IT-sikkerhed

Skift til Office 365 – men hvilken backupløsning har du?

Har din virksomhed skiftet til Office 365, eller overvejer du at gøre det? Så har du brug for at supplere med en backuptjeneste. Traditionel backup indgår nemlig ikke i cloud-tjenester som Office 365.

Dataene beskyttes, men sikkerhedskopieres ikke

Det er en udbredt misforståelse blandt brugere af Office 365, at man ikke behøver at tage backup. Cloud-tjenester giver lagring i skyen, og Microsofts IT-sikkerhedsniveau er højt. Der er ingen tvivl om, at Microsoft har stærkt fokus på datasikkerheden og beskytter sine Office 365-servere mod tab af data ved at lagre kopier på forskellige geografiske steder. Danske virksomheder får normalt deres data lagret i Irland og Holland. Microsoft tager også backup, der ikke er beregnet til kunder, men til at beskytte den interne IT-drift i tilfælde af en katastrofe, hvor kundedata kan blive ødelagt.

Som Office 365-bruger er det derfor vigtigt at forstå, hvilke muligheder der findes for at gendanne tabte eller slettede objekter i Office 365, og hvilken slags backup i skyen, som virksomheden har brug for.

Backup i en kortere periode i Office 365

Der er en vis grad af backup over en kortere periode i Office 365 gennem håndteringen af papirkurven. Hvis en e-mail slettes, bliver den i papirkurven i 30 dage, og brugeren kan selv hente meddelelsen tilbage i denne periode. Efter 30 dage, eller hvis papirkurven med mailen bliver tømt, flyttes mailen til "fjernede objekter", som kun administratoren har adgang til, ikke brugeren. Her ligger mailen i 14 dage, før den slettes permanent. I denne periode kan administratoren hente mailen tilbage. Tiden kan ændres til 30 dage. En slettet postkasse kan normalt genoprettes af administratoren inden for 30 dage.

Dokumenter, som fjernes fra OneDrive eller SharePoint, ender i webstedets papirkurv, som giver en form for kortvarig backup eller lagring af filer, som brugeren har slettet. Papirkurven administreres af den, der ejer kontoen, og brugeren kan selv genoprette filer. Som standard bliver filerne i webstedets papirkurv i 30 dage. Efter 30 dage, eller hvis filer i webstedets papirkurv fjernes, flyttes de til en anden papirkurv, webstedssamlingens papirkurv. Herfra kan administratoren genoprette filen efter behov. Filerne bliver i alt 93 dage i de to papirkurve. Der er dog ingen beskyttelse af ødelagte filer eller mulighed for at genoprette filer efter den periode.

Office 365 har versionshåndtering, der giver mulighed for at genskabe tidligere versioner af dokumenter, men her er der også en grænse på i gennemsnit 90 dage. Længere tilbage kan man ikke genskabe dokumenter. Det er vigtigt at kontrollere, at versionshåndtering er aktiveret.

Backup er nødvendig for datasikkerheden

Hvis brugeren rammes af kryptovirus på sin enhed, bliver de krypterede dokumenter synkroniseret online, næste gang brugeren opretter forbindelse til skyen. I Office 365 kan brugeren normalt gendanne dokumenter fra tidligere versioner, men nogle kryptovirus omdøber filnavnene, så dette ikke er muligt. Her er en traditionel backup den eneste løsning. Det samme gælder, hvis virksomheden har brug for backup i mere end 90 dage – og det har stort set alle. Hvis din virksomhed ikke allerede har backup af Office 365, bør du supplere med en backuptjeneste hurtigst muligt.

Vil du vide mere?

Kontakt os eller læs mere om Office 365.

Læs mere: Dustins backup til Office 365 beskytter dine data i skyen