Sådan navigerer du IT i en krisetid

Når der er økonomisk recession, har virksomhedernes svagheder en tendens til at blive blottet. En af erfaringerne fra finanskrisen i 2008 er, at god virksomhedsledelse gør krisehåndteringen lettere, bidrager til øget modstandskraft og evnen til at håndtere uforudsete hændelser. Det kræver tydelighed med hensyn til, hvilke roller der er brug for, hvordan ansvar skal fordeles, og hvordan kommunikationsarbejdet skal udføres.

I forbindelse med krisen i 2008 kastede mange chefer skylden for krisen på alle mulige former for underpræstation. Det er utrolig vigtigt ikke at spilde tid og energi på defensive argumenter og teknikaliteter for effektivt at tackle udfordringer under en igangværende krise. Ellers risikerer virksomheden at blive kastet ud i en nedadgående spiral af mistillid gennem hele organisationen.

Denne artikel er en del af den længere rapport Guide om krisehåndtering.

Download rapporten & tjeklisten Guide om krisehåndtering.

Katastrofe- og beredskabsplaner

En katastrofe- og beredskabsplan for hvordan IT fastlægger forretningskritiske funktioner skal opretholdes, også når informationssystemer er midlertidigt eller permanent nede. Dette omfatter, hvordan virksomheden på en kontrolleret måde kan starte op igen efter en alvorlig hændelse, samt hvordan man kan genskabe mistede data eller data, som er oprettet uden for systemerne. Eftersom planen ofte er baseret på rammerne for IT-styring, er der en risiko for, at der kommer for meget fokus på teknologi.

Det vigtigste formål med en katastrofe- og beredskabsplan er at understøtte virksomhedens processer, hvilket ofte indebærer manuelle processer, der skal være på plads, mens systemerne er nede. Derfor bliver IT's rolle mindre teknisk end normalt og mere understøttende. Det kan f.eks. handle om at koordinere forskellige responsteams, understøtte andre virksomheders muligheder for kommunikation samt om øjeblikkelig håndtering af forskellige aktiviteter.

IT's vigtigste rolle

I en krisetid skal alle bidrage, og fra IT's side er det absolut vigtigste at besvare to centrale spørgsmål:

  1. hvordan kan IT være med til at opretholde virksomhedens vigtigste funktioner, selv om normale funktioner og ressourcer ikke er tilgængelige på samme måde som før?
    • I private virksomheder er den vigtigste funktion oftest indtægtssiden.
    • I offentlige virksomheder drejer det sig oftest om operatørens opgaver.
  2. hvordan kan IT være med til at understøtte virksomheden i at få produktionen op i samme gear igen på den anden side af krisen?

Hvis krisesituationen er økonomisk betinget, skal IT hjælpe virksomheden med at gå i spare-mode for at sikre overlevelse. Det betyder, at drift og udvikling skal håndteres på to forskellige måder, hvor udvikling ofte må sættes på pause eller helt indstilles. I opstartsfasen efter en krise er udviklingsdelen ofte den, der er sværest at få gang i igen.

Spørgsmålene skal besvares under hensyntagen til branchespecifikke forudsætninger og virksomhedens behov for at kunne udstikke vejen frem. Hele organisationen skal evt. inddrages i arbejdet, og der skal også være plads til at drøfte de barske realiteter i løbet af processen. Dermed undgås, at den strategiske ledelse stirrer sig blinde, eller at virksomheden forsøger at finde syndebukke, hvilket kun gør situationen værre.

IT som aktiv eller passiv faktor

Der er primært to faktorer, der definerer, hvor aktiv man skal være fra IT’s side i forhold til håndtering af selve krisen:

  1. egen erfaring og kompetence til at håndtere en krise.
  2. om krisen er begrænset, målrettet eller bred og omfattende.
tabell

Konkrete handlinger

Hvad kan man gøre i praksis, når krisen banker på døren? Når man er midt i at håndtere en krise, er man også forbi det første vigtige skridt på vejen, nemlig at planlægge, så nu er der to ting man skal fokusere på:

  1. Skride til handling. Husk, at den værste beslutning oftest er slet ikke at træffe nogen beslutning.
  2. Kommunikation. Kommunikation er alfa og omega for vellykket krisehåndtering.

Man er nødt til, så hurtigt som muligt, at skride fra at tale om, hvad IT kan gøre for virksomhedens overlevelse, til faktisk handling. Afhængigt af krisens alvor og frem for alt den enkelte virksomheds forudsætninger, kræver det, at der skrides til forskellige handlinger.

