Arbejdsplads

Office 365 er det komplette kontor i skyen

Features som Delve og Yammer gør det endnu lettere at samarbejde og dele informationer.

Bedre samarbejde og en øget produktivitet gennem en bedre udnyttelse af de fælles data og den fælles viden. Det er én måde at beskrive Office 365-systemet på. Et system, som siden sin introduktion for tre år siden, er blevet hverdag på stadigt flere arbejdspladser – såvel verden over som i Danmark.

Årsagerne er mange og gode, mener produktchef for Office 365 hos Microsoft Danmark, Andreas Aksglæde Stahl. Han Office 365 er det komplette kontor – i skyen kalder systemet ”en samarbejds- og produktivitetsplatform”. Det skyldes ikke mindst de løbende opdateringer, som er en mindre guldgrube af muligheder for at forbedre både den interne kommunikation og virksomhedens intelligente brug af sine data. Det skyldes, at disse features analyserer folks adfærd og
hjælper den enkelte bruger til en mere effektiv hverdag.

– I den henseende er Delve et fantastisk værktøj. Delve er et dashboard, som viser dig et mix af content på tværs af Office 365. Du kan både se dine egne dokumenter og de dokumenter, dine kolleger arbejder med lige nu. Der er tale om dokumenter, som bliver gemt i OneDrive for Business eller som er blevet delt med dig f.eks. i en e-mail, siger Andreas Aksglæde Stahl og fortsætter:

– De dokumenter, du ser på din egen side, er ikke organiseret efter tid eller alfabetisk. I stedet organiserer Delve dokumenterne efter hvad der sandsynligvis er mest relevant for dig netop nu.

Og hvordan kan Delve så vide det?

– Hjernen bag er The Office Graph, som konstant samler og analyserer de signaler, du og dine kolleger sender til hinanden via Office 365. Det kan f.eks. være, hvis I arbejder på det samme dokument.

En anden faktor kan være, hvem du e-mailer mest med, hvem du tidligere har samarbejdet med eller hvem din daglige leder er. Delve bruger så resultatet fra Office Graph-analysen til at vise dig de dokumenter, der mest sandsynligt er relevante for dig i øjeblikket – f.eks. hvis flere af dine nære kolleger ser på eller arbejder i dem, forklarer Andreas Aksglæde Stahl.

Jo mere man bruger Office 365 til at samarbejde, jo bedre fungerer Delve. Samtidig hører det med, at du kun kan se de dokumenter, du har adgang til. Det er stadig kun dig, der kan se dine private dokumenter, og du kan heller ikke se andres private dokumenter. At Delve hjælper med at sortere i informationerne, kan bruges på mange typer arbejdspladser.

– Mange af os får et trecifret antal mails om dagen eller i hvert fald i hundredvis om ugen. Vi bliver bombarderet med informationer og indhold, og jo mere vi modtager, jo vigtigere bliver det, at vi hurtigt kan finde det relevante, siger Andreas Aksglæde Stahl.

Men samarbejdet slutter ikke med Delve, for Office 365-pakken byder på andre gode muligheder. F.eks. Yammer, der er en slags internt socialt medie.

– Yammer kan du bruge til at oprette grupper i forbindelse med projekter, du kan lave erfaringsdeling om specielle typer projekter, eller du kan lave grupper til sociale sammenhænge, hvis f.eks. virksomheden skal stille med et hold til det lokale motionsløb. Det er meget op til brugerne selv, siger Andreas Aksglæde Stahl, der selv bruger Yammer flittigt i sin hverdag.

– Jeg får f.eks. masser af spørgsmål fra kunderne, og jeg kan altså ikke selv svare på dem alle. Via Yammer kan jeg lægge f.eks. meget tekniske spørgsmål ud til Microsoft-ansatte over hele verden, og i løbet af kort tid får jeg det korrekte svar, siger han.

Samtidig understreger produktchefen, at Yammer ikke kun kan bruges af store, internationale virksomheder.

– Det giver selvfølgelig god mening, hvis man har afdelinger på flere adresser, men alle de virksomheder, der arbejder bevidst og kreativt med videndeling kan profitere af det. Jeg har kendskab til virksomheder ned til fem medarbejdere, som flittigt bruger Yammer, påpeger han. Office 365-pakken er på kort tid blevet meget populær, også i Danmark.
Det forstår Andreas Aksglæde Stahl godt.

– Du betaler et månedligt abonnement for din 365-pakke, og det er ikke dyrt. Den populære Business Premium omfatter hele Office 365-pakken og mail for kun 78,70 kr. pr. bruger om måneden. Desuden skal du ikke vente på opdateringer, men får dem med det samme, og Office 365 er kompatibelt til alle platforme og devices; også Mac. Og med OneDrive kan du lagre ubegrænsede mængder data i skyen, hvilket efter vores mening er klart den sikreste måde at gøre det på – dine data ligger godt beskyttet i et af vores datacentre, og du behøver ikke have en server stående i hjørnet, siger han.

FUN FACT:

Mew brugte OneNote til at lave en musikvideo

I foråret inviterede rockbandet Mew 1.000 fans fra hele verden med ind til skabelsen af en ny musikvideo med sangen ”The Night Believer”.
Det skete via app’en OneNote i Office 365. Her kunne fans uploade egne videobidder, kommunikere med hinanden, kigge med i bandets onlinenotesbøger samt tale med bandet vis Skype. Via OneNote kunne fans, på tværs af tidszonerne, blive involveret og bidrage på lige fod.

– Mew er ikke anderledes end en lille eller mellemstor dansk virksomhed, der har brug for en fleksibel online-platform, hvor de kan invitere folk indenfor uden at lade sig bremse af geografien. Dette projekt viser blot, at det faktisk kun er fantasien, der sætter grænser, siger Andreas Aksglæde Stahl.

Tekst: Per Gregersen
Foto: Shutterstock , istockphoto, Microsoft

16 december 2015

Tags