Infrastruktur

Nemmere lagring og håndtering af information med Microsoft Teams

Når en virksomhed har migreret sin mail til skyen og skiftet til Office 365, er det næste skridt at beslutte, hvad der skal gøres med informationshåndteringen. En ny mulighed, der udnytter alle fordelene i skyen, er at bruge Microsoft Teams.

Forskellige alternativer for informationshåndtering

For mange virksomheder kan det virke fristende at flytte informationen, så den ser ud, som den gjorde på den lokale server. Men så går I glip af mange af skyens fordele. Et af skyens kendetegn er, at det bliver lettere at håndtere informationen, både for administratorer og brugere.

Andre alternativer til informationshåndtering er SharePoint og Microsoft Teams. Hvis der er mange afdelinger i virksomheden, eller hvis man tit laver projekt- og gruppearbejde, er Teams at foretrække. Teams er en grænseflade, der samler en række værktøjer, så brugerne nemt og intuitivt kan lagre dokumenter, samarbejde i grupper, følge op på projekter, indsamle instruktioner og tilknytte en række andre funktioner afhængigt af, hvad de har brug for.

Microsoft Teams er en del af Office-familien og har dermed en grænseflade, som alle kender. I baggrunden er der en SharePoint-funktion, men i stedet for, at medarbejderne skal samle deres filer der, kan de bruge funktionerne på en langt nemmere måde i Teams. Derefter kan I supplere med SharePoint til intranet til lagring af mere generel virksomhedsinformation.

Minimerer systemerne og administrationen

For administratorer er fordelen ved Microsoft Teams, at det minimerer antallet af systemer, som virksomheden benytter. Med Teams har du ét enkelt samarbejdsværktøj til digital informationshåndtering. Du kan også tilknytte digital telefoni, for eksempel kundeservice, så medarbejderne kan besvare opkald direkte i Teams, hvor de også kan få adgang til al den information, som de skal bruge for at yde en god service.

Brugerne har den samme identifikation som i Office 365. Derfor kan du styre, hvad medarbejderne har adgang til. Med Teams kan du tilknytte alle sikkerhedsfunktionerne i Office-pakken, for eksempel krypterede filer, betinget adgang, multifaktor-godkendelse samt beskyttelse mod skadelig software og datatyveri.

Som administrator forenkles kontrollen med, hvor informationen lagres, ved hjælp af en avanceret søgefunktion, hvor du kan gennemsøge information i alle grupper, inklusive chat, gruppepostkasser og delte kalendere. Ikke mindst forenkles håndteringen af personoplysninger i forhold til GDPR, når alt er lagret på samme sted.

Sikker drift i skyen med backup

SharePoint omfatter generelt backup i 30 dage. Samme tidsrum gælder for Microsoft Teams, fordi Teams anvender lagringsfunktionerne i SharePoint og Exchange. Derfor skal du sikre dig, at du har yderligere backup, når I flytter til skyen. Hvis du har valgt at lave migreringen sammen med os hos Dustin, er backup inkluderet. Du kan også efterfølgende tilkøbe ekstra backup, hvis du har valgt at foretage migrationen selv.

Vil du vide mere om Microsoft Teams?

Kontakt os hos Dustin for at høre mere om, hvordan Teams kan forenkle informationshåndteringen i din virksomhed og minimere antallet af systemer.

Læs mere:
Motiver dine medarbejdere til at komme i gang med Microsoft Teams
Mere effektivt samarbejde med Microsoft Teams
Bedre sikkerhed med Microsoft Teams som samarbejdsværktøj
Microsoft Teams – et nyt værktøj til mere effektivt samarbejde
Nemmere samarbejde med Teams

En ny mulighed, der udnytter alle fordelene i skyen, er at bruge Microsoft Teams.