Nye samarbejdsværktøjer kan bryde en virksomhedskultur, hvor medarbejdere ikke samarbejder tilstrækkeligt. Men det kræver mere end teknisk support for at lykkes.
Første skridt er en behovsanalyse.
– Sørg for at have repræsentanter fra brugerne, og find ud af, hvad værktøjet skal bruges til og hvorfor, siger Oscar Berg, VD og digital virksomhedsdesigner hos IT-konsulentfirmaet Unicorn Titans.
De tilgængelige værktøjer bør derefter evalueres ud fra virksomhedens behov.
Det er nemt at prøve sig frem, da de fleste værktøjer kan afprøves gratis i en begrænset periode via nettet, siger Oscar Berg.
Et andet godt råd er at kontakte andre virksomheder og drøfte deres erfaringer med forskellige værktøjer, hvilket desuden kan give nye idéer til, hvordan de kan anvendes.
Sideløbende skal virksomhedens ledelse arbejde med at fremme motivationen blandt medarbejderne. Der skal være en vilje til at anvende samarbejdsværktøjerne og til at hjælpe hinanden inden for virksomheden.
Når man har bestemt sig for et eller flere værktøjer, er det vigtigt, at der er mulighed for support.
– Der skal være nogle personer i virksomheden, som kender værktøjet tilstrækkelig godt til at kunne oplære andre. F.eks. hvordan man indkalder til et møde eller starter nye projekter. Sørg også for at udfase gamle værktøjer, så snart de nye er på plads, siger Oscar Berg.
Eva-Lena Lettesjös bedste råd om samarbejdsværktøjer
- Vær sikker på, at samarbejdsværktøjerne er nemme at integrere.
- Når nye værktøjer skal implementeres, skal de gamle fases ud med det samme.
- Sats på værktøjer, som er enkle at administrere og brugervenlige.
- Foretag opfølgninger, fremhæv værktøjernes fordele.
- Tydeliggør, hvilke der skal anvendes og hvorfor, men kontrollér ikke for meget.
Samarbejdsværktøjer til at holde styr på opgaverne
Box
Fildeling på mobile enheder, samarbejde i forretningsprocesser, chat og IT-styring.
Mitel
Kommunikationsløsning med fokus på mobilitet, som understøtter alle former for samarbejde inklusive tale- og videoopkald samt IM (instant messaging).
Dropbox
Cloud-tjeneste til bl.a. fillagring og fildeling.
Google G Suite
Bl.a. e-mail, dokumentdeling, kalender, tale- og videoopkald.
Teamweek
Værktøj til ressourceplanlægning med træk og slip-funktionalitet.
Meetingsphere
Projektstyring, analyse og lagring med automatisk rapportgenerator.
Microsoft Teams
Kobles til Office 365 og indeholder chat, digitale møder, planlægning, Skype samt et væld af andre applikationer.
Mindmeister
Et visuelt værktøj til hukommelseskort. Passer til brainstorming, noter og projektplanlægning.
Spark
Leveres fra Ciscos cloud og tilbyder tjenester som IM (instant messaging) og webmøder. Interaktivt whiteboard findes som supplement.
Slack
Værktøj til gruppekommunikation og IM (instant messaging), understøttet af kanaler og emneområder.
