Arbejdsplads

GUIDE: Det perfekte mødelokale

Konferencerummet er omdrejningspunktet for samarbejde på arbejdet. Og et rigtigt godt og velfungerende konferencerum kan gøre arbejdsdagen effektiv, kreativ og rar. Her er hvad du skal tænke på for at få et mødelokale, der passer til dine behov.

Del 1

Trends og tendenser

I dag går tendensen i retning af, at man vil have både lyd og video i alle møderum enten ved hjælp af fast installerede systemer eller mobilt videomødeudstyr.

– Tidligere brugte vi alt krudtet på få men veludstyrede videomøderum. I dag har vi video alle vegne. Vi oplever også, at mange i større og større udstrækning benytter egne computere til videomøder. Og Microsoft og Google satser benhårdt på at gøre videomødefunktionen endnu bedre i deres businessprodukter, siger Daniel Andersson, som er forretningschef hos JML-System. De er specialiserede i at designe løsninger til lyd og billede samt styresystemer til kontorer og mødelokaler. Siden 2017 har de været en del af Dustin Group.

– Standarden for lydkvaliteten i mødelokaler er også højnet. Tidligere var mødelokaler en ren funktion, i dag skal de også formidle en følelse. Måske spiller man musik i baggrunden i et mødelokale, det gjorde man ikke for bare fem år siden, siger Daniel Andersson og fortsætter:

– Det handler om, at vi ser anderledes på kontoret og på arbejdet i dag. Man skal trives i lokalerne, som man befinder sig i otte timer om dagen. Arbejdsmiljøet er vigtigt for employer branding og for at tiltrække og fastholde talenter til virksomheden, siger han.

I et åbent kontormiljø findes der i dag både store mødelokaler og et antal mindre rum, der kaldes ”huddle rooms” (på dansk ”en slags samtalerum”), hvor der er plads til mellem 2-6 personer. Og også dér vil man i dag finde professionelle løsninger til lyd og video.

I nødstilfælde kan små, bærbare videomødeløsninger fungere, hvis du bruger dem på den rigtige måde. De indeholder kamera, mikrofon og højtaler i samme enhed og kan kobles til en ekstern skærm. Det indbyggede batteri har en levetid på flere timers video- eller telefonsamtale. Og mikrofon og højtalere er tilpassede til, at alle rundt om bordet høres og kan høre fint.

Men det er bedst at arbejde med stationære løsninger, som du ved altid fungerer, mener Daniel Andersson.

En anden trend er, at projektorerne bliver udskiftet med tv-skærme. Det hænger sammen med, at prisen på store skærme er faldet drastisk de sidste fem år.

– Det her er meget positivt for møderumsoplevelsen. Skærmenes opløsning, klarhed og lydstyrke er langt overlegen i forhold til projektorerne. Desuden slipper man for støjen fra ventilatoren, siger Joakim Isaksson, som er produktchef for infrastruktur hos Dustin.

Del 2

Strategi for hvordan et mødelokale skal indrettes

Hvad enten du skal tilpasse et eksisterende mødelokale, eller du har fordelen af at få lov at skabe et helt nyt fra bunden, så er der nogle relativt enkle ting, du bør tænke på.

For det første så handler det om at tilpasse rummet til det formål, det skal opfylde. Skal det fortrinsvis bruges til videomøder, møder, præsentationer, workshops eller måske til lidt af hvert? Hvis der skal være en skærm i rummet, så er grundreglen, at den ikke må placeres på væggen overfor vinduet, for så risikerer man forstyrrende refleksioner på skærmen. Hvis rummet især skal bruges til videokonferencer, er dette naturligvis ekstra vigtigt. Hvis kameraet, der som reglen sidder over eller under skærmen, er rettet mod et vindue, så vil mødedeltagerne, der sidder med solen i ryggen, blive til sorte silhuetter i billedet. I nogle tilfælde har du måske ikke andet valg end at placere skærmen overfor vinduet, og så må du i stedet for overveje om rummet kan mørklægges.

Vægge og loft bør have en rolig og neutral farvetone. Stærke farver i rummet kan betyde, at kameraet indstiller hvidbalancen forkert, hvilket resulterer i, at farver og hudtoner forvrænges.

