Arbejdsplads

Fem tips til, hvordan du skaber et fleksibelt og effektivt hybridmiljø

Alt peger på, at vi også fremover kommer til at arbejde i hybridmiljøer med videomøder i centrum. Med det i tankerne er de fleste virksomheder nødt til at skabe bedre forudsætninger for hjemmearbejde, samtidig med at kontorlokalerne tilpasses til social afstand og udstyres til videokonferencer i alle tilgængelige mødeområder.

Alt tyder på, at det hybride arbejdsmønster, hvor nogle arbejder hjemmefra og andre er på kontoret, er kommet for at blive. Og når flere og flere arbejder hjemmefra, skal der være lige så høje standarder for hjemmearbejdspladserne som på kontoret. Selv når flere kan vende tilbage til kontorerne, vil mange gerne spare tid på transport og have mulighed for at arbejde mere uforstyrret og fokuseret nogle af ugens dage.

Der er stor sandsynlighed for, at vi fortsætter med mere social afstand, også når vi er på kontoret. Det betyder, at vi får brug for langt flere lokaler, som er forberedt til videokonferencer, og hvor det er mulighed at sidde med større afstand end tidligere.

Konftel, som har hjulpet virksomheder med at mødes på afstand i mere end 30 år, har fem tips til, hvordan du skaber et hybridmiljø, hvor alle kan arbejde og kommunikere fleksibelt og effektivt, uanset hvor de befinder sig fysisk.

Trin 1: Sørg for, at alle inkluderes i hybridteams

Morgendagens arbejdsliv bliver mere distribueret (geografisk spredt) og virtuelt. Her er nogle ting, som kan overvejes, når arbejdsstyrken bliver mere spredt:

  • Der bliver brug for smarte samarbejdsværktøjer, hvor alle ved, hvem der er på arbejde, hvor de befinder sig, og om de er tilgængelige.
  • Vi har brug for fleksible kontorområder, som kan rumme medarbejderne, når de er på kontoret, men som også kan bruges til video- og fjernmøder efter behov.
  • Regn med, at alle fremtidige møder vil have deltagere uden for selve mødelokalet. Derfor er der brug for en fleksibel videokonferenceløsning i alle mødelokaler, som fungerer sammen med alle udbredte videomødetjenester.

Trin 2: Gør det lettere at holde gode videomøder – både på kontoret og derhjemme

Videomøder er i dag en helt naturlig del af arbejdsdagen, både på kontoret og i hjemmet. Men mange oplever stadig frustrationer over, at teknikken ikke altid fungerer, eller at kontorerne og hjemmekontorerne ikke er tilpasset til det stigende antal møder:

  • Bruges der en eller flere eksterne skærme? Man skal kunne styre placeringen af mødekameraet.
  • Fjern alle forstyrrende elementer omkring videomøder og andre fjernmøder ved at vælge gennemprøvet teknik, som alle nemt kan håndtere.
  • Vælg om muligt konferenceprodukter fra samme leverandør både til hjemmekontorerne og virksomhedens kontorer for at gøre det lettere for både medarbejderne og IT-supporten.
  • Sørg for, at der er tilstrækkeligt med plads til adskilte videomøder på kontoret, så flere kan deltage i møder samtidigt.

Trin 3: Øg kompetenceniveauet omkring mødeteknologier

Med det stigende antal fjernmøder er det blevet tydeligt, at mange medarbejdere ikke er vant til at håndtere formatet, og at man spilder tid på problemer med teknikken og mødeledere og deltagere, som mangler erfaring med fjernmøder. Her er der store forbedringsmuligheder:

  • Lad mødeteknologi indgå i introduktionen for alle nye medarbejdere, så virksomheden med tiden får en fælles forståelse af, hvordan fjernmøder foregår.
  • Videomøder kan mange gange være det første møde med nye kunder og partnere. Sørg derfor for at forberede mødet ordentligt og teste teknikken i god tid på forhånd.
  • Start større og vigtigere møder med hurtigt at gennemgå mødereglerne: Hvordan beder man om ordet, skal alle have video og mikrofon slået til, må man afbryde med spørgsmål, eller tager vi dem til sidst osv.

Konftel C50800 Hybrid er en premiumpakke til video i mellemstore til meget store mødelokaler med enestående kvalitet både med hensyn til lyd og billede. Løsningen omfatter PTZ-kameraet Konftel Cam50, konferencetelefonen Konftel 800 og Konftel OCC Hub, som gør det muligt at forbinde kameraet, lydenheden og skærmen i lokalet til mødeappen i den bærbare computer med et enkelt USB-kabel.

Trin 4: Sæt lyden i centrum

Headset kan fungere fint, når vi selv deltager i et fjernmøde som alternativ til en personlig højttalertelefon. Når vi sidder i grupper, skal vi altid sørge for, at mikrofon og højttalere er tilpasset til situationen og antallet af personer i lokalet. Hvis vi ikke hører godt, bliver mødet heller ikke godt, og derfor skal vi lade lyden komme i centrum:

  • Undersøg lydkvaliteten i samtlige mødeområder, og husk, at vi vil have mulighed for at holde afstand i mødelokalerne og alligevel kunne tale i et almindeligt toneleje.
  • Vælg højttalertelefoner, hvor lydoptagelsen kan håndtere, at mødedeltagerne bevæger sig ru ndt i rummet og f.eks. viser noget på et whiteboard.
  • Husk, at hjemmekontorerne også skal have god lyd og et godt arbejdsmiljø. Måske skal headsettet suppleres med en god højttalertelefon til mere komfortable og længere møder.

En fleksibel mødelokalepakke til mellemstore mødelokaler er Konftel C2055Wx. Her kombineres 4K-konferencekameraet Konftel Cam20 med højttalertelefonen Konftel 55Wx, som har udvidelsesmuligheder, og Konftel OCC Hub, som binder det hele sammen.

Trin 5: Vurder billedkvaliteten

Vi ved alle, at video tilfører en ekstra dimension til fjernmødet. Hvis vi skal opbygge relationer, er det i dag en selvfølge, at vi vil kunne se alle, der deltager i mødet:

  • Selv til de mindre mødelokaler kan det ofte være værd at investere i videoudstyr, så møderne kan gennemføres med et godt billede og en god lyd.
  • Vælg et videokamera, der er tilpasset efter lokalets størrelse, antallet af deltagere og mødets formål. Det handler om at vælge kamera med den rigtige optagevinkel, så alle kan ses, men også med mulighed for at zoome og panorere, så kameraet ikke begrænser mødets dynamik og kreativitet.
  • Et naturligt og skarpt billede virker professionelt og kan formidle det personlige udtryk.

Konftel C20Ego passer perfekt til video i små mødelokaler og indeholder 4K-konferencekameraet Konftel Cam20, højttalertelefonen Konftel Ego og Konftel OCC Hub.

Sidst opdateret: 15 september 2022

Tags