Fokus: Printere og printløsninger.

Læs eksperternes tips til, hvordan du får et effektivt, mobilt og mere bæredygtigt printmiljø.

Fokus

Frigør tid med søgbare dokumenter

I dag kan du bygge hele workflowet i en lille kontormaskine, så længe du udstyrer den korrekt fra starten. Lars Sagsjö, softwarespecialist hos Lexmark, giver råd til, hvad du bør overveje inden dit næste køb, og hvordan du kan spare op til 30 procent af din arbejdstid ved at digitalisere dine dokumenter.

Scan direkte til rette mappe

Papir forsvinder ikke med det samme, men trinet mod et papirløst kontor er vigtigt, når det handler om at skabe en effektiv håndtering af dokumenter.  Første trin, ifølge Lars Sagsjö, er at investere i en multifunktionsprinter, så du nemt kan scanne og OCR-tolke aftaler eller fakturer direkte fra printeren til valgfri dokumentmappe, i stedet for at scanne dem til mailen, som mange gør i dag. Meget handler om at skabe enkle og brugervenlige dokument-flows, som kan bruge i hverdagen.

- Forskning har vist, at vi bruger cirka 30 procent af vores arbejdstid på at søge efter forskellige typer digitale filer og dokumenter. Det bliver betydeligt mere enkelt at lede efter information, når du får søgbare PDF’er og datafiler. På den måde kan du finde en faktura blot ved at søge efter dato eller kundenummer. At håndtere dem elektronisk er enkelt og lønsomt. Selv den lille virksomhed forbedrer produktiviteten, effektiviteten og kontrollen over virksomheden, siger han.

Jo bedre softwaren er til at læse og strukturere dine dokumenter, desto mere tid sparer du. Lars Sagsjö mener, at uanset struktureller format kan Lexmarks software automatisk indlæse, klassificere og indeksere dokumenter og forberede dem til dit arkiveringssystem. I dag kan du få avancerede funktioner, hvor du kan bygge hele workflowet i en meget lille kontormaskine, så længe du udstyrer den korrekt fra starten.

- Gennemgå behovene i din virksomhed, så du har kontrol over den endelige regning fra et livscyklusperspektiv, der omfatter forbrugsvarer. Vi arbejder eksempelvis med større tonerkassetter, der ikke skal skiftes ligeså ofte, og har et veludviklet genanvendelsesprogram, hvor vi sørger for at hente gamle kassetter, siger han.

Alle Lexmarks laserprintere på markedet understøtter både Apples AirPrint og Android med apps, så du kan udskrive direkte fra mobilen eller tabletten. Det findes desuden smarte follow me-løsninger med forskelige typer identificering, for at spare penge og undgå unødige print, og giver desuden mulighed for at scanne til cloud-tjenester i de fleste multifunktionsprintere fra Lexmark.

- Vi har brugervenlige displays med samme intuitive brugergrænseflade på alle vores maskiner, samtidig med at det er enkelt at konfigurere skærmen efter din virksomhed, så den bliver personlig. Vi arbejder generelt meget med at udnytte styrken af vores maskiner, så kunderne ikke behøver at have en server i huset, siger Lars Sagsjö.

Farvematchning garanterer den rette nuance

Alle Lexmarks farveprintere har funktionen Spot Color Replacement, der sikrer at en farve printes i den præcise nuance ved hjælp af en såkaldt PANTONE-farvematchning.

- VI anvender funktionen til at udskrive vores logo i korrekte farver på faktura, brevpapir og visitkort. Det har nedført en hel del besparelser eftersom det er dyrere at få det gjort på et trykkeri. Fremfor alt behøver vi ikke at have et stort lager på kontoret af forskellige typer papir eller at bestille flere hundrede visitkort, hver gang et behov opstår, forklarer Lars Sagsjö.

Bruger man flere forskellige logoer, eksempelvis i en reception på et kontorhotel, kan man tilføje de CMYK-koder, der gælder for det respektive logo.

- Du indstiller det nemt under Print Settings og anvender Pantone-farvematchning, for at få korrekt niveau af cyan, magenta, gul og sort toner, siger Lars Sagsjö.

Fra designbordet til genanvendelser

Åse Wallinder, channel manager hos Lexmark, fortæller at deres bæredygtighedsarbejde allerede begynder ved designbordet, for at udvikle produkter, der bruger så lidt energi som muligt.

- Blandt andet er vores nye printere produceret i op til 40 procent genbrugsplast. Maskinerne har et energisparende sleep-mode, der betyder at du kan sætte dem i dvale, eksempelvis når ingen er på arbejde. De bruger kun 0,1 watt i timen i stedet for 25-10 watt, der er normalt i sleep-mode for en printer. Har du 100 printere på kontoret bliver forskellige større end man lige skulle tro. Samtlige af vores maskiner giver desuden mulighed for at printe dobbeltsidet, som er en måde hvorpå man kan reducere udslippet ved at brugere mindre papir. Printerne er desuden mærket med Energy Star, siger hun.

Når det gælder fragten af maskinerne ser Lexmark på, hvilke forskellige alternativer, der findes, og forsøger at finde den mest miljørigtige transportmetode. De anvender nærproduceret toner for at mindske transportlængden.

- Som en del af vores genanvendelsesarbejde har vi et returprogram, hvor vi giver vores kunder mulighed for at sende tonerkassetter retur til os. Vi udvinder og genanvender 99 procent af produktet. De kunder, der er med i programmet, har desuden mulighed for at få en rapport, hvor de kan se, hvor meget toner de har genanvendt, sammen med en metafor, som viser eksempelvis, hvor mange træer eller hvor mange liter diesel de har sparet ved at sende tonerkassetter retur. Ud over det, forsætter Lexmark sit arbejde i forhold til vandforbrug og udslip, og har tydeligt definerede mål, som vi skal nå i virksomheden inden for en treårig periode, siger Åse Wallinder.