XL-BYGG moderniserede sin IT-infrastruktur med Modern Workplace

Ved at udskifte sit gamle IT-miljø og satse på Modern Workplace fra Dustin kunne XL-BYGG på en enkel og økonomisk fordelagtig måde opnå lettere administration, højere datasikkerhed og mere effektive arbejdsmåder.

Når man besøger XL-BYGGs kontor i Solna, er det umuligt ikke at bemærke den stærke, interne stolthed i virksomheden. Uanset hvor man retter blikket, ser man deres logo i gylden beige. Det kan være i form af en gigantisk vægdekoration i stål eller på tøj, malerier, profilprodukter og vimpler.

 Marketingafdelingen har gjort et godt stykke arbejde. Selvom varemærket endnu ikke er ti år gammelt, topper det næsten altid varemærkekendskabet hos professionelle bygherrer, som er vores største målgruppe, siger Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG, da vi møder ham i foyeren.

Tobias Erhardt, XL-Bygg

Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG

XL-BYGG har rødder i virksomheden Byggtrygg og har udviklet sig fra tømmerhandel over indkøbssamarbejder til en topnotering på næsten ni milliarder i omsætning i 2018. I lokalerne i Solna finder man serviceselskabet for de 70 uafhængige forhandlere i byggebranchen, som er medejere af XL-BYGG AB. Her arbejder godt 40 medarbejdere med markedsføring, indkøb, forretningsstøtte, udvikling og andre centrale funktioner.

Forældet IT-miljø

Når en organisation vokser hurtigt, sætter det sine spor. Da Tobias startede hos XL-BYGG i 2017, stod han over for et ustruktureret og forældet IT-miljø, som på mange måder var et resultat af virksomhedens hurtige vækst. Mangelfuld datasikkerhed, tidskrævende administration, komplicerede VPN-løsninger og dyr IT-support var blot nogle af de problemer, han så.

Alle havde forskellig hardware, forskellige Windows-versioner og egne Office-licenser. Via vores leverandør af forretningssystemer havde vi e-mail via Exchange og terminalserverløsninger til stationære computere og applikationer. Det hele var meget spredt.

XL-BYGGs nøgleord er at forenkle og berige. Det var med disse ord i baghovedet, at Tobias påtog sig udfordringen med at modernisere virksomhedens IT-infrastruktur.

Vi overvejede at køre Office 365 i eget regi med vores egen support og klienthåndtering, men IT er ikke vores kerneforretning, og derfor valgte vi også at outsource disse dele. Jeg startede en dialog med Idenet, og da de blev opkøbt af Dustin, kom tjenesten Modern Workplace ind som et alternativ.

Mere tid til udvikling af virksomheden

Tobias så en mulighed for at modernisere virksomhedens IT-miljø med enkle midler, og godt et år senere kunne miljøet rulles ud. Den færdige løsning består af Modern Workplace med Office 365, Azure AD samt Intune og Autopilot til at konfigurere og håndtere alle enhederne. Dustin står for klienthåndtering, sikkerhed og brugersupport.

Et enkelt ord går igen, når Tobias fortæller om Modern Workplace. Ordet er enkelhed. Han giver flere konkrete eksempler på, hvordan tjenesten har frigjort tid, som han nu i stedet kan bruge til at udvikle virksomheden.

Tidligere kunne det tage en hel arbejdsdag at komme i gang med en klient. I dag konfigureres den automatisk, når brugeren åbner låget og indtaster sine brugeroplysninger. Bare dér er der store tidsbesparelser.

Nu kan de komme til supporten på få sekunder

Tobias vurderer, at han tidligere brugte omkring 25 procent af sin arbejdstid på at hjælpe sine medarbejdere med ændringer af adgangskode eller printerproblemer. I dag har han et standardsvar.

Der bliver stadig banket på døren nogle gange, men nu er mit spørgsmål: "Hvad siger Dustin?". Det er også nemmere for dem. Nu kan de komme til supporten på få sekunder i stedet for at skulle gå til mig og være afhængige af, om jeg nu er der.

Som CIO er Tobias medlem af ledergruppen og er ansvarlig for alt vedrørende IT og digitalisering i kædens centrale dele. Fordi han ikke længere skal fungere som IT-support, kan han nu deltage i mindst to eller tre projekter flere end tidligere.

Bedre IT-sikkerhed og mere effektivt samarbejde

XL-BYGG har mange mobile brugere, og det stiller særligt høje krav til virksomhedens IT-sikkerhed. Da Tobias startede XL-BYGG, havde mange ikke engang pinkode på deres mobiltelefoner. I dag kan han sørge for, at alle enheder er krypterede, beskyttet med adgangskode og sikkerhedskopieret i skyen.

