Kundecase

Legende let med nyt CRM-system

Familievirksomheden Rodeco producerede oprindeligt udstyr til svømmeundervisning – et område, der kræver omfattende viden om sikkerhed, love og regler. Da de med samme øje for sikkerhed bredte sig til legeudstyr på landjorden, kom succesen. I dag leger børn i Rodecos miljøer i 35 lande verden over. Kunderne er primært butikskæder, hoteller og husejere.

– Næsten 80 % af vores salg går til eksport. Vi har et moderne produktsortiment med skandinaviske farver og design. Som totalleverandør designer vi miljøerne – gerne med kundens profil – hvorefter vi producerer og installerer dem, fortæller Daniel Lind, adm. dir. hos Rodeco. 

Behov for at arbejde mere effektivt
Virksomheden er vokset kraftigt i de senere år. Dette har skabt et behov for at arbejde mere effektivt. Blandt andet fik vi behov for at samle informationerne om de enkelte projekter og gøre dem let tilgængelige i et brugervenligt system.

– Vi kiggede på de færdige CRM-systemer, der findes på markedet, men de er dyre lige fra starten, og for at få den støtte til vores virksomhed, som vi var ude efter, skulle vi foretage mange tilpasninger, hvilket ville medføre yderligere udgifter, siger Daniel Lind. 

CRM-løsning i SharePoint
Siden 2008 har Dustins it-eksperter taget vare om Rodecos it-drift, vedligeholdelse og rådgivning. Eksperterne har hjulpet med både behovsanalyser og forslag til hensigtsmæssige løsninger. Da Rodeco allerede havde implementeret Office 365 og brugte SharePoint som intranet, besluttede man i fællesskab at udnytte disse produkters potentialer bedre. Løsningen blev en individuel CRM-løsning, totalt tilpasset efter Rodecos eksisterende processer.

– Vi havde en idé om, hvad vi ville gøre, men hvordan kunne vi få vores processer ind i systemet? Her bidrog Dustins it-eksperter med viden. Vi kastede bolde op i luften, og de greb dem og sagde, hvad der kunne gøres, og hvordan det bedst gøres. SharePoint er et fantastisk værktøj, og Dustins eksperters viden om det er i verdensklasse, siger Tobias Lindqvist, sælger og intern projektleder for løsningen hos Rodeco. 

Projektledelses- og tidsrapporteringssystem
Den løsning, der for nylig blev taget i brug, omfatter et projektledelses- og tidsrapporteringssystem. Her samles alle informationer om hvert kundeprojekt i et system, der følger Rodecos proces fra tegnebordet til færdig installation. Alt, der sker i et projekt, registreres, og der indlægges påmindelser, som udsendes automatisk af systemet.

– Vi slipper for at løbe rundt og spørge eller give hinanden påmindelser, og får i stedet mere tid til at gøre det vi egentlig skal. Vi har reduceret unødig ”støj” med 30 %. Desuden kan vi til hver en tid åbne et projekt og have alle informationer ved hånden – f.eks. ved service, siger Tobias Lindqvist. 

Nøgletal om virksomhedens status
Systemet gør det også nemt at udarbejde overordnede informationer i form af forskellige nøgletal om virksomhedens status og præsentere dem på en overskuelig måde i tilpassede oversigter med grafer, diagrammer osv.

– Det er en brugervenlig metode til at følge med i vores virksomhed og lønsomhed, samt hvor medarbejderne befinder sig. Det bliver et godt værktøj til at se trends og planlægge arbejdet, mener Daniel Lind.

På lidt længere sigt regner han med, at Rodeco går over til et mere omfattende CRM-system, men han mener, at et skræddersyet system i SharePoint er et godt skridt på vejen.

– Vi havde brug for et fælles internt arbejde for at få mere styrede arbejdsrutiner. Når man selv skaber noget sammen med dygtige leverandører som Dustins it-eksperter, får man en bedre og nemmere overgang til nye arbejdsrutiner, siger han.


Tekst: Björn Raunio
Foto: Peter Jönsson