ingen har glæde af at investere i en maskine, der kan dobbelt så meget i forhold til behovet, siger Søren Bech, der er key account manager hos Canon Danmark. Han tilføjer, at Canons scannere ”ikke bare er hyldevarer”, men at hver solgt scanner skal kombineres med den rigtige software for at optimere udbyttet. Netop den indledende dialog er vigtig på mere end ét plan, siger Bjarne Tönshoff, der er product business developer i Canons marketing-afdeling.

Scannere langt smartare end for få år siden

– Mange ser stadig en scanner som en kontormaskine, der ”bare” indlæser et dokument – og så kan den ikke ret meget mere. Men scannere i dag er langt smartere end for få år siden, og med de rigtige indstillinger af den rigtige software kan en scanner blive en stor hjælp i hverdagen, fordi den kan overtage og automatisere mange af de traditionelle arbejdsgange f.eks. i en økonomiafdeling, siger han.

En moderne scanner kendes nemlig ikke kun på, at den gengiver farver og dybder korrekt, hvis der f.eks. er tale om billeder eller et logo. Den bidrager også til at gøre hverdagen og arbejdsprocesserne mere strømlinede og effektive.

– I dag kan du bede en scan-software om at klassificere og sortere dokumenterne automatisk. Det betyder, at du f.eks. i en regnskabsafdeling beder scan-softwaren om at sortere fakturaer, følgesedler, kreditnotaer og tilbud hver for sig, så du ikke skal gøre det manuelt, så snart scanningen er gennemført. Scan-softwaren kan, ud fra nogle programmeringer, ganske enkelt se forskel på dokumenterne, forklarer Bjarne Tönshoff.

Det betyder, at færre hænder skal have fat i dokumenterne, og det frigør tid til andre opgaver. Den tidsmæssige besparelse er et væsentligt parameter, samtidig med at nogle af de mest udprægede rutineopgaver bliver overtaget af scanneren. Dermed får virksomheden også flere menneskelige ressourcer til rådighed til de opgaver, scannerne ikke kan klare.

– Via scanneren og softwaren kan du sende fakturaer til betaling på den rigtige dato. Du kan tjekke, om kunderne betaler til tiden, og du kan bede systemet om automatisk at ­forberede rykkere, hvis de ikke gør det. Men det er vigtigt at understrege, at du altid kan og bør lægge en menneskelig godkendelsesfaktor ind, inden du sender en rykker ud – og det er også kodet ind i systemet, siger Søren Bech og tilføjer, at den nye generation af scannere – som al teknologi – vil medføre nye vaner på jobbet.

Bærbare scannere sparer tid

Det gælder også de bærbare scannere, som har gjort det langt lettere at være på landevejen. – Mange brancher – lige fra transportsektoren til forsikringsfolk – kan have brug for at scanne og gemme dokumenter, når de sidder over for en kunde og har fået en frisk underskrift på en aftale. Vores scannere kan gemme og klassificere dokumenterne med det samme, så han eller hun ikke skal igennem en masse ekstra tastearbejde tilbage på kontoret. Det er ikke kun med til at øge mobiliteten på arbejdspladsen; det er også med til at spare tid – tid, der kan bruges til gavn for virksomheden, siger Bjarne Tönshoff.

Digitalisering af arkivmateriale

Et særligt område, hvor de moderne scannere giver god mening, er digitalisering af arkivmateriale. Det gælder f.eks. offentlige kontorer, som i disse år er i fuld gang med at indlæse gamle dokumenter, så både myndigheder og borgere kan finde dem frem med enkelte klik fra skrivebordet.

En del private virksomheder har dog også arkivforpligtelser, de skal leve op til, påpeger Bjarne Tönshoff.

– Advokatkontorer og revisorer skal gemme dokumenter mange år tilbage, og et fysisk arkiv kan være tidskrævende at finde rundt i. Hvis du kan søge i systemet uden at flytte dig fra din stol, sparer du en masse tid, som i stedet kan bruges på kunderne, siger han.

Canon har også erfaring med, at f.eks. rådgiver-virksomheder har brug for let adgang til de gamle dokumenter.

– En virksomhed, der laver produktionsanlæg, skal typisk gemme tegningerne i hele anlæggets levetid. Her giver det også god mening at digitalisere tegningerne, siger Søren Bech.

For dem begge er det vigtigt, at en scanner på skrivebordet i sig selv ikke løser nogle problemer. Kunden skal have præcis den software, der hjælper bedst i hverdagen, og samtidig er IT-sikkerhed et stadigt større fokusområde i danske virksomheder. Det gælder også ved scanning.

Rigtige scannerløsning frigør virksomheden ressourcer

– Canon har tænkt sikkerheden ind i alle løsninger, så oplysninger ikke falder i de forkerte hænder. Samtidig har vi et stort fokus på value-for-money, for selvfølgelig kan det være en stor beslutning for en mindre virksomhed at anskaffe en scanner. Når du har brugt pengene, skal du jo også afsætte lidt tid til at lære at bruge den og gøre scanninger til en del af rutinen, så investeringen kan betale sig – og her er det en fordel, at brugervenligheden på Canons maskiner er helt i top. De er ikke komplicerede at lære at bruge, og med en kort oplæring kan du komme hurtigt i gang, siger Søren Bech og tilføjer, at automatisering af rutineopgaver kan have en positiv sideeffekt:

– For mange ansatte betyder det en øget arbejdsglæde, hvis rutineopgaverne bliver skåret ned. De kan aldrig fjernes helt, men med den rigtige scannerløsning frigør virksomheden ressourcer til mange andre ting, understreger han. Nogle vil indvende, at vi i forvejen lever i en digital verden og at papir er på vej ud. Rygterne om det papirfri kontor har svirret i mange år, men indtil nu har det kun været rygter – og vi kommer nok aldrig helt væk fra papir, siger Bjarne Tönshoff.

– Der bliver stadig printet lystigt på de danske kontorer, og det vil vi blive ved med i mange år endnu. Det handler ikke kun om vane, men også om at papir er et fysisk produkt, og det har nogle fordele i forhold til at læse alting på en skærm. Derfor er der fortsat brug for printere – og for scannere, siger han.

Canon favner bredt

Canon kan levere hele paletten af scannere til alle formål:

  • Dokumentscannere – hurtige og brugervenlige, når papirer skal forvandles til data
  • Bærbare scannere – driftssikker scanning af kontrakter, tilbud og fakturaer direkte fra landevejen
  • Storformatscannere – ideel til f.eks. tekniske tegninger og byggeplaner