Arbejdsplads

Det helt virtuelle kontor – sådan fungerer det

Arbejde uden en arbejdsplads? Selvfølgelig, i dag er der mange virksomheder, som dropper kontorer og mødelokaler. I stedet samarbejder de via nettet og smarte, digitale tjenester. Sådan her arbejder de.

Flere og flere arbejdsopgaver kan udføres hvor som helst og når som helst ved hjælp af fleksible, mobile enheder og effektive cloud-tjenester. Desuden er vores arbejdsopgaver ved at forandres, så langt færre opgaver kræver fysisk håndtering. Dette er noget, mange moderne virksomheder har set og derfor valgt ikke at binde sig til dyre lejekontrakter for kontorlokaler bare for at kunne samle medarbejderne. Arbejdet sker i stedet virtuelt med internettet som platform for kommunikation og samarbejde.

Intet kontor

En af disse digitale virksomheder er den svenske Go Monday, som tilbyder en række tjenester inden for karriereudvikling.

– Vi gik i gang for fem år siden og begyndte med at leje os ind på et kontorhotel. Men efter et halvt år kunne vi mærke, at vi ikke udnyttede pladserne – de blev faktisk ikke brugt over hovedet – og siden da har vi arbejdet uden nogen fast base, fortæller Erik Fors-Andrée, adm. direktør for Go Monday.

De kommunikerer for det meste online, dog er den klassiske telefonsamtale stadig et brugbart kommunikationsredskab, konstaterer han.

– Der er dog nogen i det 12-personers store team, der befinder sig i Stockholm, og det sker naturligvis, at vi indimellem beslutter os for at sidde sammen og arbejde. Men så bliver det som reglen i en hotellobby eller på en café.

Kommunikerer i Slack

Erik Fors-Andrée er ikke i tvivl, når han skal udpege virksomhedens vigtigste arbejdsredskab:

– Det må være Slack, en kommunikationsplatform, der indeholder en række cloud-baserede muligheder for samarbejde. Her har vi forskellige kanaler, så vi for eksempel kan holde kommunikation om kunder og sociale kontakter adskilt. *

– Vi har en række forskellige tjenester, der er integreret i Slack. For eksempel værktøjer til ordrehåndtering eller til håndtering af jobansøgninger.

De har endda koblet projektplanlægningsværtøjet Trello til Slack, ligesom de forskellige applikationer der findes i Google Drive.

– Når en af os opretter et tekstdokument eller et regneark via Google Drive, så havner det i vores Slack-miljø, hvor andre både kan læse og redigere i dokumenterne, siger Erik Fors-Andrée.

En del af det digitale miljø, som Go Monday arbejder i, har de dog selv udviklet, fortæller han.

At skabe digital samhørighed

Han ser ingen større udfordringer i at skabe sammenhørighed via digitale kanaler.

– Det er snarere et spørgsmål om holdning, og jeg tror, mange virksomheder ville kunne vinde meget, hvis de turde se, at det er de digitale værktøjer, der nu i langt højere grad bliver kulturbærende end de fysiske møder. Det er i stigende grad her kontakterne skabes nu.

En af de Slack-kanaler, som Go Monday har, hedder for eksempel ”kaffestuen”, og her skal kommunikationen foregå på samme måde som snakken ved kaffemaskinen på et fysisk kontor.

Ifølge Erik Fors-Andrée kan de allerfleste virksomheder i høj grad arbejde virtuelt i dag.

– Undtaget er naturligvis de virksomheder, hvor fysiske møder er nødvendige, men det er ikke særlig mange. Derimod findes der helt klart en kløft, når det handler om grad af modenhed, og med en ’digitalt umoden’ virksomhedsledelse bliver det sandsynligvis svært.

Han giver et konkret eksempel på, hvor tydeligt det kan ses, at der findes forskellige indstillinger:

– Jeg opfatter ikke dokumenter på papir som bestandige. Hvis der er noget jeg har brug for at gemme, så scanner jeg hellere dokumentet og smider derefter det fysisk eksemplar ud. Jeg ved, at mange andre fortsat gør det modsatte: De printer på papir, når de mener, noget er vigtig og skal gemmes.

* Microsoft Teams er et andet samarbejdsværktøj, der virker på samme måde.

5 tips til det virtuelle kontor

1. De rigtige tjenester

Der findes mange cloud-tjenester, der gør samarbejdet via forskellige, mobile enheder lettere end nogensinde. Tjek de tjenester, der kan integreres og give maksimal effektivitet.

2. Tænk på det sociale

Sørg for at der findes kommunikationsområder og muligheder for at holde liv i de sociale kontakter via jeres digitale værktøjer.

3. Dæk skærmen

Med et sikkerhedsfilter over computerens skærm kan du undgå at uvedkommende blikke ser dine dokumenter og aktiviteter.

4. Glem ikke ergonomien

Husk af have en oppustelig lændestøtte med i tasken. Det kan skade din holdning og rygmuskulaturen, når du arbejder på forskellige steder.

5. Sluk

Det kan være let at lade arbejdet sluge en masse tid, når det er tilgængeligt hvor som helst og når som helst. Sørg for, at I har en kultur, hvor det er naturligt at slukke for computeren og arbejde regelmæssigt.

Vil du høre mere om, hvordan du kan skabe et virtuelt kontor, så kontakt os.

Læs mere om, hvordan du kan bruge Microsoft Teams for nemmere samarbejde.

11 december 2018

Tags