Arbejdsplads

Få orden i tingene med digitaliserede dokumenter

Anders Thomasson, Presales Manager hos OKI, giver gode råd til, hvordan du nemt kan lagre virksomhedens dokumenter digitalt samt hvordan, du kan bruge printernes energibesparende funktioner for at bidrage til et bedre miljø.

Anders Thomasson, mener, at mange af de kunder, han kommer i kontakt med, gerne vil have orden i deres dokumenter og finde en nem og digital måde at lagre dem på.

Lad os sige, at jeg er ude at rejse og vil gemme information fra et fysisk dokument. Så kan jeg bruge min telefon som scanner til at lagre informationen som en søgbar PDF i mit system.

– Kunden har formentlig allerede en filstruktur, hvor de lagrer deres dokumenter. I dag ligger den struktur ofte i skyen, da flere og flere bruger tjenester som Dropbox, SharePoint, Onedrive eller Google Drive. Skyen skaber mere transparens, og når du integrerer en cloud-løsning i din multifunktionsprinter, tilføjer du ekstra værdi, da du får adgang til den allerede eksisterende filstruktur direkte på printerens display. Du får altså direkte adgang til virksomhedens sky. Du kan også digitalisere dokumenter med scanneren og gøre dem smartere vha. en tegntolk, som automatisk gør al information i det scannede dokument søgbart i systemet, fortæller han.

Fuld mobilitet i arbejdet

En anden del af digitaliseringen handler om at få fuld mobilitet i arbejdet, også når du ikke er på kontoret. For at forbedre workflow, administration og sikkerhed af dokumenter har OKI fremstillet Smart Solutions, en integreret suite med programmer, der gør, at du får adgang til brugervenlige og mobile løsninger. Anders Thomasson fortæller, at de har flere smarte løsninger til at sende, dele, printe og scanne billeder og dokumenter direkte fra multifunktionsprinteren.

– Lad os sige, at jeg er ude at rejse og vil gemme information fra et fysisk dokument. Så kan jeg bruge min telefon som scanner til at lagre informationen som en søgbar PDF i mit system. Hvis jeg senere har behov for at printe informationen, kan jeg gøre det direkte fra multifunktionsprinteren, uanset hvilket af virksomhedens kontorer, jeg er på. Selv på de kontorer, hvor printerne ikke har displays, kan du finde grænsefladen til løsningen i en app i din mobiltelefon og printe dokumentet derfra, forklarer han.

Muligheden for at scanne, sende og tolke dokumenter på denne måde indgår i OKI’s mellemstore og store multifunktionsprintere i form af en licens til softwaren Sendys Explorer.

– Sendys Explorer gør det muligt for kunden at få adgang til mobilitet på en ny måde. Softwaren kan hurtigt downloades og gør det nemt at tilslutte forskellige tjenester, som f.eks. OneDrive, Google Drive eller SharePoint, siger Anders Thomasson.

Vision om at reducere deres CO2-aftryk

Globalt har OKI en vision om hele tiden at reducere deres CO2-aftryk. Virksomheden har siden 2002 opnået det, der kaldes Zero Emissions. Det betyder blandt andet, at de genbruger 99,9 % af de restprodukter, der fremstilles i fabrikkerne, ifølge Anders Thomasson. For nyligt har OKI desuden standardiseret et antal fælles platforme med alt fra elektronikkredse til mekanik.

– I dag bruger vi mange af de samme komponenter, når vi fremstiller vores produkter, og det gør, at vi ikke behøver at have så mange dele på lager for at bygge vores printere, siger Anders Thomasson.

Miljøarbejdet handler også om brugen af maskinen, og Anders Thomasson fortæller, at alle produkter er omfattet af et brugervenligt retursystem til forbrugsvarer. Når du bestiller originaltoner til OKI, medfølger der altid en pose, så du kan sende de gamle retur.

– På vores hjemmeside printer du en returseddel, som du sætter på pakken. Så sender du din gamle tonerkassette retur helt gratis. I nutidens laserprintere er der mange sider i en kassette, så en mindre virksomhed behøver kun at skifte den få gange i løbet af maskinens levetid sammenlignet med en blækprinter.

At regne lidt på den tid, maskinen er i slumretilstand, bidrager også til at reducere energiforbruget.

– Da vi kun printer en lille del af den tid, printeren er tændt, står den meget ofte i slumretilstand. De komponenter, der bruges i vores nye produkter, gør, at vi nu har en slumretilstand med en tredjedel af det energiforbrug, som en almindelig maskine har. Som virksomhed overvejer vi alt, vi gør. Det betyder, at vi er fortalere for videomøder frem for at rejse, at vi optimerer vores vognpark med mere miljøvenlige biler, slukker for energislugende produkter, når de ikke bruges, og at vi sorterer vores affald til genbrug, siger Anders Thomasson.

Tre års onsite-garanti

Printeren skal bare fungere. Det lover OKI deres kunder med deres tre års onsite- garanti, som altid tilbydes ved køb af en printer.

– Har du taget skridtet og investeret i en ny maskine, forventer du, at alt bare fungerer. Det, mener vi, er en selvfølge, og vi tilbyder derfor altid kunden en garantiforlængelse til i alt tre år på alle vores printere. Er der noget, der ikke fungerer, som det skal, sender vi en tekniker. Det eneste, kunden skal gøre for at få adgang til garantien, er at registrere købet af produktet på vores hjemmeside, siger Anders Thomasson.

Læs mere om printløsninger på dustin.dk/solutions/vores-loesninger/print


Tekst: Astrid Feldreich
Foto: OKI, iStockphoto