Da Microsoft ville udføre en licensrevision, besluttede Svenska Mässan i Gøteborg at lave en intern licensrevision først med deres licenspartner, Dustin. Resultatet blev bedre kontrol over licenserne og sparede omkostninger på over 100.000 svenske kroner om året.
Svenska Mässan består af hoteller, restauranter og en omfattende konference- og messevirksomhed. Koncernen har i nogle år haft en overordnet licensaftale med Microsoft med afstemning – en såkaldt True Up – en gang om året. Sidste år besluttede Microsoft at lave revision på alle denne slags kunder i en given fase af aftaleperioden. I stedet for at benytte Microsofts revisionspartner henvendte Svenska Mässan sig til sin egen licenspartner, Dustin, for at få hjælp til en intern licensrevision.
– Vi fokuserer kraftigt på det operative og havde svært ved at afsætte tid til det på egen hånd. Samtidig er reglerne uhyre komplekse. Dustins medarbejdere har været meget pædagogiske og hjulpet os med en god struktur gennem hele processen, siger Fredrik Mellbin, it-chef hos Svenska Mässan.
En vigtig del af arbejdet har været at lave en opgørelse over, hvilke licenser, der er installeret på hver enhed. Til det formål brugte vi Dustin AMT, som er en applikation til licenshåndtering, der udarbejder opgørelsen automatisk.
– Resultatet blev overskuelige rapporter, der tydeligt viser, hvor mange licenser vi har, og hvor mange der er i brug. Det medførte også, at vi kunne se, et stort antal licenser, som ikke blev brugt, fortæller Fredrik Mellbin.
Den interne licensrevision var en stor succes. Ud over at give et godt udgangspunkt til Microsoft var virksomheden i stand til at reducere sine licensomkostninger med 10-15 procent, hvilket svarer til over 100.000 svenske kroner årligt.
– Nu skal Dustin give kurser i supportsystemet til både vores it-afdeling og kontrollers, så de får øjnene op for, hvordan vi kan spare penge på licenshåndteringen. En ekstra bonus er, at vi har fået meget bedre mulighed for at fordele it-omkostningerne på de rette omkostningsposter i virksomheden. Næste skridt bliver at gennemgå licenserne hos vores øvrige leverandører, fortæller Fredrik Mellbin.
KONKLUSION
UDFORDRINGEN
- Håndtering af licenser til softwareprogrammer, som kan være en indviklet proces.
LØSNINGEN
- Intern revision, som bør udføres i god tid inden den eksterne revision, for at have størst chance for at opdage fejl.
RESULTATET
- Med en veludført intern revision får man bedre styr på både licenser og udgifter.
Tekt: Sara Bergqvist, Foto: Svante Örnberg
