Arbejdsplads

Guide: Vælg den rette printer

Du ved, at du skal bruge en printer - men hvilken? Jo flere krav du har, jo nemmere er det at finde en printer, som passer til dine behov. Det er selvfølgelig lettere sagt end gjort, hvis du ikke ved, hvad de forskellige funktioner betyder, og hvordan de forskellige teknologier adskiller sig fra hinanden. Med denne guide vil vi hjælpe dig med at finde den rette printer til dig eller din organisation.

I guidens første del gennemgår vi de spørgsmål, du bør stille dig selv, inden du træffer en beslutning. I den anden del giver vi tips og råd baseret på brugertyper. Til sidst gennemgår vi de funktioner og termer, som du kan møde, når du sammenligner forskellige modeller med hinanden.

Del 1

De grundlæggende spørgsmål

Behov?

Man taler ofte om det papirløse kontor, men det forventes alligevel, at din virksomhed skal have adgang til en printer. Ofte til at printe kontrakter, dokumentation og fakturaer. Sådan som dokumenthåndteringen ser ud i dag, kan mange virksomheder tjene på at investere i en printer med flere funktioner, større kapacitet og mulighed for scanning og kopiering af dokumenter.

Printer til arbejdsgrupper?

En af de første ting, du bør tage stilling til, er, om du skal bruge en printer til arbejdsgrupper eller ej. En printer til arbejdsgrupper er designet til at klare større belastning end almindelige printere og har ofte mere avancerede netværksfunktioner.

Bedre processorer og mere RAM-hukommelse gør printeren til arbejdsgrupper hurtigere end en printer til hjemmebrug, og større mediekapacitet gør, at du ikke ligeså ofte skal fylde på med mere papir. Mulige ulemper med printere til arbejdsgrupper er, at de er dyrere i indkøb, og at de ofte er tunge og optager meget plads.

Budget?

En printer kan koste alt fra et par hundrede til flere hundredtusinde kroner. Det, du betaler for, når du køber en dyrere printer, er først og fremmest hastighed og kvalitet.

Fotografer og andre, der stiller meget høje krav, køber sjældent de allerbilligste printere, og virksomheder med mange medarbejdere kan have brug for en hurtig printer med høj kapacitet. Det er også vigtigt at tage hensyn til printerens driftsomkostninger. Eftersom der ikke er én fælles standard for måling af pris pr. printet side, skal man tage producenternes oplysninger med et gran salt. De fungerer dog fint til at give et fingerpeg. Faktorer, som påvirker printomkostningerne, er antallet af printede billeder og hvor meget farve, der bruges.

Noget, der er vigtigt at tænke på i forbindelse med nyt indkøb, er altid at se på printmiljøet som helhed for at gøre det så omkostningseffektivt og ensartet som muligt. Ting, som kan øge den totale omkostning, er f.eks. ekstra garantier og eventuelle serviceaftaler.

Tips: Vælg printer af samme mærke

Hvis din virksomhed skal bruge flere printere, er det nemmere, hvis alle er fra samme mærke og allerhelst af samme model, så de kan bruge de samme forbrugsstoffer. For at finde det rette blæk eller toner til din printer, kan du bruge Dustins blæk- og tonerguide.

Papirstørrelse

I dag er A4-printere det mest almindelige, men mange virksomheder vil gerne kunne printe i det større A3-format. Hvis du sommetider har brug for at printe lidt større, f.eks. marketingmateriale eller store tegninger, kan A3-printeren være det rette valg, eftersom samme printer også kan bruges til A4-papir.

En anden mulighed er storformatprinteren. Disse har længe været meget dyre, men i takt med at priserne er faldet, har flere fået øjnene op for dem. Storformatprinteren fungerer på samme måde som en traditionel printer, men printer ofte på papirrulle i stedet for separate papirark. Papirets bredde måles normalt i tommer.

