TIPS: Takt og tone for videomøder

Videomøder sparer både tid og miljømæssige ressourcer. Men de medfører også nogle udfordringer. Her er ekspertens bedste tips til et godt, digitalt møde.

Tid til et Skype-møde igen? Videomøder er en naturlig del af hverdagen for mange af os. Men tekniske problemer, dårlig forberedelse og manglende, digital etikette kan stikke en kæp i hjulet for et effektivt møde. Her giver Sofia Larsson, som er forfatter til Moderna etikettboken, sine bedste tips.

1. Tjek hvilken software der bruges

Virksomheder kan have valgt forskellige løsninger af policy- eller sikkerhedshensyn. Download det rigtige program og kontroller gerne i forvejen, at det virker.

2. Udpeg en mødeleder, hvis I er flere

Den person er fremover ansvarlig for, at mødet begynder og slutter til aftalt tid. Vedkommende skal også sørge for at alle er ’på’ og styre samtalen, ellers vil risikoen for usammenhængende sludren være stor.

3. Fjern alle distraherende elementer

Prøv at finde et så neutralt baggrundsmiljø som muligt, så de andre mødedeltagere ikke bliver distraheret af eventuel uro. Luk ned for hjemmesider og programmer, du ikke skal bruge på mødet. Den eneste side, du skal beholde åben er ’Fejlsøgning for Skype’, eller lignende, så du ikke bliver grebet af panik, hvis teknikken driller.

4. Tænk på billedbeskæringen

Du skal være så tilpas tæt på kameraet, at dine ansigtstræk kan ses og er lette at tolke - men ikke så tæt på, at porer og hår i næsen kan ses. Et stykke neden for skuldrene og med lidt ’luft’ over hovedet plejer at blive mest harmonisk.

5. Sørg for at lyden er god…

Brug gerne headset, hvis du har et. På den måde kan du høre bedre, og de andre slipper for at høre sig selv med forvrængning og ekko via dine højtalere, når de taler. Et alternativ, hvis du ikke har et headset, og du ikke er mødeleder, er at vælge ’mute’, når du ikke taler. Selv hvis alle sørger for at holde baggrundslyden på et minimum, så kan der alligevel være meget støj.

6. …og lyset

Det er klart, at videokonferencer ikke er som at se HD-tv, men hvis det er alt for lyst med en lampe rettet direkte mod dig, kan du komme til at se kunstig ud. En alt for skummel belysning kan også være frustrerende for dem, der skal forsøge at læse dine ansigtsudtryk.

7. Lad være med at surfe i smug

Naturligvis kan det være fristende at surfe lidt rundt på computeren eller med mobilen på knæet. Men risikoen for at det opdages er stor, og det fjerner den begejstring, der (forhåbentlig) er omkring de sager, I skal diskutere. Hvis du har brug for at foretage lidt hurtig research for at få mødet bragt videre, så bør du sige det: ”Ok, jeg tjekker lige op på det og vender tilbage om nogle minutter”.

8. Optag eventuelt mødet

Det kan være praktisk at kunne gå tilbage og tjekke, hvad der egentlig blev sagt efter et vigtigt møde. Men spørg først alle, om det er ok at optage mødet. Det kan for nogen føles integritetskrænkende først at få det at vide efter mødet.

9. Lad folk tale færdigt

Det, der siges i en bisætning, efter at taleren har trukket vejret og fået en mikro pause, kan vise sig at være det vigtigste, der kommer for dagen på hele mødet. Eftersom I ikke kan se hinandens kropssprog på samme måde som på et almindeligt møde, kan det skabe lidt stress, når der er tavshed og måske gøre, at du hurtigt vil ’udfylde’ stilheden. Men prøv at tage det roligt og give hinanden tid til at tænke sig om.

Lad være med det her:

Tygge tyggegummi

Tyggegummitygning virker nonchalant på et møde, men kan især være irriterende under et Skype-møde, hvor ansigtet er i fokus.

Glemme at folk har forskellige systemer

At give beskeder som ”Tryk på knappen længst nede til højre” er dømt til at mislykkes. Folk sidder sandsynligvis med mobiler, tablets eller computere og måske på en række forskellige browsere, så det ser forskelligt ud for alle.

Ignorere folk omkring dig

Muligheden for at holde videokonferencer overalt skal håndteres med varsomhed. Folk ved siden af dig på caféen vil sikkert gerne være fri for at overhøre et langvarigt møde om din virksomheds budget-visioner.

Læs mere om, hvordan du kan forbedre dine møder.

19 maj 2020

Tips og tricks til at få mere ud af Microsoft Teams

Flere og flere får øjnene op for, hvordan Microsoft Teams kan bruges til både intern og ekstern kommunikation, men langt fra alle ved, hvordan de får mest muligt ud af programmet. Vi har de tips, der gør din Teams-oplevelse bedre.

Alt du skal bruge i én pakke

Contour Travel Kit kombinerer nogle af Contour Designs mest populære produkter. Tanken er, at du skal kunne bære dem med dig og skabe en ergonomisk arbejdsplads, uanset hvor du er.

Sådan skaber du et ergonomisk kontor hjemme

Vi har ikke flere undskyldninger, men vi har stadig vores dårlige vaner. Det er på tide at arbejde mere ergonomisk hjemmefra. “Virksomhedens udgifter til sygefravær på grund af den slags skader har længe været temmelig høje.”

Er du klar til fremtidens medarbejdere?

Vi er hastigt på vej ind i en ny æra af at arbejde hjemmefra. Så det er ved at være på tide at slå myten om ikke at blande arbejde og privatliv ihjel. “Mange kan sagtens være engagerede, selv når de arbejder hjemmefra en lørdag aften”, siger forskeren Kristina Palm.

Digitalt samarbejde i en verden under forandring

Digitalisering, nye arbejdsmønster og ny adfærd har forandret hvordan, hvornår og hvor, vi arbejder, og hvilke, vi arbejder med. Lenovo forudså udviklingen, indså relevansen af digitale samarbejdsredskaber og skabte en ny produktkategori til den moderne arbejdsplads.

Effektiv digital kommunikation med de rette redskaber

Jon Strindlund ved Poly har arbejdet i videokonferencebranchen siden 2001. Han har set, hvordan vi er gået fra et tyk-tv i mødelokalet til små og opkoblede huddle rooms. Her er hans bedste tips til vellykkede digitale møder.