I et større rum, hvor der skal være plads til flere mennesker, kan det være en god idé at have mere end en mikrofon, så alle kan høres lige godt. For at undgå refleksioner og en unødvendig hård lyd, bør der også være gardiner, tæpper og andre dæmpende materialer i rummet. I rum med plads til op til seks personer, er der som regel ikke brug for ekstra højtalere ud over dem, der allerede sidder i tv’et eller følger med videomødeudstyret.

Tidligere dominerede fritstående, proprietære løsninger til videomøder, men problemet med dem er, at det let bliver en teknikbarriere, du skal over, hver gang du skal bruge systemet og ikke kan huske, hvordan det fungerer. I dag er det blevet mere almindeligt, at vi bruger vores egen computer som udgangspunkt og kobler den til et system for at få bedre billede, lyd og videomuligheder.

Del 3

Forskellige typer rum

Det mobile mødelokale

Når tendensen går i retning af åbne kontorlandskaber, mindre mødelokaler og flere spontane videomøder med få deltagere, så er mobilt videokonferenceudstyr en god løsning. Med et bærbart, batteridrevet kamera med indbyggede højtalere og mikrofon kan du bruge et hvilket som helst rum til mødelokale. Eller du kan måske holde mødet udendørs? Der findes i dag flere forskellige løsninger på markedet med batteritid, der rækker til flere timers video- og telefonkonference.

Standardlokalet

– Det vigtigste med teknik i et mødelokale er, at den skal være let at bruge. Når du kommer ind i rummet, skal det ikke være nødvendigt at bruge tid på at finde ud af, hvordan du skal koble dig på for at få lyd og billede, siger Daniel Andersson, forretningschef for JML-System.

En måde at løse dette på er at benytte samme system i alle møderum i virksomheden, så medarbejderne slipper for at bruge tid på at finde ud af, hvordan teknikken fungerer i det enkelte rum. Rum i forskellige størrelser kan have store eller små skærme og et varierende antal mikrofoner men som basis være baseret på samme system.

Luksusrummet

Hvis du vil ofre lidt ekstra på mødelokalet, findes der i dag en hel del bekvemmeligheder, du kan vælge. Automatiske mørklægningsgardiner og mulighed for at detailstyre belysningen giver dig det optimale lysniveau. Med skjult teknik, der kun dukker op, når du har brug for den, som for eksempel mikrofoner, der komme op af bordpladen, får rummet et ordentligt og pænt udtryk, og I slipper for forstyrrende udstyr og ledninger, når de ikke er i brug.

– Mange virksomheder har en ekstern del af kontoret, hvor man tager imod kunderne, og i det rum vil man måske gerne have det lidt mere stilfuldt, selvom grundfunktionerne er de samme. Her kan man tilføje ekstra features som for eksempel motoriseret projektorskærm, touch panel på bordet som styrer lyd og billede, samt automatisk mørklægning og lysstyring, siger Daniel Andersson fra JML-System.

Del 4

Ekstraudstyr

Koble på

Hvor mange præsentationer er ikke blevet forsinket, fordi man ikke har kunnet koble computeren til tv’et eller projektoren, eller at opløsningen har været forkert? I dag findes der forskellige løsninger på det problem. Enten kan du koble en enhed til tv’et og siden tilslutte en eller flere dongles til computeren for at kunne streame billeder trådløst til skærmen eller projektoren. Hvis du har brug for at downloade en app, findes der nogle endnu smartere løsninger på samme problem, som bare er en dongle, du sætter i skærmens eller projektorens HDMI-indgang.

Bedre lyd

Den letteste måde at holde et videomøde er at benytte computeren uden noget ekstra udstyr. Men alle, der har prøvet det, ved, at de fleste computere ikke har mikrofoner og højtalere, der er beregnet til særlig mange brugere. Med en ekstern telefonhøjtaler bliver lydkvaliteten eksponentielt forbedret med en minimal indsats. Der findes et stort udvalg af enheder, der kobles direkte til computerens USB-stik og fungerer som både højtalere og 360-graders mikrofon.

Smarte skærme

Udover videokonferenceudstyr findes der en hel del spændende teknologi, du kan udstyre dit mødelokale med, afhængig af hvilken funktion du har brug for. Smarte skærme og projektorer har længe været populære i uddannelsesmiljøet og begynder nu også at dukke op i mødelokaler. Med en interaktiv skærm er det let for eksempel at skitsere et nyt design til et produkt og samtidig dele resultatet med mødedeltagerne.

13 november 2018

Tags