Storformatprinterne er meget interessante for grafiske designere eller arkitekter, som har brug for at printe store tegninger, og de senere år er de gået fra at være meget specialiserede til mere allround-orienterede. Storformatprinteren kan være en god investering for dem, der vil kunne printe skilte og salgsmateriale.

Multifunktion eller singlefunktion?

Skal du kun printe, eller vil du også kunne scanne, faxe og kopiere dokumenter? Printere, som kan mere end én ting, kaldes multifunktionsprintere (MFP). At vælge en multifunktionsprinter i stedet for en singlefunktionsprinter og en separat scanner kan være en god måde at spare både plads og penge på.

En anden mulighed er den mobile printer. Mobile printere er som regel kompakte nok til at være i en taske, har indbygget batteri og tilslutter via Bluetooth - perfekt, hvis du skal printe f.eks. en kontrakt ude ved en kunde.

Farve eller sorthvid?

Skal du kunne printe i farve, eller kan du nøjes med sorthvid? Et generelt tip er at overveje, hvordan behovet ser ud i fremtiden, og om arbejdspladsen vil blive udvidet. Hvis du køber en sorthvid printer uden kopieringsmulighed, har du ikke bagefter mulighed for at tilføje dette.

Sikkerhed

Sikkerhedsaspektet er noget, som mange glemmer, når de vælger printer. En af de mest grundlæggende sikkerhedsfunktioner er ”Pull Printing”, som bygger på, at du, på den ene eller den anden måde, skal identificere dig for at hente en udskrift, f.eks. via PIN-kode, ID-brik eller fingeraftryk.

Organisationer med større krav til sikkerhed kan se nærmere på HP's Enterprise-modeller. De har sommetider indbyggede funktioner, der beskytter mod angreb og skadelig software.

Printteknologi

Blæk eller laser? Spørgsmålet er blevet stillet igen og igen i årtier, men der er stadig ikke ét svar. Før plejede man at forbinde blækprintere med hjemmebrugere, imens laserprintere var en selvfølge i kontormiljøer - men i takt med at begge teknologier er blevet forbedret og forfinet, er valget ikke længere en selvfølge.

Laserprintere
Man kan generelt sige, at laser er et godt alternativ, hvis du printer større volumener, ofte printer tekstdokumenter og ønsker høj hastighed. Laserprinteren bruger tonerkassetter, som er fyldt med pulver, og som brændes fast på papiret ved print. Store tonere med kapacitet på op til 10.000 sider har før været noget, der har været en fordel ved laserprintere, men der er begyndt at dukke blækprintere op med lignende kapaciteter. Når du læser om laserprintere, vil du formentlig møde begrebet LED-printer. LED-printeren er en videreudvikling af laserprinteren, og den bruger lysdioder i stedet for laser. Teoretisk set muliggør LED-teknologien endnu mere kompakte printere, men i praksis er der ikke meget, der taler for det ene eller det andet.

Blækprintere
Hvis du prioriterer at kunne printe med høj billedkvalitet og i farve, kan blækprinteren være det rette valg. En almindelig opfattelse er, at blækprintere er dyrere i drift end laser, og at det tager tid for blækket at tørre, men sådan er det ikke nødvendigvis mere. Blandt printere til hjemmebrug er der f.eks. varianter, der bruger genopfyldelige blækbeholdere, og til kontorbrug har HP printerserien PageWide.

Fotoprintere
Hvis du først og fremmest printer billeder og har store krav til printkvaliteten, fås der printere, som specialiserer sig i billeder. De kan f.eks. udmærke sig ved at understøtte tykkere specialpapir, printe med blæk i flere farver og have en lavere mindste dråbestørrelse (måles i PL.) En mindre dråbestørrelse betyder, at printeren kan gengive detaljer med endnu større præcision.

Matrixprinter
Matrixprinteren er kendt for at være pålidelig og billig i drift og passer derfor godt i receptioner eller kontormiljøer, hvor man løbende har brug for at printe fakturaer og følgesedler i meget store volumener.

