Arbejdsplads

Digital kultur er dit hemmelige våben

Den perfekte arbejdsplads har en stærk digital kultur. Den skaber engagerende medarbejder og tilfredse kunder. Sådan kommer du frem til den.

Det tager Uffe Hylin to minutter og 40 sekunder at logge på sin arbejdscomputer. Prøv at stirre på en lille cirkel, der drejer så længe. Det er en evighed.

Når han er logget ind, skal han bruge mindst 14 forskellige systemer, alle med forskellige adgangskoder. Han skal også skifte mellem en række forskellige computere i løbet af dagen og dermed skal proceduren gentages flere gange.

Uffe skal have et nyt system med et fælles login. Om tre år. Til den tid har han spildt en måned af sin arbejdstid på at logge på computere. Tid, som en overlæge kan bruge betydeligt bedre. På patienterne.

TV4-indslaget med overlæge Uffe Hylin på Södersjukhuset i Stockholm er fra april 2019. Snart vil han kun have et års IT-besvær tilbage at kæmpe sig igennem. Et tidsrum, som Uffe har beregnet vil koste regionen omkring 147 millioner DKK om året i skattekroner (når du inkluderer alle, der bruger det træge IT-system).

Jeg skrev faktisk en mail til den ansvarlige politiker.

TV-indslaget tvang næsten Rikard Kindlund til at trække vejret i en papirpose. Han er Account Manager hos den globale IT-virksomhed VMware, der lever af at digitalisere arbejdspladser. I de nordiske lande samarbejder de jævnligt med blandt andre Dustin.

– Jeg kontaktede IT-afdelingen hos Region Stockholm efter indslaget. Sad i en masse møder og sendte en stribe e-mails til de ansvarlige politikere. Vi havde for nylig hjulpet sundhedsplejen i Region Vest med præcis det samme problem. Men jeg fik aldrig noget svar," siger han.

Digital kultur skaber engagerede medarbejdere

Ledelsesguruen Peter Drucker opfandt udtrykket "kultur spiser strategi til morgenmad." I dag bør vi nok tilføje "... og IT dækker bordet". Der er selvfølgelig flere faktorer end bare stabil wifi på kontoret, der ligger til grund for en god virksomhedskultur. Men dit IT-miljø er en katalysator. Og det går begge veje. Enten dræner det energi, mens du, ligesom Uffe Hylin, venter på at kunne logge ind.

Eller også bidrager det til de faktorer, der gør en virksomhed til en succes.

De fleste tal viser, at den vigtigste faktor for succes er engagerede medarbejdere. Med andre ord, når medarbejderne føler sig kompetente, værdsatte, autonome og kreative. Når de føler, at det job, de udfører, skaber værdi.

Virksomheder med dedikerede medarbejdere har 81 procent højere tilfredshed hos deres kunder og 147 procent bedre produktivitet.*

En god digital virksomhedskultur øger engagementet. I 2017 udgav Microsoft rapporten "Digital kultur: Din konkurrencefordel". De spurgte over 20.000 mennesker i 21 europæiske lande, hvilken teknologi de brugte på arbejdspladsen, hvordan de trivedes, og hvor produktive de følte sig. I de virksomheder, der havde en svag digital kultur, følte kun ni procent af medarbejderne et højt niveau af handlekraft og engagement. I virksomheder med en stærk digital kultur var tallet 47 procent.

”Man skal kunne mærke, at virksomheden er på vej et sted hen”

Hvordan havner man blandt de 47 procent? Tja, i hvert fald ikke ved at gøre som Yahoos HR-chef Jackie Reses. I 2013 sendte hun en mail rundt til medarbejderne med overskriften ”YAHOO! PROPRIETARY AND CONFIDENTIAL INFORMATION — DO NOT FORWARD”. E-mailen proklamerede, at der fra nu af ikke var mere arbejde uden for kontoret. "Vi er nødt til at være et Yahoo! Og det begynder med, at vi fysisk skal være sammen," skrev hun. Selv på det tidspunkt var det en noget chokerende beslutning. E-mailens titel afslører, hvor kontroversielt det var. Tænk hvis hun kunne have set ind i fremtiden? Eller nutiden, for den sags skyld.

