Hjælp din virksomhed med at blive mere produktiv

Forskningen i it og produktivitet er i sin spæde begyndelse. Men én ting er sikker. Det er ikke nok med ny teknologi alene, hvis man vil have succes. – Det er først, når medarbejderne accepterer et nyt værktøj, at produktiviteten kan øges, fortæller Darek M. Haftnor, professor i informatik ved Linnéuniversitetet i Sverige.

Hvad er produktivitet egentlig? Produktivitet i sin enkleste form betyder evnen til at producere noget. Produktivitet har i modsætning til effektivitet intet at gøre med, hvordan man udnytter sine ressourcer, men handler primært om antallet af producerede enheder.

Alle, der står over for en stor it-investering, har sikkert spurgt sig selv: Præcist hvordan kan it påvirke vores produktivitet? Hvilken ROI kan vi forvente?

– Sandheden er, at der ikke findes et svar, fordi forskningen på området er alt for ny. Derimod kan man se, avisse brancher og sektorer øger produktiviteten i forbindelse med øgede it-investeringer, forklarer Darek M. Haftnor, professor i informatik ved Linnéuniversitetet i Kalmar i Sverige.

Formidle fordelene og målet

Men der er dog noget, eksperterne er enige om. En af tingene er, at det ikke er nok kun at se på teknologien, når en ny it-løsning skal indføres. Arbejdsmetoderne og strukturen skal også gennemgås.

– I første omgang skal man spørge: ”Hvordan ønsker vi at arbejde?” og derefter vælge den rette it-støtte ud fra svaret, siger Darek M. Haftnor.

Han påpeger også, at forandringer ofte møder modstand – ikke mindst fordi det er besværligt at ændre på indgroede vaner. Det er derfor utroligt vigtigt at formidle fordelene og målet med de nye løsninger, men det kan være lettere sagt end gjort.

Valgfrihed giver øget motivation

Darek M. Haftnor fortæller om dengang, han skulle indføre et nyt system for Customer Relationship Management, CRM, i et nordisk fi rma. Selvom deres arbejde ville blive meget mere fl eksibelt og eff ektivt, brugte sælgerne ikke systemet, og fi askoen hang i luften.

Så opstod idéen om en konkurrence: Den, der bruger systemet mest i et kvartal, får en uges ferie sammen med familien. Efter en måned var alle sælgerne kommet i gang og indså, hvor praktisk den nye arbejdsmetode var, og succesen var et faktum.

– Det er først, når medarbejderne accepterer et nyt værktøj, at produktiviteten kan øges, og for at nå derhen kræver det et stærkt lederskab og motivation, konkluderer Darek M. Haftnor.

Valgfrihed giver også øget motivation.

– Medarbejdere, der kan vælge mellem forskellige værktøjer – f.eks. smartphones og operativsystemer – bliver mere motiverede til at sætte sig ind i den nye teknologi og udnytter den bedre, siger Darek M. Haftnor.

Øget produktivitet gennem automatisering

Forskningen i it og produktivitet har fremdrift. Darek M. Haftnor og hans forskningsgruppe skal snart studere et amerikansk fi rma i Norden, som har flere stort set identiske afdelinger, der sælger samme produkter. Alle afdelingerne får nye it-værktøjer. I nogle af afdelingerne ændres arbejdsrutinerne, mens medarbejderne i andre får større medbestemmelse, og i andre afdelinger får medarbejderne blot de nye værktøjer.

– Vi vil se, hvordan it-løsningerne alene påvirker produktiviteten sammenlignet med andre faktorer, såsom øget mulighed for at arbejde i hjemmet, siger han.

På sigt tror han, at produktiviteten primært vil øges gennem automatisering. Studier viser, at cirka halvdelen af dagens arbejdsopgaver lige så godt kunne håndteres af computere og robotter, og at visse baktiviteter, som at indtaste informationer eller at køre bil, helt vil forsvinde.

– Menneskets opgave bliver at designe, udvikle, drive og vedligeholde systemer og robotter. Sådan spår jeg, siger Darek M Haftnor

Tekst: Hanna Larsson
Illustration: Valero Doval

Forskningen i it og produktivitet har fremdrift

Darek M. Haftnor, professor i informatik ved Linnéuniversitetet i Sverige

Kontakte os på 7013 7040 eller send en mail til [email protected]

Øg produktiviteten ved hjælp af it

Involvér medarbejderne.

Hvis I primært sætter jeres lid til eksterne konsulenter, risikerer I at få løsninger, der ikke bliver brugt.

Gå ikke ud fra teknologien.

Det vigtigste er, hvordan I ønsker at arbejde.

Opsæt langsigtede mål.

It-satsningerne bør følge virksomhedens langsigtede strategi. Hav ikke for travlt med at få tingene på plads.

Mål målene.

Opsæt tydelige mål, defi nér, hvordan de skal måles, og følg op. Ellers er det umuligt at se resultaterne af projektet.

Uddan og giv support.

Nogle opfatter uddannelse og support som dyr og unødvendig. Men uden, kan investeringen vanskeligt tjene sig hjem, fordi ingen udnytter løsningerne fuldt ud.

Tag det roligt.

Udrulning af ufærdige løsninger kan medføre produktivitetsstop og frustration. På langt sigt kan dette skabe en negativ indstilling, der ikke forsvinder, selvom løsningerne forbedres.

Teknologi, der gør dig mere fleksibel

1. Office 365

Microsofts løsning til kommunikation, samarbejde, onlinemøder og produktivitet – i skyen. I praksis betyder det, at medarbejderne altid har adgang til Offi ce-pakken og programmer som Lync, Share Point og Exchange via en computer, tablet eller mobiltelefon med browser.

2. Microsoft Lync

Kommunikationsværktøj til samtaler, chat, fildeling, fremlæggelse af præsentationer og videokonferencer. Med Lync kan medarbejderne arbejde sammen, uanset hvor de er. Lync-brugere kan også bruge Skype til kommunikation.

3. Microsoft SharePoint

Microsofts tjeneste til samarbejde, lagring og redigering af dokumenter. Arbejdsprojekterne kan også deles med eksterne samarbejdspartnere.

4. Direct Access

Direct Access giver medarbejderne adgang til interne netværk, uanset hvor de er. Slut med besværlig VPN – Direct Access kobler automatisk medarbejderen på det interne netværk, lige så hurtigt som computeren kobler sig på internettet.

5. Yammer

Et chatværktøj, der er gratis i basisversionen. Kan også bruges til at dele fotos og filer samt følge projekter. I 2012 blev Yammer opkøbt af Microsoft, så nu fås én Yammer-licens, der inkluderer Sharepoint, og én, der inkluderer Microsoft 365. Er kompatibel med iOS, Android, Windows Phone, Windows 8 og OSX.

6. Biba

Ny app, der gør det nemt at holde telefon- og videokonferencer, dele skærme og chatte. Gratis basisversion, der er kompatibel med iOS, Android, Mac OSX og Windows.

7. XaitPorter

Et værktøj med avancerede funktioner til samarbejde om lange og komplicerede dokumenter i skyen – f.eks. årsregnskaber, rapporter, tilbud og manualer. Kræver Windows eller OSX samt Chrome, Firefox eller Internet Explorer.