Hvis en enhed skulle gå tabt eller blive stjålet, kan den slettes på fjernbasis. En time senere kan brugeren arbejde videre fra en ny computer, som om intet var hændt.

Modern Workplace og Microsofts produktivitetsværktøjer har også gjort organisationens arbejdsmåder mere effektive. Lige efter udrulningen blev der afholdt brugertilpasset uddannelse for alle medarbejdere med fokus på Teams og Sharepoint.

Tidligere e-mailede vi filer frem og tilbage uden nogen form for versionshåndtering. Det førte til, at man kom til at overskrive hinandens ændringer. I dag samarbejder vi på en helt anden måde. Risikoen for at lave fejl er nærmest ikkeeksisterende, og det sparer igen både tid og penge.

Tobias fortæller, at mange brugere også har fået øjnene op for videomøder.

Traditionelt har vi haft meget få videomøder i organisationen, og det stemmer ikke så godt med vores miljøpolitik. I dag har afdelingerne Teams-møder en gang om ugen, og nu kan vi ofte have videomøder med partnere og leverandører, fordi det er let at invitere eksterne parter.

En stabil løsning at bygge videre på

I dag har XL-BYGG en rammeaftale med Dustin, som giver virksomhedens ejere gode priser og vilkår, når de køber fra Dustin, men da ejerne er selvstændige erhvervsdrivende, bestemmer de selv, om de vil gå i samme retning som servicekontoret.

Det næste på programmet for Tobias er at modernisere nogle af virksomhedens støttesystemer, lukke den gamle serverløsning helt ned og flytte al kapaciteten til skyen. Der er også planer om at flytte virksomhedens mobiler og tablets ind i MDM-løsningen, og så kan Phone as a Service blive interessant.

Selvom Tobias har mere tid til rådighed, nu hvor han har fået styr på virksomhedens IT-miljø, har han rigeligt at lave:

Byggebranchen er en af de absolut sidste store brancher til at blive digitaliseret, og mulighederne er uendelige. I dag har vi en fleksibel og moderne løsning, der har moderniseret hele vores IT-infrastruktur, og som er let at bygge videre på. Det har gjort det muligt for os at fokusere på at skabe forenkling og merværdi for vores partnere.

Udfordring

Efter en årrække med hurtig vækst havde XL-BYGG et ustruktureret og forældet IT-miljø med mangelfuld datasikkerhed, tidskrævende administration og dyr IT-support. Virksomhedens CIO måtte bruge en stor del af sin tid på at konfigurere klienter og løse supportsager.

Løsning

Løsningen blev den omfattende tjeneste Modern Workplace med klienthåndtering, sikkerhed og support.

Resultat

XL-BYGG har fået en enklere og mere omkostningseffektiv IT-hverdag. Tidligere kunne det tage en hel dag for virksomhedens CIO at konfigurere en klient. I dag sker det automatisk, når brugeren indtaster sine login-oplysninger. Forenklet klienthåndtering kombineret med, at Dustin tager sig af al support, har givet ham mere tid tilovers til at udvikle virksomheden. Samtidig har overgangen til moderne produktivitetsværktøjer ført til mere effektive arbejdsmåder i organisationen, flere videomøder og færre rejser.

Lignende læsning: Opbyg en velfungerende digital arbejdsplads for eleverne

31 januar 2020

Klienthåndtering er en vigtig del af IT-sikkerheden

Stadig flere online enheder, der bruges både privat og på arbejde, tvinger virksomheder til at modernisere klienthåndteringen. Nye værktøjer gør det muligt at håndtere nye udfordringer.

31 januar 2020

Bæredygtig skærmtid – for miljøet og for individet

Bæredygtig brug af en skærm omfatter hele skærmens livscyklus, men også at den, der benytter skærmen, trives med det i dens levetid. Her er nogle vigtige ting, man bør tænke på, som gavner både medarbejderne og miljøet.

29 januar 2020

Sådan lægger du grunden til virksomhedens IT-sikkerhedsarbejde

IT-sikkerhedstruslerne bliver stadig flere i takt med, at de cyberkriminelle bliver mere professionelle. Vi guider dig til både teknologien og principperne bag et moderne IT-sikkerhedssetup.

24 januar 2020

Fordelene ved en mobil arbejdsplads

Forskerne er enige: Vi er mere produktive, når vi ikke skal sidde på kontoret og arbejde hele tiden. Det er der flere forklaringer på.

15 januar 2020

9 tips til en mere sikker mobil arbejdsplads

Her er et par tips til, hvordan du kan få et mere sikkert IT-miljø, når flere og flere brugere arbejder andre steder end på kontoret.

15 januar 2020

Sikkerhed som konkurrenceparameter

Lone Flohr er CEO ved Combitech i Danmark og ved, hvordan man prioriterer IT-sikkerheden for at balancere trusler og muligheder.

13 januar 2020