Arbejdet er en stor del af livet. Man kræver en vis standard i dag.

Jackie havde trods alt et godt formål, hvis idéen var at opbygge en virksomhedskultur. Vi kan aldrig erstatte det fysiske møde. Hvilket er heldigt nok. Digitalisering skal ses og anvendes som en katalysator og ikke som en erstatning for en anden og bedre metode.

Sofia Tapper er innovations- og digitaliserings Lead hos Dustin.

– Jobbet er en stor del af livet. Man forventer en vis standard i dag. Ikke alt skal være det nyeste, men som medarbejder skal man føle, at virksomheden er på vej et eller andet sted hen, siger hun.

På vej hvorhen? Ja, for eksempel til total fleksibilitet. En arbejdsplads, der fungerer lige problemfrit, uanset hvor du arbejder den pågældende dag. Med en gennemtænkt cloud-strategi kan virksomheden ikke kun skalére sin forretning efter behov. Medarbejderne kan gøre det samme med deres "eget IT-miljø".

– Det skal være lidt ligesom "everything as a service". Du har den basale infrastruktur, men du kan tilføje værktøjer og funktioner efter behov. Alt sammen i en integreret grænseflade. Nu har jeg brug for et faktureringssystem, klik! Det behøver ikke tage to år. Det hele er klar. Og selvfølgelig også i sync med kundeoplevelsen.

Arbejdsro med et swipe

Sofias billede af den perfekte arbejdsplads lyder måske lidt utopisk, men teknologien findes allerede i dag. Den bruges bare for lidt. Af for få. Indtil videre.

– Når man digitaliserer hele arbejdsgange, begynder det at blive rigtig interessant. Så er man på forkant, siger Rikard Kindlund.

Han fortæller om, hvordan de arbejder med automatisering hos VMware. For eksempel med deres rejseregninger og onboarding af nye medarbejdere. Kort sagt handler det om at forbinde forskellige systemer og automatisere processen. I de fleste virksomheder logger man ind på rejseafregningssystemet med en adgangskode, udfylder din regning, og derefter modtager chefen en e-mail. Derefter vil chefen så gøre det samme. Hos VMware har de i stedet skabt et flow i skyen med Concur-applikationen.

– Jeg klikker bare på ikonet. Systemet ved, at det er mig og sender min identitet videre til tjenesten i skyen. Min chef får en push-meddelelse på sin telefon med de vigtigste informationer. Derefter kan han godkende eller afvise den med et swipe.

Den her løsning tog os en halv dag at udvikle.

Det kan virke som en lille ting at spare 45 sekunder og noget login-besvær. Men gang det med tusind regninger om ugen. Det er sådanne processer, der lægger grunden til en god digital virksomhedskultur.

– Den her løsning tog os en halv dag at lave.

”Et klik på et ikon, derefter skal det bare starte op”

Endnu vigtigere er onboarding processen af nye medarbejdere. Når VMware vil ansætte dig, får du en invitation sammen med Workspace One, deres medarbejderplatform. Du downloader en app, hvor du underskriver din ansættelse. Derefter sendes en masse "tickets" automatisk afsted til IT (som skaber din identitet), til HR og til Uddannelse, som er en uddannelsesplan for nye medarbejdere. Den første dag, du er på arbejde, står den computer, du har valgt i appen, forudkonfigureret på din arbejdsplads. Med alle de adgange til forskellige grupper og tjenester, du har brug for. Og når du stopper, fjerner virksomheden dig nemt. Du har ingen adgangskoder. Alle adgange slettes, samtidig med at du siger op.

Det første indtryk er supervigtigt. Præcis som når du møder nye mennesker.