Tips: Husk den totale omkostning

Når du regner på den totale omkostning, skal du ikke stirre dig blind på printerens pris. Andre interessante ting at se på er pris pr. printet side og eventuelle vedligeholdelsesomkostninger. Ofte kan det være værd at bruge et par tusinde kroner ekstra for at få en printer, der er billigere i længden.

Printhastighed?

Hvor hurtig en printer du har brug for, afhænger af hvor meget og hvor mange, som skal bruge printeren. Hvor hurtigt printeren starter op, og hvor hurtigt den printer, afhænger blandt andet af den teknologi den bruger, hvor meget RAM-hukommelse den har og hvor hurtig processoren er. En langsom printer kan printe cirka 20 sider pr. minut, og de allerhurtigste kan printe det tredobbelte på samme tid. Printhastigheden måles oftest i PPM (sider pr. minut). Et andet mål, som kan være interessant, er den tid, det tager for printeren at producere den første udskrift.

Printkvalitet?

Et af de vigtigste mål, når det gælder printerens printkvalitet, er opløsning - det vil sige antallet af punkter, det printede billede består af, og hvor tæt punkterne er placeret. Målet, der bruges, er DPI (punkter pr. tomme) og angives både horisontalt og vertikalt. En printer med opløsningen 600 x 600 DPI printer altså 600 x 600 punkter i en kvadrat, hvor hver side er en tomme. Høj DPI er meget vigtigt, hvis du printer store billeder. Almindelige opløsninger er 600 DPI og 1200 DPI.

For professionelle brugere kan det også være en god idé at undersøge printerens farveomfang. Andre mål, der påvirker printerens printkvalitet er farvedybde og gråskala, som begge oplyses i bit.

Del 2

Typer af brugere

Når du vælger printer til din virksomhed, er det vigtigt at tage hensyn til hvor mange, der skal bruge printeren. Det er svært at give konkrete råd, eftersom alle virksomheder har sine individuelle behov, men i denne del forsøger vi at give lidt mere generelle tips, som forhåbentlig peger dig i den rigtige retning.

Hjemmekontoret

For hjemmekontoret eller den mindre virksomhed er det ikke nødvendigt at have en avanceret printer til arbejdsgrupper. Af pladsbesparende årsager kan det være værd at satse på en multifunktionsprinter, som kan scanne, kopiere og printe. Hastighed og mediekapacitet er ofte mindre vigtigt. Det, du skal overveje, er, om du skal have en blækprinter eller en laserprinter. Hvis du primært skal printe tekstdokumenter, kan laser være det bedste valg, men hvis du vil printe mange farvebilleder, kan det være en idé at overveje en blækprinter.

Den lille arbejdsgruppe (op til 10 brugere)

I arbejdsgrupper, hvor flere personer bruger printeren, bør du se på mere professionelle printere til kontorbrug. For denne type af brugere plejer printhastigheden ikke at være et problem, eftersom der sjældent er kø til printeren. Det kan derimod være en god idé at satse på en printer med stor mediekapacitet. Af praktiske årsager kan det være en god idé at vælge en multifunktionsprinter, som kan scanne, faxe og kopiere.

Den mellemstore arbejdsgruppe (10-20 brugere)

Til den mellemstore arbejdsgruppe kan det være smart at vælge en printer, som kan printe mindst 30-40 sider pr. minut for at undgå kødannelse i printerrummet. Du bør også tage hensyn til, hvor meget som printes hver måned og vælge en printer, som matcher dette behov. Mange producenter kalder dette noget i stil med ”driftscyklus pr. måned” eller lignende. I denne kategori er laserprintere mere almindelige end blækprintere.

