For de fleste virksomheder er der store fordele ved at begynde at bruge moderne samarbejdsværktøjer. Det er vigtigt med et godt og fleksibelt værktøj til samarbejdet, ikke mindst fordi vi arbejder mere og mere i projekt- og arbejdsgrupper. Det sparer også meget tid og gør medarbejdernes hverdag nemmere. Udfordringen består i at motivere medarbejderne til at begynde at arbejde på en ny måde og lære et nyt værktøj. Her fortæller vi om Microsoft Teams, og hvad du kan gøre for, at du og din gruppe kan komme i gang og begynde at bruge Teams.
Mange systemer er en tidsrøver på arbejdspladsen
I dag er det almindeligt, at medarbejderne arbejder i forskellige systemer og hele tiden skal skifte mellem forskellige programmer. Når informationen er spredt over flere steder, bliver det også svært at finde frem til den. Det er tidskrævende for medlemmerne i en gruppe at sende fælles arbejdsdokumenter frem og tilbage, og ofte er man ved at drukne i mails.
Fordele ved moderne samarbejdsværktøjer
I dag kan man vælge mellem flere forskellige værktøjer til samarbejde. Et af dem er Microsoft Teams, som indgår gratis i Office 365. Microsoft Teams kan bruges på enhver enhed, du ønsker, så du og din gruppe kan arbejde sammen, uanset hvor I befinder jer.
I stedet for at skifte frem og tilbage mellem forskellige systemer og sende dokumenter til hinanden kan I bruge Teams til at oprette en gruppe, hvor alle de dokumenter og oplysninger, som I har brug for, er samlet. Der kan I for eksempel have rapporter og dokumenter, som I kan arbejde med i realtid, I kan samle aktiviteter, der skal udføres, se gruppens kalendere, chatte, ringe til hinanden og booke møder. Det hele på ét og samme sted.
Forberedelse er alfa og omega for at motivere medarbejderne
For at motivere dine medarbejdere til at begynde at bruge nye samarbejdsværktøjer er det vigtigt at forberede sig rigtigt. Hvad vil I opnå i virksomheden med det nye værktøj? Hvordan ønsker I, at medarbejderne skal bruge det?
Derefter har du som chef, eller leder af en arbejdsgruppe, brug for at afdække behovene i din afdeling eller gruppe og få en idé om, hvor I skal begynde. Det må gerne være noget, der er let at arbejde med i starten, så du får medarbejderne med, for eksempel et projekt, som I arbejder sammen om.
En nemmere hverdag med fælles dokumenter på ét og samme sted
Et godt råd er at starte med filhåndteringen og flytte dokumenter til gruppens arbejdsområde i Microsoft Teams. Det er nemt at forstå fordelen ved Teams, når alle jeres fælles dokumenter findes det samme sted, og I kan arbejde sammen med dem i realtid i stedet for at maile dem til hinanden. Når alle er trygge ved at arbejde i Teams, kan I tilføje flere funktioner.
Intuitivt og let at lære
I lighed med de fleste andre forandringer kan der være modstand hos medarbejderne mod at lære en ny måde at arbejde på. Den nemmeste måde til at komme i gang er at starte med et mindre projekt og prøve sig frem. En stor fordel ved Microsoft Teams er, at den er en del af Office-familien. Det gør det nemt og intuitivt for dine medarbejdere at lære det.
Vil du vide mere om Teams?
Få dine medarbejdere ombord ved at deltage i en af vores workshops. Eller brug det til at få mere at vide. Angiv din interesse for at få flere oplysninger.
Kom i gang med Teams ved at se, hvordan det fungerer, i en af vores workshops. Angiv din interesse for at få flere oplysninger.
Læs mere:
Mere effektivt samarbejde med Microsoft Teams
Nemmere lagring og håndtering af information med Microsoft Teams
Bedre sikkerhed med Microsoft Teams som samarbejdsværktøj
Microsoft Teams – et nyt værktøj til mere effektivt samarbejde
Nemmere samarbejde med Teams