– Det første indtryk er supervigtigt. Præcis som når du møder nye mennesker. Du skal vælge din computer og tilpasse den til dit arbejde. Den skal være fleksibel men samtidig sikker, siger Rikard.

– Medarbejderne vil have, at de kan komme til deres systemer på en nem måde. Et klik på et ikon – og derefter skal det hele bare starte op. De, der er nået længst med dette, har indført single sign-on for længe siden. Det skaber mere tilfredshed, effektivitet og sikkerhed.

To skridt til en god digital arbejdsplads

Fredrik Berg er ansvarlig for Digital Workplace og Public Cloud hos Dustin. Han har levet og åndet for moderne arbejdspladser siden 2011, og han kan fortælle om emnet – på klingende østgotlandsk – indtil solen går ned over Åtvidaberg.

Vi vil prøve at opsummere hans ord. Så kort vi kan. Ifølge Fredrik er der to trin til en succesfuld, digital arbejdsplads. Det første skridt er selve strategien og teknologien.

Hold op med at tænke på at lægge filer i en mappe.

– For det første skal du have en plan for, hvordan man arbejder anderledes. Al digitalisering fører nye måder at arbejde på med sig. Alt, lige fra hvad medarbejderne skal kunne vælge imellem (helst så mange som muligt, fordi mange i dag har så forskellige behov, arbejdsmetoder og opgaver) – til hvilke processer der skal automatiseres, og hvilke værktøjer der skal bruges. Der er næsten alt for mange valg, der skal træffes, siger han.

Det andet skridt er den vanskelige del. Et skridt vi aldrig bliver færdige med. Nemlig at skabe et digitalt mindset og have en konstant lærende adfærd i virksomheden.

– Her er du nødt til at have interne ambassadører. Konsulenter er en god begyndelse og kan tage dig et langt stykke hen ad vejen, men ikke hele vejen. Dertil kræves et gennemtænkt forandringsarbejde, en omstillingsproces og at man begynder at tænke på en anden måde. Hold op med at lægge en fil i en mappe. Mange sidder fast i de gamle mønstre.

En digital arbejdsplads er mere demokratisk

Fredrik mener, at en medarbejder selv har et ansvar for sit mindset. At han eller hun bør have en lærende indstilling. Men arbejdsgiveren har også et ansvar for at stille alt det til rådighed, som medarbejderen har brug for. Man bør ikke sidde og holde på informationer, data, viden og værktøj.

– Der sker hele tiden mikroomstillinger, som virksomheden og medarbejderne skal tage stilling til. Det er på gulvet innovationen sker.

Nu er alle kommet rigtigt med. Det skal man ikke undervurdere.

Det her er en af digitaliseringens måske bedste effekter. Vi kan kalde det for en slags demokratisering. Når digitale værktøj, data og uddannelse spredes ud til alle medarbejdere, kan digitaliseringen rive den sidste hierarkiske ruin ned og skabe ægte selvledelse. Noget der i sig selv skaber mere motiverede og engagerede medarbejdere.

Noget der igen fører til gladere kunder. Ja, nu har I fanget det. For pludselig er det Sidsel i receptionen, der sidder på størstedelen af “airtime” i det stor Teams-møde. CEO Bent er bare et af alle de små ansigter på skærmen.

– Det digitale møde er mere inkluderende. Det klassiske “hovedkontorsproblem” vil med stor sandsynlighed forsvinde. Fænomenet med medarbejdere, der sidder på mindre kontorer og ikke må være med dér, hvor det sker. Det digitale har en mulighed. Nu er alle rigtigt med. Det skal man ikke undervurdere, siger Sofia Tapper.

Sådan skaber du en digital arbejdsplads, der løfter medarbejderne

Fem eksperter forklarer i vores whitepaper.

Download det her* Kilde: Tallene er aggregeret statistik fra et antal forskellige undersøgelser, som VMware har foretaget sammen med analyseinstituttet Vanson Bourne gennem en årrække.

Tekst: Robert Långström

Sidst opdateret: 1 juli 2022

Tags