Den store arbejdsgruppe (mere end 20 brugere)

Jo flere brugere der er, jo hurtigere bør printeren være. En passende printhastighed til den større arbejdsgruppe kan være 50-60 sider pr. minut. For virksomheder i denne størrelse kan det også være aktuelt at overveje printerens sikkerhedsfunktioner, f.eks. muligheden for at kræve PIN-kode eller ID-brik for at printe. For nogle virksomheder kan der også være behov for mobile printere, som kan bruges på forretningsrejser og lignende.

For større organisationer kan det også være interessant med forskellige typer af efterbehandling. Eksempel på, hvad man kan lave af efterbehandling, er huller, hæftning, brochureindbinding, tapeindbinding og foldning. En del printere har funktioner til efterbehandling, og andre skal udvides med særlige efterbehandlingsenheder.

Tips: Sørg for, at der er en ansvarlig for printermiljøet

Uanset hvilken printer du vælger, bør du sørge for, at der er én person, som har ansvar for printmiljøet og holde dig til én producent for at kunne optimere indkøb af tilbehør.

Del 3

Specifikationer og funktioner

I denne del gennemgår vi forskellige funktioner og ofte forekommende termer, så du nemmere kan afgøre, hvilken printer som passer til din virksomhed.

Duplex

Duplex er en funktion, som betyder, at printeren kan printe på begge sider af et papir. Man skiller mellem automatisk duplex og manuel duplex, hvor den sidstnævnte betyder, at du selv er nødt til at vende papiret om og sende det igennem printeren igen.

DPI

DPI er en forkortelse af ”dots per inch” og er et mål for printerens opløsning. Jo højere tal, jo flere detaljer kan printeren gengive. Printerens DPI er meget vigtig, hvis du printer store billeder.

OCR

OCR er en forkortelse for ”optical character recognition” og er en teknologi for at scanne analoge dokumenter til digitalt redigerbare og fuldt søgbare dokumenter. Det sker oftest via software, som installeres i computeren, men der er også printere med indbygget OCR-funktion i hardwaren.

Print via e-mail

Nogle printere kan automatisk udskrive dokumenter, som du sender til den via e-mail.

Driftscyklus pr. måned

Driftscyklus pr. måned er et mål, som oplyser anbefalet brug pr. måned for ikke at forårsage unødvendig eller risikofyldt slitage. En laserprinter til kontormiljøer kan klare hundredtusinder af udskrifter, hvor det modsvarende tal for en blækprinter er et par tusinde.

Scanner

Når multifunktionsprintere har indbygget scanner, taler man næsten altid om en flatbedscanner. Størrelse og opløsning varierer mellem forskellige modeller.

Mobil udskrivning

Mange tilsluttede printere lader dig printe direkte fra din mobiltelefon via skyen. Et eksempel på apps og cloud-tjenester, som gør dette muligt, er HP ePrint, Apple AirPrint, Mopria Print Service og Google Cloud Print.

Fax

Mange multifunktionsprintere har indbygget funktion for at sende og modtage fax. Specifikationer, man skal tage hensyn til, er, hvor mange sider faxen kan holde i sin hukommelse, og hvilken hastighed faxens modem har.

Tilslutninger

Mange printere lader dig printe fra flere forskellige kilder. Her lister vi nogle af de mest almindelige tilslutningsmuligheder.

USB – betyder, at du kan tilslutte printeren direkte til en pc via et USB-kabel.

WiFi – du kan tilslutte printeren trådløst til dit WiFi-netværk.

Wi-Fi Direct – du kan printe via WiFi, selvom du ikke har adgang til et trådløst netværk.

Hukommelseskortlæser – du kan printe direkte fra en USB-pind eller fra et hukommelseskort.

NFC – du kan printe fra en kompatibel mobiltelefon ved at holde den mod printeren.

Bluetooth – du kan printe fra en Bluetooth-kompatibel enhed.

Lan/Ethernet – printeren har en indgang til et netværkskabel.

Vil du vide mere?

9 april 2019

Tags