Bæredygtighed

Vi bruger fortsat masser af papir

Papiret er på vej ud af hverdagen på kontorerne – men det går meget langsomt. Mange sværger stadig til papir, f.eks. når der skal underskrives aftaler, viser ny AIIM-analyse, som Canon er sponsor af. Ledelserne i virksomhederne skal gå forrest, hvis der skal mere fart på processen.

Flere og flere virksomheder dropper papiret – men der er endnu mange gevinster at hente.

Det konkluderer en analyse, som AIIM i 2016 foretog med Canon Europe som sponsor, og hvor knap 200 virksomheder spredt over hele verden deltog.

I forhold til en tilsvarende analyse året før står det klart, at stadigt flere virksomheder i dag er papirfri. I 2016 var det en fjerdedel af de adspurgte mod 18 pct. året før.

65 pct. af virksomhederne svarede, at de fortsat bruger print, når der f.eks. skal underskrives aftaler, selvom teknologien giver god og sikker mulighed for at bruge digital signatur. Analysen fortæller også, at 56 pct. at virksomhederne er interesseret i en højere grad af automatisering af manuelle processer.

40 pct. af virksomhederne har indført papirløse rutiner

Alligevel vinder den papirfri tankegang stille og roligt frem, konkluderer rapporten – om end det går langsomt. 40 pct. af virksomhederne har svaret, at de allerede har indført en del papirløse rutiner og at der kommer flere i fremtiden.

For 43 pct. af virksomhederne er papirforbruget faldende, mens hele 35 pct. angiver forbruget som ”stabilt”.

Tallene tyder også på, at det især er i økonomi- og regnskabsafdelingerne, at papirforbruget falder mest, mens HR-afdelingerne følger godt med.

De to væsentligste årsager til at holde fast i papiret angives som ”the human factor”, samt at ledelsen ikke tager initiativ til at ændre på rutinerne. Desuden peger undersøgelsen på, at der er brug for øget information og undervisning i, hvordan medarbejderne og virksomheden lettest kommer i gang med en papirfri hverdag.

48 pct. har svaret, at det er initiativer oppefra, der som regel sætter fart på udfasningen af papir i udvalgte processer, mens 35 pct. har svaret, at det i stedet er økonomiske hensyn, der skubber udviklingen i gang. Til gengæld er det kun et absolut fåtal, der skrider til handling, fordi en ekstern konsulent anbefaler det.

Flere digitale fakturaer end papir-fakturaer

Halvdelen af virksomhederne har registreret et fald i henvendelser på papir, og 38 pct. oplyser, at de nu modtager flere digitale fakturaer end papir-fakturaer. AIIM er en organisation for IT-professionelle, der analyserer, uddanner og researcher om brugen af IT i virksomheder og organisationer på tværs af mobile løsninger, sociale netværk, skyen og Big Data.


(Kilde: AIIM Industry Watch, 2016: Paper Free – Are We There Yet?)


Seks ting, du skal overveje, før du investerer i en scanner

  • Hvilke dokumenter skal jeg scanne – og hvor mange?
  • Hvad vil jeg gerne effektivisere i den sidste ende – ønsker jeg hurtige søgninger, skal jeg opfylde en lovgivning eller er målet en mere effektiv hverdag?
  • Skal vi have en central, decentral eller mobil scanner-løsning - skal papirerne samles, eller skal vi scanne decentralt, så snart nogen får et stykke papir i hænderne?
  • Hvilke papirformater skal du scanne – A3, A4 eller andre formater?
  • Hvor stor volumen forventer I at scanne pr. dag?
  • Hvilke funktioner er vigtigst for dig – en kompakt scanner, en høj ydeevne eller netværk?