  • Afbød katastrofer. Sørg for at afbøde virksomhedens katastrofer. Uanset om det gælder chokeffekter på økonomien, hvor man er nødt til at føre streng kontrol med pengestrømmene og udgifterne, eller indtrængen i virksomheden, skal afbødningsforanstaltninger gennemføres med det samme.
  • Afbød træk på ressourcerne. Både træk på ressourcer, der påvirker udgifterne, eller på informationer gennem ikke-autoriserede medarbejdere, skal kontrolleres i det omfang, det er muligt. Alle interne oplysninger eller til eksterne parter og kunder skal kun videregives gennem de officielle kanaler eller efter godkendelse.
  • Udskiftning af kompetencer. Hvis der er tale om en krise, der rammer store dele af en branche eller en hel nation, eller som har globale konsekvenser, er det vigtigt at sikre, at man har de rette kompetencer og ressourcer. Derefter kan man overveje, om medarbejderne i dag vil tilføre værdi i morgen, hvis der som konsekvens indtræder noget i retning af en ny normalitet.
  • Identifikation af hverdagens helte. Hverdagens helte behøver ikke være en chef eller leder, for de er oftest medarbejdere, som har været ansat i virksomheden i lang tid.
  • Uddelegering af vigtige opgaver til hverdagens helte. Hverdagens helte har ofte opbygget et stort internt netværk og er nogen, som andre lytter til. Selv disse uformelle netværk er vigtige for kommunikationen og for at hjælpe hele virksomheden med at forstå. Tillid er vigtigt for at kunne gennemføre forandringer, som af og til kan være smertefulde og omfattende. Sørg for, at disse medarbejdere har tilpas vigtige roller i krisehåndteringen, men undgå at inddrage rollerne bare for selv at undgå at tage ansvar.
  • Sørg for at have en plan B og C. Det er nødvendigt at kunne ændre planerne, og løbende tilpasse strategier efter situationen. At have andre planer i baghånden, hvis omstændighederne ændrer sig, betyder også, at man trygt kan overveje forskellige alternative IT-løsninger.
  • Kommunikation. En af de absolut vigtigste opgaver er at kommunikere til både interne og eksterne interessenter. Skab gennemsigtighed ved at kommunikere både klart, tydeligt og hyppigt. Det er vigtigt at kommunikere, hvis det indebærer forandringer på både kort og langt sigt. Det er vigtigt, at alle teams får informationer direkte og ikke fra andre.

Denne artikel er en del af den længere rapport Guide om krisehåndtering.

Download rapporten & tjeklisten Guide om krisehåndtering.

Læs også:

7 trin til vellykket krisehåndtering
Forslag til handling i en krisesituation
De to vigtigste IT-spørgsmål under en krise

Tekst: Radar
Foto: Unsplash

9 oktober 2020

7 trin til vellykket krisehåndtering

Hvad gør man, når krisen banker på døren? Når man står midt i en krise, er man også forbi det første vigtige skridt på vejen, nemlig planlægningen.

Forslag til handling i en krisesituation

En af erfaringerne fra finanskrisen i 2008 er, at god virksomhedsledelse gør krisehåndteringen lettere. Hvis der ikke foreligger en gennemarbejdet plan, skal der tages udgangspunkt i erfaringer fra tidligere og følgende overvejes.

Rapport og tjekliste: Guide om krisehåndtering

Når krisen banker på døren, er der brug for tydeligt lederskab. Men det er ikke det hele. I vores rapport får du værdifulde tips til, hvad IT-afdelingen bør tænke på, og du får desuden et værktøj, som hjælper dig med krisehåndteringen.

De to vigtigste IT-spørgsmål under en krise

Midt i en krise er det nødvendigt, at hele organisationen deltager i arbejdet, påtager sig et medansvar og bidrager positivt. Læs mere om, hvilke to vigtige spørgsmål IT-afdelingen bliver nødt til at stille sig selv.

Sådan løser du de fire mest almindelige knuder i din IT-strategi

Her er de mest almindelige årsager til, at du kører fast i din IT-strategi – og svarene på hvordan du kommer videre.

Er det din IT, der lokker nye talenter til?

Kan din IT måle sig med fremtidens medarbejdere? Når digitaliseringen stormer frem, bliver CIO’en nøglen til at lokke nye talenter til.