Hverdage med forandringer

Skoledagene for 10.000 elever og lærere i Grenland kommer på smidigste vis til at hænge sammen takket være enheder, der er tilpasset den enkelte brugers behov. Det sparer både tid, penge og irritation.

IT-samarbejdet i Grenland (ITG) består af en IT-afdeling, der er fælles for kommunerne Skien, Bamble og Siljan. Afdelingen har 30 medarbejdere og kontor i Skien.

– Stordrift er effektivt, og vi benytter samme platform, når det er muligt. Der findes nogle forskellige specialsystemer i kommunerne, men vi benytter samme hardware og operativsystem, fortæller IT-rådgiver Kristin Bakken fra ITG.

Brugerne i grundskolen består af 10.000 elever og lærere.

– Brugermiljøet er en blanding af iPads og computere. Man har fastsat et mål for antal enheder pr. elev, og i grundskolen er målet 1:1, siger Bakken.

Erfaring og kompetencer

ITG har gennemført et pilotprojekt omkring sin Mobile Device Management (MDM)-løsning til iPads på skoler.

– Pilotprojektet viste os, at løsningen var både ustabli og sårbar. Den tog ikke hensyn til stordrift, og den krævede alt for omfattende vedligeholdelse. Det er en stor og meget kompleks brugergruppe med forskellige behov, der varierer afhængig af aldersgruppen. Derfor er det vigtigt, at ændringer ikke skal udføres manuelt. Vi er afhængige af automatisering og en løsning, der fungerer sammen med vores andre systemer, siger Bakken.

Kompetent sparringspartner

ITG ville skabe en MDM-løsning, der tager hensyn til disse problemstillinger og begyndte at lede efter en sparringspartner med den erfaring og de kompetencer, der skulle til for at udvikle en løsning, som fungerer optimalt i et stordriftsmiljø.

– Vi var på jagt efter en partner, der kunne svare på vores spørgsmål og komme med forslag til gode løsninger. Valget faldt på Dustin, fordi vi havde gode erfaringer med nogle af deres konsulenter fra tidligere projekter. Vi oplevede, at de havde de kompetencer og den erfaring, som vi ønskede at finde hos en sparringpartner, fortæller hun.

Robust løsning

Løsningen blev platformen VMWare Workspace med Unified Mobility Workspace (UMW). Den gør det muligt at håndtere en stor og kompleks brugergruppe med automatiske løsninger.

– ITG er et specialmiljø med gode tekniske kompetencer. Vi har en god viden om brugerne og deres behov, og Dustin supplerede med deres kompetencer, erfaring og ”best practice” fra andre projekter. I samarbejde skabte vi en robust løsning, der tager hensyn til de udfordringer, der opstår ved stordriftmiljø, når man gerne vil automatisere ændringer i brugeradgangen, siger Bakken.

Forandringer i brugergruppen

I modsætning til de virksomheder, hvor brugergruppen er relativt stabil, så sker der hver dag ændringer blandt skolens elever. Der kommer nye første klasser til, og niende klasserne forlader grundskolen. De andre elever begynder på nye undervisningsforløb, og mange elever skifter skole hvert år.

– Derfor ændrer det sig hele tiden, hvem der skal have adgang og til hvilke programmer. Da eleverne er for unge til at have deres eget Apple-id, kan de ikke selv hente software. Tidligere brugte skolen meget tid på at tilpasse enhederne til de forskellige brugere, siger hun.

ITG benytter også UMW-softwaren til blandt andet kommunal administration.

– På trods af det var det frem for alt i skolen, at vi havde de største udfordringer og det største behov for at automatisere, fordi brugergruppen hele tiden forandrede sig, tilføjer hun.

Klar til brug

At vedligeholde skolernes iPads manuelt er så godt som umuligt.

– Det kræver i hvert fald virkelig meget arbejde. UMW-løsningen gør, at eleverne og lærerne får enheder, der er klar til at tages i brug, og de slipper for at skulle bruge store dele af arbejdstiden på at tilpasse dem til hver enkelt bruger. Løsningen er enkel i drift, og den kan fungere langt ud i fremtiden. Samtidig er det en robust løsning, både hvad angår beskyttelse af persondata og IT-sikkerhed, siger Bakken.

At have Dustin ved sin side under projektet har været en stor tryghed.

– De har erfaring fra tilsvarende områder og kunder, og de har sørget for, at vi har fået en løsning, der er god på langt sigt. Vi er meget tilfredse med både samarbejdet og resultatet, siger Kristin Bakken.